سالن کنفرانس: با این چک‌لیست مکان مناسبی را برای رویدادتان انتخاب کنید

جمع‌آوری سخنرانان، جذب حامیان مالی و بازاریابی برای کنفرانس جزو فهرست کارهای بی‌پایانی هستند که برای برگزاری موفق یک کنفرانس باید انجام گیرند. یکی دیگر از جنبه‌های مهم و چالش‌برانگیز در فرآیند برنامه‌ریزی، انتخاب یک محل خوب برای برگزاری است. برای این‌که فرآیند انتخاب کمی ساده‌تر شود، چک‌لیست انتخاب یک مکان خوب برای برگزاری را تهیه کرده‌ایم. اگر به دنبال سالن کنفرانس هستید و یا به دنبال برگزاری هر رویداد بزرگ، قبل از انتخاب موارد زیر را چک کنید.

ایمان محمدعلی یکی از فعالان برگزاری ایونت هست که حدود ۷ سال تمام در صنعت برگزاری رویداد فعال بوده، او در رابطه با انتخاب یک سالن خوب می‌گوید:

یکی از مهم‌ترین تصمیماتی که برگزارکنندگان رویداد باید تمرکز زیادی روی آن داشته باشند انتخاب مکان مناسب برای برگزاری است، آن‌ها باید نکات مهمی را مدنظر قرار دهند از جمله: تعداد نفرات، سبک رویداد، داشتن جای پارک مناسب، اینترنت مناسب، دسترسی به حمل‌ونقل عمومی و نزدیکی به مراکز اصلی شهر. این عوامل متغیر هستند و هر رویدادی باید متناسب با شرایطش اهمیت عوامل را اولویت‌بندی کند و بهترین مکان را انتخاب نماید.

دسترسی(Accessibility)

محل برگزاری رویداد برای به حداکثر رساندن حضور شرکت‌کنندگان در رویداد مهم است. قبل از این که محل مناسب برای برگزاری کنفرانس تان را انتخاب کنید، مطمئن شوید که وسایل حمل‌ونقل هوایی، زمینی و یا راه‌آهن به راحتی قابل دسترس باشد. به این نکته نیز توجه داشته باشید که اگر شرکت‌کنندگان شما VIP باشند، در صورتی که محل برگزاری کمی دور باشد آن‌ها را از دست خواهید داد. لذا تا حد امکان سعی نزدیک‌ترین و قابل دسترس‌ترین مکان را برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم کنید. هم‌چنین از وجود پارکینگ و سایر خدمات حمل‌ونقل مطمئن شوید و ‌آن‌ها را به اطلاع شرکت‌کنندگان برسانید.

قابلیت استفاده (Availability)

هنگامی‌که یک مکان خوب و در دسترس انتخاب کردید، مطمئن شوید به راحتی خواهید توانست از تسهیلاتی که این مکان در اختیار شما قرار می‌دهد استفاده کنید. به عنوان مثال به موضوعاتی مانند این توجه کنید که آیا این مکان در فصل برگزاری رویداد در بهترین وضعیت خود قرار خواهد داشت؟. هم‌چنین به دنبال سالنی باشید که بیشترین امکانات برای شبکه‌سازی‌ را فراهم کند، مثلا شما می‌توانید سالن‌هایی را پیدا کنید که قسمت مخصوصی برای VIPها دارند و یا بخش‌هایی برای تفریح و سرگرمی که این مکان‌ها فرصت‌های شبکه‌سازی برای شرکت‌کنندگان را به حداکثر می‌رسانند.

برگزارکننده رویداد نمایشگاه خیریه دست‌های مهربان تبریز در این باره می‌گوید:

رویداد ما یک رویداد خیریه است، چنین رویدادهایی باید در مکان‌های شلوغ شهر برگزار شوند تا جلوی چشم مردم باشند. بسیاری از مردم با دیدن پوسترهای ما جلوی نمایشگاه با ما آشنا می‌شوند و به نمایشگاه مراجعه می‌کنند. ما دو مکان که چنین امکانی را برای ما فراهم می‌کردند در اختیار داشتیم(مجتمع الغدیر و بیست‌ونه بهمن) که به دلیل دسترسی راحت و قابلیت استفاده آسان مکان دوم را ترجیح دادیم. به نظرم این دو عامل یعنی “قرار گرفتن جلوی چشم مردم” و “قابلیت استفاده آسان” مهم‌ترین عوامل در انتخاب یک مکان برگزاری مناسب محسوب می‌شوند.

تسهیلات سکونت(Lodging Accommodations)

اگر کنفرانسی که برگزار خواهید چند روزه است و در داخل مکانی که انتخاب کرده‌اید هتل و سایر امکانات رفاهی برای اسکان وجود ندارد، مهمه که نزدیکی سالن کنفرانس را بررسی کنید تا امکانات اسکان برای شرکت‌کنندگان وجود داشته باشد. اگر هتل خوبی نزدیک به سالن کنفرانس وجود ندارد فراهم کردن امکانات حمل و نقل تا محل هتل باید جزو وظایف اصلی شما باشد.

برازندگی (Suitability)

به این نکته‌ی مهم توجه داشته باشید که آیا مکان پیشنهادی، تصویری را که شما می‌خواهید از این پروژه در اذهان مردم ایجاد کنید را منعکس می‌کند یا از آن می‌کاهد. محلی که شما انتخاب می‌کنید باید با مخاطبانی که دارید تراز باشد. اگر شما مخاطبان لوکسی داشته باشید، اما نتوانید مکان متناسب با آن‌ها برای‌شان پیدا کنید متعاقبا تصویری که از این رویداد در ذهن‌ها ایجاد شده بود خراب خواهد شد.

قبل از عقد قرارداد از مسئول هماهنگی بپرسید که آیارویداد دیگری به هنگام برگزاری رویداد شما وجود خواهد داشت که پیام برند شما با آن مطابق نباشد؟ با سوالاتی شبیه به این مطمئن شوید مشکلات در رابطه با برند شما و یا مسائل مشابه وجود نداشته باشد.

هزینه (Costs)

قبل از انتخاب مکان شما باید میزان بودجه‌ی در دسترس خود برای مکان را تعیین کنید و براساس بودجه‌ای که دارید یک مکان مناسب را انتخاب کنید. احتمالا شما نیز همانند سایر برگزارکننده‌ها با کمبود بودجه مواجه باشید، از مذاکره نترسید؛ به روش‌های خیلی ساده قادر خواهید بود یک مکان مناسب را با کمترین هزینه در اختیار بگیرید. به عنوان مثال، شما می‌توانید در ازای بستن قرارداد چندساله میزان هزینه‌ها به مقدار زیاد کاهش دهید.

نیروی انسانی (Staffing)

نسبت تعداد شرکت‌کنندگان را به تعداد کارکنانی که در اختیار دارید پیدا کنید، این نسبت به شما نشان خواهد داد که آیا کارکنان کافی برای پشتیبانی دربان، تحویل مهمانان، اهدای گردن‎‌آویزها و برقراری امنیت در اختیار دارید یا نه؟

برای تعیین این نسبت ضروری است که از مسئول هماهنگی سالن کنفرانس در مورد آن بپرسید. از او بخواهید به صورت دقیق افرادی را که در اختیار رویداد شما قرار خواهند گرفت و دقیقا چه مسئولیت‌هایی خواهند داشت را بیان کند، آیا کارکنان آن‌ها در ترویج برنامه‌ی رویداد، نظرسنجی و … کمک خواهند کرد یا نه؟ بدین وسیله از مسائل و مشکلات احتمالی که اغلب در حین برگزاری کنفرانس به وجود می‌آیند جلوگیری خواهید کرد.

تسهیلات سالن کنفرانس (Facilities)

شما ممکن است یک سالن کنفرانس را به دلیل زیبایی و ظرفیتی که در اختیار شما قرار می‌دهد انتخاب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که یک سالن خوب باید بتواند ویژگی‌ها و امکانات تسهیلی مانند تمام تجهیزات سمعی و بصری، میکروفون، امکان تغییر چینش صندلی‌ها، مکانی برای اسپانسرها، افزایش ظرفیت و … را بدهد.

برندینگ (branding)

توجه به برندینگ در سالن کنفرانس از اهمیت بسیاری برخوردار است، شما احتمالا می‌خواهید همه چیز در دکوراسیون شما هماهنگ و سازگار باشد، لذا باید از هماهنگ‌کننده محل برگزاری بپرسید که چنین امکانی هست؟ آیا آن‌ها به شما اجازه می‌دهند تا هر دکوراسیونی را طراحی کنید؟ آیا می‌توانید فضای بیرون از سالن را به رنگ و بوی برندتان دربیاورید؟ شما ممکن است بخواهید پوسترهایی را روی آسانسور بچسبانید قبل از انتخاب قطعی حتما راجع به این مسئله اطلاعات کافی داشته باشید، اگر آن‌ها برندسازی شما را تسهیل کنند، در بسیاری از مسائل دیگر نیز کمک رسان خواهند بود.

امکانات فنی (Technical)

بیشتر انتقاداتی که در رویدادهای کشور ما دریافت می‌شود در این حوزه است، این‌که شما مکانی را انتخاب کنید که ایستگاه‌های شارژ داشته باشد و برای شرکت‌کنندگان‌تان امکانات وای‌فای ارائه کند بسیار مهم است. اگر سالنی که شما انتخاب کرده‌اید چنین امکاناتی را فراهم نمی‌کند، شما باید یک عنصر اضافی به لیست کارهای خود اضافه کنید.

به این نکته توجه داشته باشید که هیچ چیز در حین برگزاری رویداد بدتر از این نخواهد بود که شرکت‌کنندگان نتوانند به وای فای وصل شوند و یا شارژ دستگاه تلفن همراه شان تمام شود. بنابراین قبل از عقد قرارداد تعیین کنید که آیا پشتیبانی فنی در محل رویداد وجود خواهد داشت یا نه؟ همه‌ی این موارد باید در قرارداد ذکر شود و اگر آن‌ها چنین تضمینی به شما نمی‌دهند، خودتان برای به وجود نیامدن مشکلات بعدی چاره‌ای بیندیشید.

مواد غذایی و آشامیدنی (Food and Beverage)

همه‎‌ی رویدادها(حتی رویدادهای خیلی کوتاه) از پذیرایی به عنوان ابزاری برای انرژی‌بخشی و استراحت برای شرکت‌کنندگان استفاده می‌کنند. اگر شما در حال برگزاری یک کنفرانس بزرگ باشد باید همه‌ی وعده‌های غذایی و … را برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم کنید. بسیاری از سالن‌های کنفرانس خودشان امکانات پذیرایی را فراهم می‌کنند؛ با این حال قبل از عقد قرارداد از مسئولین سالن کنفرانس بپرسید که اگر نمی‌توانند امکانات مدنظر شما را فراهم کنند، تیمی را برای مدیریت خورد و خوراک آماده کنید.

اگر تمام مراحل را گام به گام طی کرده باشید، مطمئن باشید که یکی از مهم‌ترین مسائل مرتبط با رویداد را به خوبی طی کرده‌اید. اگر مورد دیگری وجود دارد که حین برگزاری با آن مواجه شده‌اید، می‌توانید در قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید.