یازده راهکار موثر برای مدیریت زمان
مدیریت زمان به معنی استفاده‌ی مؤثر از زمان به بهترین شکل و عملکرد هوشمندانه‌تر است. رسیدن به این هدف نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای آن است.
بر اساس قانون 80-20، هشتاد درصد نتایج ناشی از 20درصد تلاش‌هاست؛ یعنی از تمامی کارهایی که انجام می‌دهید، 20درصدشان اساسی ست و 80درصد دیگر تأثیر چندانی ندارند. تصور کنید که چه نتایج خوبی خواهد داشت اگر روی 20درصدی که واقعاً مهم است، تمرکز بیشتری کنید.
در اینجا به چند روش برای بیشینه کردن بهره‌وری از زمان و مدیریت زمان اشاره می‌کنیم:
- اهداف مشخص تعیین کنید
مهم است که اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را بشناسید و این موضوع شما را قادر می‌سازد که بین موضوعات مهم و غیر مهم تمایز قائل شوید. تنها زمانی که بدانید می‌خواهید به کجا برسید و چه چیزی به دست آورید، می‌توانید مسیر را دقیقا مشخص کنید. زمانی که در مورد اهدافتان شفاف باشید، با برنامه‌ریزی و اقدامات مرحله مرحله می‌توانید به آن‌ها برسید.
- لیست تهیه کنید
لیست کارها بهترین دوست شما هستند، می‌توانند بهره‌وری شمارا افزایش دهند، به انسجام ذهنتان کمک کنند، استرس را کم و انرژی‌تان را ذخیره کنند.
روز خود را با صرف پنج الی ده دقیقه زمان برای برنامه‌ریزی فعالیت‌هایتان شروع کنید. اگر این کار را شب قبل انجام دهید که بهتر. کارها و وظایفتان را روی کاغذ یا در برنامه‌های مربوطه در موبایل یا کامپیوترتان بنویسید. وظایف سنگین و بزرگ را به قدم‌های کوچک‌تر قابل انجام بشکنید و مرحله مرحله با تمرکز انجامشان دهید. با انجام دادن هر قدم، آن‌ها را علامت بزنید. از حس خوب انجام شدن کارها و علامت خوردن فهرستتان، لذت غیرقابل وصفی می‌برید.
- اولویت‌بندی کنید
فهرست کردن همه کارها و برنامه‌ها و از قلم نینداختن چیزی، کار بسیار خوبی ست؛ اما مطمئن شوید که کارهای مهم‌تر را حتماً انجام می‌دهید. بدین معنی که باید وظایف فهرستتان را اولویت‌بندی کنید و مشخص کنید کدام موارد واقعاً مهم‌اند و کدام‌یک در اولویت‌های بعدی. با استفاده از اعداد می‌توان به فهرست اولویت داد به این صورت که 1 را برای مهم‌ترین کار در نظر می‌گیریم، 2 برای اولویت بعدی و به همین صورت ادامه می‌دهیم.
- برنامه‌ریزی کنید
استفاده از لیست کارها و اولویت‌بندی‌شان به‌عنوان اساس است. بعد از آن باید برای روز و هفته‌ی خود برنامه‌ریزی کنید که شامل زمان‌های استراحت و نیز اتفاقات پیش‌بینی‌نشده باشد. برنامه‌ریزی باید واقع‌بینانه باشد.
داشتن برنامه‌ریزی یعنی زمان و انرژی‌تان برای اینکه چه‌کاری انجام دهید هدر نخواهد شد، تنها کافی ست به برنامه خود نگاهی کنید.
- کارها را به عقب نیندازید
احتمالاً همه مشکل عقب انداختن کارها را دارند اما برای بعضی‌ها این مسئله تبدیل به مشکل حادی شده که مانع رسیدن به موفقیت می‌شود. می‌دانید که کار انجام‌شدنی باید انجام شود، پس برخیزید و قورباغه‌تان را قورت دهید.
- ایمیل‌ها و تلفن‌هایتان را سروسامان دهید
برای خیلی از افراد، تلفن و ایمیل بزرگ‌ترین مانع در برابر مدیریت زمان هست.به‌جز زمان‌هایی که واقعاً باید در دسترس باشید، خود را از نوتیفیکیشن‌های ایمیل و پیام‌رسان‌ها دور کنید و تلفن‌تان را روی پیغام‌گیر بگذارید. تلفن و ایمیل و پیام در حین کار زمان زیادی از شما می‌گیرد و تمرکزتان را از بین می‌برد.
- جدول زمانی تهیه کنید
خیلی مفید است که فعالیت‌های روزانه‌تان را رصد کنید و ببینید که هرکدام چقدر زمان می‌برند. این کار به شما دید واقع‌بینانه‌ای در مورد مصرف زمان تان می‌دهد، تعلیق‌ها و زمان‌های غیرمفید را مشخص می‌کند . شاید برایتان جالب باشد که بدانید هر کار مشخصی چقدر زمان می‌برد یا چه مقدار به روش‌هایی که اصلاً نمی‌دانید، هدر می‌روند.
- استراحت‌های منظم داشته باشید
استراحت ذهنتان را قوی‌تر کرده و شما را قادر می‌سازد با تمرکز بیشتری به کار برگردید. کار کردن یکسره و بی‌وقفه، با بهره‌وری پایینی همراه خواهد بود
- از سیستم‌های خوب استفاده کنید
استفاده از سیستم‌های خوب و مفید برای انجام کارهای مربوط به ایمیل‌ها، مدارک و اسناد کامپیوتری، در درازمدت باعث ذخیره ساعت‌های مفید زیادی می‌شود و تاثیر زیادی در مدیریت زمان دارد. پس در ابتدا زمانی را صرف بهبود اوضاع سیستم خود کنید، بعد از آن دیگر نگرانی‌ای نخواهید داشت.
- کارها را به نمایندگان خود بسپارید
احتمالاً شما آن‌قدر وقت ندارید که تمامی کارها را خودتان انجام دهید، پس اگر امکان‌پذیر است،وظایفی که اهمیت کمتری دارند یا دیگران در انجامشان تواناترند را به افراد دیگر بسپارید. مدیریت زمان به معنی این نیست که تمامی کارها راخود انجام دهید.
- یاد بگیرید چگونه «نه» بگویید
این مسئله بسیار مهم است: زمان و منابع شما محدودند، پس نمی‌توانید به تمامی درخواست‌ها پاسخ آری بدهید. باید بتوانید کارهای مهم را تشخیص دهید و مهارت نه گفتن را در خود تقویت کنید.
دانستن اینکه چگونه از زمان روز خود بیشترین استفاده را ببریم برای شغل و کسب و کار شما و نیز برای تعادل زندگی و کار بسیار لازم و ضروری است. پس روش‌های بالا را به‌کارگیرید و ببینید که چطور بهره‌وری‌تان افزایش می‌یابد.
نظرات بازدیدکنندگان
نکات خوبی بود. کلا وبلاگ ایوند هر روز داره بهتر میشه
ممنون که رسالت اطلاع رسانی رو هم در کنار فعالیت اصلیتون در نظر می گیرید.
ممنون دوست عزیز، از حسن نظر شما متشکریم. همراهی شما برای ما بسیار ارزشمند است و امیدواریم وبلاگ همواره برای شما مفید باشد 🙂
سلام مفید وجالب بود
موفق باشید
سلام دوست عزیز
خوشحالیم که مطالب ما برایتان مفید بوده.
پاینده باشید 🙂