۴ کار مهم که برگزارکنندگان رویدادها باید جدی بگیرند
اکثر برگزارکنندگان رویدادها چندین هفته تا چندین ماه تمام تلاش خود و تیم‌شان را به کار می‌گیرند تا در روز برگزاری، بهترین نتیجه را مشاهده کنند.
یکی از اصلی‌ترین اهدافی که برگزارکنندگان رویدادها دارند این است که کاری کنند تا رویدادشان بیشتر و بهتر شناخته شود و بتواند به صورت مداوم برگزار شود و هر مرتبه علاقه‌مندان شرکت در رویدادشان بیشتر شود. با این کار، برای هر بار برگزاری نیاز به صرف انرژی و هزینه زیاد نیست و می‌توانند خیلی راحت‌تر به اهداف‌شان برسند.
برای رسیدن به این هدف باید کاری کنید تا کسانی که در رویداد قبلی شرکت نکرده‌اند بدانند که چه ضرر بزرگی مرتکب شده‌اند.
در ادامه ۴ کار ساده‌ای که می‌توانید انجام دهید به صورت خلاصه آورده شده است:
- باید همه‌ی دنیا بتوانند در رویدادتان شرکت کنند:
از پتانسیل اینترنت غافل نشوید، مخاطبان شما فقط در شهر محل برگزاری نیستند. سال‌هاست که در کشورهای دیگر رویدادها علاوه بر امکان حضور فیزیکی، امکان حضور مجازی را نیز به مخاطبان خود می‌دهند. این کار علاوه بر درآمدزایی بسیار زیاد، باعث دیده شدن بسیار بیشتر و برندسازی نیز خواهد شد.
با توجه به مشغله‌ی زیاد مردم و گسترش و نفوذ اینترنت در کار و زندگی روزمره‌ی مردم، رویدادهایی که پخش زندهی اینترنتی ندارند بسیاری از مخاطبان خود را از دست خواهند داد. مشغله‌ی زیاد مردم، دوری راه، ترافیک، ظرفیت محدود سالن و… از جمله دلایلی است که باعث می‌شود بسیاری از افراد نتوانند در رویداد شما شرکت کنند.
برای پخش زندهی رویدادتان لازم نیست هیچ عملیات خاصی انجام دهید. رویداد تی وی شرکتی است که خدمات پخش زنده اینترنتی رویدادها را ارائه میدهد. شما صرفا باید درخواست پخش زندهی رویدادتان را در سایت این شرکت ارسال کنید تا مقدمات پخش زنده را برایتان فراهم کنند.
مخاطبان شما هم به راحتی با رفتن به سایت شما و یا صفحه‌ی شخصی‌تان در سایت «رویداد تی وی» می‌توانند در رویدادتان به صورت مجازی شرکت کنند.
در همکاری مشترک «ایوند» و «رویداد تی وی» تمام برگزارکنندگانی که رویدادشان را در ایوند ساخته‌اند می‌توانند ۵۱% تخفیف برای پخش زنده رویداد یا وبینارشان دریافت کنند.
- پیش رویدادهای مجازی به صورت وبینار برگزار کنید.
قبل از برگزاری رویداد اصلی اجازه دهید مخاطبانتان چند دقیقه‌ای با سخنرانان رویداد آینده‌ی شما آشنا شوند و حتی سوال و جواب داشته باشند. در این صورت مخاطبان به شما اعتماد بیشتری پیدا می‌کنند و راحت‌تر تصمیم می‌گیرند که در رویدادهای آینده‌تان شرکت کنند. همچنین متوجه می‌شوند این رویداد واقعا به دردشان میخورد یا نه. این کار باعث می‌شود بازخوردهای مثبت بیشتری دریافت کنید و شرکت‌کنندگان تجربه‌ی خوب‌شان را از شرکت در این رویداد با افراد بیشتری در میان بگذارند و حتی حس خوب‌شان را در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنند.
نگران برگزاری وبینار هم نباشید، این کار را نیز «رویداد تی وی» می‌تواند برایتان انجام دهد. بینندگان نیز به راحتی و بدون نیاز به نصب هیچ‌گونه نرم‌افزاری می‌توانند با هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد در وبینار شما شرکت کنند.
- مردم را از پشت صحنه‌ی رویدادتان با خبر کنید.
از مراحل قبل از برگزاری، فیلم و عکس تهیه کنید و آن‌ها را در شبکه‌های اجتماعی‌تان منتشر کنید. مردم دوست دارند بدانند برای این رویداد چه کارهایی انجام شده است. این تصاویر و فیلم‌ها می‌تواند از جلسات برنامه ریزی تیم برگزاری و یا توضیح سخنرانان رویداد در مورد مواردی که در این رویداد گفته خواهد شد باشد.
حتی می‌توانید از افراد تاثیرگذار مخاطبان هدف خود بخواهید که پیام ویدئویی‌ای از خود ضبط کرده و در آن مردم را به شرکت در رویداد شما دعوت کنند.
- به صورت لحظه‌ای، مردم را از اتفاقاتی که در رویدادتان رخ میدهد باخبر کنید.
حتماً برای رویدادتان کانال تلگرام، صفحه اینستاگرام، توییتر و فیسبوک بسازید و در روز برگزاری افرادی را داشته باشید تا لحظه به لحظه از رویداد متن، عکس و فیلم تهیه و در شبکه‌های اجتماعی رویداد منتشر کنند.
اگر امکان راه اندازی وبلاگ برای رویدادتان دارید از این کار نیز غافل نشوید. راه اندازی وبلاگ یا لایوبلاگ بسیار ساده و کم هزینه است ولی مردم را خیلی زیاد درگیر خود می‌کند.
این محتوا باید از همه‌ی قسمت‌های رویداد باشد. مثلا یک دقیقه از صحبت هر سخنران، یا از استراحت و پذیرایی شرکت‌کنندگان و گفتگوهایی که بین‌شان ایجاد شده تصویربرداری کنید، یا در حین استراحت با سخنرانان و شرکت‌کنندگان مصاحبه‌هایی انجام دهید و آن‌ها را بدون وقفه و بدون هیچ روتوش و مونتاژی منتشر کنید.
نکته‌ی آخر: شیوه‌ی زندگی مردم تغییر کرده است؛ در این همه هیاهو و شلوغی باید بیشتر به سهولت و دسترسی محتوا بها داد. اکنون امکان مقایسه بسیار راحت‌تر شده است. سعی کنید تمایز ایجاد کنید تا پایدار بمانید.
نکاتی که در این مقاله گفته شد ابداع نویسنده نبوده و او صرفاً گوشه‌ای از تجربیات برگزارکنندگان کفنرانس‌ها و همایش‌های معتبری در سراسر دنیا را گردآوری کرده است.
رویدادهای معتبری مانند Ted ،Slush ،Collisionconf و … سال‌هاست محتوای رویدادشان را برای بیشتر دیده شدن به صورت زنده یا غیر زنده منتشر می‌کنند. اما مواظب باشید، این موضوع یک چاقوی دو لبه است که می‌تواند شما را به شدت معروف و خوشنام و یا منفور و بدنام کند. توصیه می‌کنیم برای این کارها برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید تا بهترین نتیجه را دریافت کنید.
نظر شما چیست؟ برای برگزاری رویدادی بهتر و در استاندارد جهانی چه نکات دیگری را باید در نظر داشته باشیم؟
