۵ نکته برای برگزاری یک رویداد موفق

با توجه به استارتاپی که من در آن فعالیت می‌کنم (سبکتو)، با همکارانم به رویدادهای مختلف و زیادی می‌رویم و معمولا هم انتخاب رویداد و تهیه بلیت‌ از ایوند انجام می‌شود. همیشه راهنمای سمینار‌هایی که در اینترنت پیدا می‌شود از دیدگاه برگزارکنندگان است اما در این مطلب می‌خواهم نکته‌های ریزی که از دید مخاطب می‌تواند ایونت شما را جذاب و گیرا کند را با شما درمیان بگذارم. پیشنهاد می‌کنم حتما این موارد را جدی بگیرید:

بسته خوش‌آمدگویی

سمینارهایی که بسته خوش‌آمدگویی مفصلی دارند من را سر ذوق می‌آورند. اگر در مراسم دولتی شرکت کرده باشید، دیده‌اید که یک پوشه دکمه‌دار به مدعوین داده می‌شود که شامل فهرست برنامه‌های آن سمینار (که معمولا انجام نمی‌شود!) ، یک مجله یا روزنامه، کاغذ و خودکاری بی‌روح و یک هدیه تبلیغاتی است. اما منظور من این پوشه نیست، من درباره یک بسته شگفت انگیز صحبت می‌کنم! مطمئن باشید افرادی که زودتر می‌آیند بهترین مشتریان آینده شما هستند و این افراد فرصت کافی برای بررسی بسته خوش‌آمدگویی را دارند. پس برای آن وقت بگذارید. برنامه همایش را با جزئیات بشتر برایشان شرح دهید. یک دفترچه ویژه در اختیارشان بگذارید تا نکات مهم را در آن یادداشت کنند مثلا من در سمیناری دیدم که دفترچه‌ای به افراد دادند که بر اساس سخنرانی ها دسته بندی شده بود و به راحتی در هر بخش می‌توانستید خلاصه آن را بنویسید. و حتما کاتالوگ هایی برای آشنایی بیشتر با شما برایشان مهیا کنید. من در سمیناری که در برج میلاد برگزار می‌شد یک بسته هیجان انگیز دریافت کردم و با اینکه سمینار ساعت ۸ صبح شروع می‌شد (و حضور در آن بسیار سخت بود!) اما من را کلی سرحال کرد. علاوه بر طراحی بسیار زیبا و ارائه اطلاعات مفید، در آن بسته یک کد تخفیف غذا برای شام در کنار متنی که می‌گفت “احتمالا به خاطر طولانی بودن سمینار وقت برای تهیه شام نخواهید داشت. ما به شما کمک می‌کنیم که امشب سریعتر شام را آماده کنید.” وجود داشت.

ایمیل شب قبل برگزاری

حتما لیست ایمیل ثبت نام کنندگان را داشته باشید وشب قبل به آنها ایمیل بزنید و جزئیات کاملی از شرایط مراسم بگویید. به طور مثال توضیح دهید که چطور با وسایل عمومی مانند مترو و یا اتوبوس می توانند به محل برگزاری برسند یا شرایط جای پارک چگونه‌ است؟ آیا پارکینگی  در آن نزدیکی هست؟ حتی می‌توانید با اسنپ و تپسی صحبت کنید و کد تخفیف بگیرید، با این کار حس ارزشمند بودن به آنها می دهید. البته شاید بگویید که مخاطب‌های ما اهل ایمیل نیستند! اشکالی ندارد. یک کانال تلگرامی شامل اطلاعات لازم بسازید و با ارسال پیامکی از آنها برای پیوستن به کانال دعوت کنید. یادتان باشد که مستقیم آنها را عضو کانال نکنید چون علاوه بر ایجاد حس بد در مخاطب، این کار در قالب قوانین اسپم نیز اشتباه است.

درگیر کردن مخاطب

در استارتاپ‌ها همیشه درمورد engagement مخاطب صحبت می‌شود. این مورد فقط در دنیای مجازی معنی پیدا نمی‌کند. در همایش‌ها با توجه به طولانی بودن آنها مخاطب خسته می‌شود و شما نیاز به شارژ انرژی او دارید. فرآیندی تعریف کنید که مخاطب با همایش درگیر شود و از شرایط شنونده خارج شود. مثلا من با تجربیاتی که در همایش ها بدست آوردم این راه‌کارها را به ذهنم رسید. اما بهتر است شما خلاقیتی مختص به خودتان داشته باشید:

در همایشی در بسته خوش‌آمدگویی یکQR-Code  قرار داده بودند که با اسکن آن شما به صفحه وبی منتقل می‌شدید که می‌توانستید سوالات خود را از سخنران بپرسید و مجری همان لحظه سوالات شما را مطرح می‌کرد.

برای سبکتو در همایش‌های انگیزشی زیادی شرکت کردم و دیدم که در بسته خوش‌آمدگویی، گل یا بادکنکی قرار داده شده بود و پس از نهار از مخاطبین ‌خواستند که همراه با آهنگی شاد بادکنک را باد کنند یا گل‌ها را برای عکاس در هوا تکان دهند! شاید بگویید که این کارها سطح پایین است اما نتیجه نشان داده که مخاطبین پرانرژی شده و باقی همایش را با دقت بیشتری دنبال می‌کنند.

فرصتی برای شبکه سازی

امروزه همه همایش ها وقت نهار یا استراحت را برای شبکه سازی می‌گذارند اما تنها اتفاقی که می‌افتد پذیرایی است! یادتان باشد مخاطبین هنوز یخ‌شان آب نشده پس شما به سراغشان بروید، صحبت کنید و آنها را با یکدیگر آشنا کنید. با این کار علاوه بر ایجاد حس اعتماد در آن ها، باعث خواهید شد که علاقه بیشتری برای استفاده از خدمات شما پیدا کنند.

قیفِ فروش (Sales funnel) را رها نکنید

مطمئنا هدف نهایی شما از برگزاری سمینار استفاده مخاطبین از محصول-خدمتتان یا شرکت در کلاس‌های آموزشی و همایش‌های آتی است. هدف نهایی هرچه باشد در انتها آن را رها نکنید. من همایش‌های بسیاری دیدم که بسیار عالی برگزار شده اما آنجایی که باید از آن بهره‌برداری می‌کردند کاری انجام ندادند و همایش پایان یافته است! حتما از مخاطب‌های خود اطلاعات تکمیلی برای ارتباط‌‌های بعدی دریافت کنید. می‌توانید برای اینکار مشوق‌هایی مانند بن تخفیف در نظر بگیرید. همچنین حتما خلاصه یا گزارشی از اتفاق‌های همایش مانند نکته‌های کلیدی و مبحث‌های مهم آماده کرده و چند روز بعد، برای آنها بفرستید. نگذارید که از ذهن مخاطب پاک شوید و زحماتتان بی نتیجه بماند. بگذارید با این گزارش علاوه بر یادآوری، ذهن مخاطب درگیر شما شود.

نظر شما چیست؟ آیا راهکارهایی که بیان شد به موفقیت بیشتر یک سمینار کمک می‌کند؟ به نظرتان چه نکته های دیگری می‌تواند در بهتر برگزار شدن یک همایش موثر باشند؟