چرا رویداد رایگان برگزار نکنیم؟

برگزاری رویداد رایگان بخشی از اتفاقات جدایی‌ناپذیر صنعت رویداد هستند که تنوع گوناگونی از فستیوال‌های بزرگ موسیقی، جشنواره‌های غذا، دورهمی‌های دوستانه یا کاری، رویدادهای فرهنگی مثل امضای کتاب، کارگاه‌های معرفی محصولات جدید شرکت، رویدادهای خیریه یا عام المنفعه و… دارند. در سایت ایوند هم در شش ماه گذشته به طور متوسط ماهیانه بیش از 1000 رویداد رایگان ایجاد شده است.

بررسی های ما در ایوند نشان داد بخش قابل توجهی از رویدادهایی که به صورت رایگان تعریف می‌شوند ازجمله کارگاه‌ها و وبینا‌‌‌‌‌رهای یک روزه آموزشی، ذاتا در دسته‌بندی رویدادهای رایگان قرار نمی‌گیرند و برگزارکنندگان آن به دلایلی مثل برندینگ یا شبکه‌سازی یا عدم نیاز به کسب درآمد این چنین رویدادهایی برگزار می‌کنند. در این یادداشت به بررسی چالش‌های برگزاری رویداد رایگان می‌پردازیم و پیشنهاداتی برای برگزارکنندگان این رویدادها ارائه می‌دهیم.

رویدادهای رایگان برای برگزاری با سه مشکل عمده مواجه هستند:

1-  نرخ بالای عدم حضور ثبت نام کنندگان

بر اساس گزارش های سالانه‌ی Event Brite بزرگترین پلتفرم برگزاری رویداد در جهان، بزرگ‌ترین چالش رویدادهای رایگان نرخ بالای عدم حضور ثبت‌نام‌کنندگان در رویداد است. با توجه به نوع رویداد این نرخ می‌تواند متفاوت باشد اما به صورت متوسط این نرخ برای رویدادهای رایگان 50 درصد و برای رویدادها با بلیت پولی کمتر از 20 درصد است.

عدم حضور ثبت‌نام‌کننده‌ی یک رویداد می‌تواند دلایل متفاوتی داشته باشد. از شرایط بد آب‌وهوا تا پیش‌آمدن یک موقعیت اورژانسی برای ثبت‌نام‌کننده یا حتی خستگی و تنبلی می‌تواند باعث عدم حضور یک متقاضی که برای حضور در یک رویداد نام‌نویسی کرده است، باشد. از آن‌جا که ثبت‌نام‌کننده در یک رویداد رایگان، هزینه‌ای متحمل نشده و اصطلاحا رنج خریدکردن را تحمل نکرده‌ است، احتمال این‌که به راحتی از شرکت در رویداد رایگان منصرف شود و در آن حضور نیابد، نسبت به یک رویدادی که برای حضور در آن هزینه‌ی پرداخت کرده است بیشتر است.

2- تامین مالی هزینه‌های برگزاری

برگزاری هر نوع رویداد خواه حضوری باشد خواه آنلاین هزینه‌‌های مالی را ایجاد می‌کند. این هزینه‌ها می‌تواند شامل اجاره یک سالن، طراحی و چاپ پوستر تبلیغاتی رویداد، پذیرایی یا پکیج اهدایی به شرکت‌کنندگان، ایجاد وبینار در پلتفرم‌های مربوط به آن و… باشد. از آنجا که در رویداد رایگان این هزینه‌ها از طریق فروش بلیت تامین نمی‌شود تنها دو راه پرداخت توسط خود برگزارکننده و یا پرداخت توسط اسپانسر برای تامین مالی یک رویداد رایگان باقی می‌ماند. از طرف دیگر یکی از عوامل مهم برای جذب اسپانسر تعداد شرکت کنندگان یک رویداد است و از آنجا که بخش قابل توجهی از این رویدادها تعداد شرکت کنندگانشان به بیش از 30 نفر نمی‌رسد، تامین مالی آن برای یک اسپانسر صرفه اقتصادی و عایده ای نخواهد داشت.

3- ارزش پایین درک شده  رویداد توسط بازدیدکنندگان

در کنار دو موردی که ذکر شد مشکل بزرگ دیگر مخاطبان رویداد رایگان در سایت و فضای مجازی، ارزش پایین درک شده رویداد توسط آنان است. مخاطبان ایوند روزانه با ده‌ها رویداد در دسته بندی موضوعی متفاوت به صورت همایش، کارگاه، وبینار و.. مواجه می‌شوند، در کنار نام و اعتبار برگزارکننده و محتوای صفحه رویداد، یکی از عوامل تاثیرگذار در ذهن بازدیدکنندگان صفحه رویداد، قیمت بلیت آن است. یکی از اصول قیمت‌گذاری درعلم بازاریابی، قیمت مرجع بازار یا صنعت است، معمولا برای مخاطبین قیمت بالاتر از قیمت مرجع نشان دهنده گران بودن یا به صرفه نبودن آن خدمت و قیمت کم یا رایگان آن نشان از بی‌کیفیت بودن یا نداشتن ارزش پیشنهادی مورد نظر مخاطب است. این اصل قیمت‌گذاری در صنعت رویداد هم اعتبار دارد و در ذهن مخاطبینی که در طول روز با چندین رویداد مواجه می شوند معمولا رویداد رایگان جایگاه ارزشی پایین‌تری دارد.

گذر از رویداد رایگان به رویداد پولی

راهی که می توان با آن با سه چالش رویداد رایگان مواجه شد، تعریف بلیت پولی و فروش آن و تبدیل رویداد رایگان به یک رویداد پولی است. با تعریف رویداد پولی نرخ عدم حضور ثبت نام کنندگان رویداد تا حد قابل قبولی کاهش پیدا می‌کند چرا که مشتریان وقتی بابت خدمتی هزینه‌ای پرداخت کرده باشند با احتمال کمتری بی توجه از آن عبور می‌کنند.

البته برای تعریف بلیت پولی متناسب با نوع رویداد و محتوای آن لازم است نکات زیر رعایت شود :

1- برای تعریف بلیت رویداد، رویدادهایی با سبک مشابه ( وبینار، سمینار، کارگاه، کلاس و..) و محتوای مشابه (کارآفرینی، مدیریت، تکنولوژی، هنری و..) رویداد خود را در صفحه رویدادهای ایوند مشاهده کنید تا قیمت مرجع (متوسط)  بازار را بدست آورید و متناسب با آن قیمت بلیت رویدادتان را تعریف کنید.

 یادداشت مرتبط ⇐   ” روان‌شناسی قیمت‌گذاری جهت فروش بهتر بلیت “

2- در صورتی که رویداد شما با اهداف غیرانتفاعی مثل خیریه یا فعالیت‌های اجتماعی برگزار می‌شود، ضمن تعریف بلیت پولی با قیمت معقولانه به مخاطبان رویداد خود حتما این پیام را برسانید که هدف این رویداد درآمدزایی نیست و پول حاصل از فروش بلیت ها یا صرف خدمت بهتر به شرکت کنندگان ( مانند پذیرایی) یا صرف همان اهداف غیرانتفاعی رویداد می‌شود.

3- حتی در صورتی که رویدادتان اسپانسری دارد که هزینه‌های آن را تامین میکند، بازهم بلیت پولی تعریف کنید، این کار باعث می شود تا نرخ حضور ثبت نام کنندگان در رویداد بالا باشد و مطمئن می‌شوید که اسپانسر رویدادتان با سالنی با نصف ظرفیت آن مواج نمی شود.

4- یکی از راه های خلاقانه برای جلب توجه مخاطبین رویداد و کاهش نرخ عدم حضور ثبت نام کنندگان آن تعریف بلیت پولی در ازای یک ارزش افزوده خارج از محتوای ارائه شده در رویداد است. اگر مشکلی در تامین هزینه‌های رویدادتان ندارید می‌توانید به مخاطبین رویدادتان اعلام کنید که با خرید بلیت پولی رویدادتان علاوه بر شرکت در رویداد، یک کتاب مرتبط با موضوع رویداد، پذیرایی شایسته یا پکیج هدیه دریافت می‌کننئد. با این کار ضمن اینکه مطمئن می‌شوید ثبت نام کنندگان در رویداد شرکت می‌کنند، جایگاه مناسبی به عنوان یک برگزارکننده خلاق در ذهن مشتریانتان پیدا می‌کنید.

مطالعه این اینفوگرافیک بسیار مفید خواهد بود ⇐ “سه قانون مهم برای هدیه تبلیغاتی همایش “

5- اگر سابقه‌ی زیادی در صنعت رویداد ندارید و تا به حال اکثر رویدادهای‌تان به صورت رایگان تعریف شده است، با سه شرط تعریف قیمت معقولانه برای رویداد، کیفیت مناسب محتوای ارائه‌شده توسط برگزارکننده و صفحه رویداد و تبلیغات هدفمند، آنلاین و کم هزینه می‌توانید تا حدی خوبی مطمئن شوید که رویداد موفقی برگزار می‌کنید.

با تعریف بلیت پولی با رعایت نکات ذکرشده علاوه بر افزایش احتمال حضور ثبت کنندگان میتوانید هزینه‌های رویداد خود را تامین کنید. ضمنا با تعریف قیمت مناسب بلیت، دیگر رویدادتان در جایگاه رویدادهای بی‌کیفیت قرار نمی‌گیرد. همچنین با رعایت اصول قیمت‌گذاری می‌توانید ذهن مخاطبینتان را بیشتر درگیر رویداد کنید که تا آن‌ها بررسی کنند که شرکت در این رویداد برای آن‌ها ارزش افزوده‌ای خواهد داشت یا نه و این امر باعث می‌شود رویدادتان تا مدت بیشتری در ذهن مخاطبین آن بماند.

همراهی ایوند

ایوند برای کمک به برگزارکنندگان در فروش بهتر و بیشتر رویدادها برای برگزارکنندگانی که پیش از این، رویدادهایشان در ایوند به صورت رایگان تعریف کرده باشند، درصورتی که رویدادی با بلیت پولی تعریف کنند تخفیف ویژه ابزار تبلیغاتی در نظرگرفته است. این همراهی شامل 50 درصد تخفیف در استفاده از اسلایدر صفحه اصلی و صفحه رویدادهای سایت ایوند است. برگزارکنندگانی که نگران فروش رویداد پولی‌شان هستند و یا تمایل به استفاده از این تخفیف ابزار تبلیغاتی دارند، تا اخر فصل بهار می‌توانند با کارشناسان تیم مارکتینگ ایوند از طریق تلگرام و یا شماره تماس ۰۲۱۴۴۹۶۶۵۷۶ ارتباط برقرار کنند.