هزینه های رویداد خود را با تمپلیت آماده‌ی ما مدیریت کنید

تخمین هزینه های رویداد (اعم از کنفرانس، سمینار، یک کارگاه ساده و …) کار بسیار چالش‌برانگیزی است و می‌توان گفت ارتباط مستقیمی با موفقیت و یا شکست رویداد دارد. برای این‌که بتوانید بودجه‌بندی صحیحی داشته باشید باید به مسائل مهمی فکر کنید، این‌که از کجا شروع کنید، برای چه چیزهایی هزینه کنید و از همه مهم‌تر چگونه از اشتباهاتی که احتمالا برای شما پرهزینه خواهند بود اجتناب کنید؟

ما در این مطلب ابتدا اصول مهمی را که به هنگام بودجه‌بندی رویداد باید رعایت کنید را معرفی می‌کنیم و سپس چک‌لیست هزینه‌های اصلی که به هنگام برگزاری رویدادتان احتمالا با آن‌ها مواجه خواهید شد را بیان می‌کنیم.

اصول مهمی که به هنگام پیش‌بینی هزینه های رویداد خود باید رعایت کنید

واقع‌بینانه رفتار کنید

در مصاحبه‌هایی که با برگزارکنندگان رویدادهای موفق ایرانی داشتیم متوجه شدیم که آن‌ها بیش از هر چیزی روی پیش‌بینی هزینه‌ها و بودجه‌بندی مناسب برای آن‌ها تمرکز دارند. آن‌ها معتقدند اگر در این پیش‌بینی اندکی بلندپروازانه و بدون واقع‌گرایی عمل کنید، احتمالا دچار مشکلات بیشتری خواهید شد.

آیا شما واقعا می‌توانید برای برگزاری اولین رویدادتان که هیچ سابقه و برندینگی ندارد ۲۰ اسپانسر بیابید؟ باید واقع‌بینانه به اتفاقات نگاه کنید، بنابراین ابتدا یک سناریوی ایده‎‌آل برای خود تهیه کنید، در کنار آن سناریویی برای بدترین حالت ممکن تهیه کنید. با بررسی این سناریوها خود را برای وقوع هر اتفاقی آماده کنید.

دقیقا بدانید چه نوع رویدادی (از حیث هزینه‌ها) می‌خواهید برگزار کنید

مسلما بودجه‌ی شما متناسب با نوع رویدادی(اسپانسرمحور، رایگان، تامین هزینه توسط خود شرکت‌کنندگان و یا ترکیبی) که برگزار خواهید کرد متفاوت خواهد بود. قبل از هر چیزی متناسب با اهداف خود نوع رویدادی را که برگزار خواهید کرد به صورت واضح مشخص کنید.

اهداف مشخص با جزئیات کافی در نظر بگیرید

در واقع یکی از ویژگی‌های مهم اهداف خوب این است که واضح و مشخص هستند. اهداف مبهم، با محدوده‌ی بزرگ به سختی مدیریت می‌شوند، بنابراین برای این‌که بتوانید به خوبی آن‌ها را مدیریت کنید تمام جزئیات را ریز به ریز یادداشت کنید و برای آن‌ها برنامه‌ی مشخصی داشته باشید.

مقصد و محل برگزاری

کل هزینه های رویداد به تعیین مکان برگزاری وابسته است. هرچه سریع‌تر بتوانید مکان برگزاری را مشخص کنید، برآورد دقیق هزینه های رویداد شما آسان‌تر خواهد بود.

قیمت‌گذاری و درآمد

برای رویدادهایی از نوع پرداخت هزینه توسط خود شرکت‌کنندگان، باید قیمت‌گذاری مناسبی داشته باشید. برنامه‌ها و رویدادهای قبلی که شبیه به رویداد شما بوده‌اند را بررسی کنید و ببینید قیمت‌گذاری آن‌ها چه منطقی را دنبال کرده است. سپس ارزش‌هایی که شما برای مخاطبان ایجاد خواهید کرد را با ارزش‌های آن‌ها مقایسه کنید و قیمتی که بازار هدف شما مناسب می‌داند را اعمال کنید.

علیرضا جعفر موسس رویداد کافه‌کارآفرینی در این‌باره می‌گوید:

درآمدزایی هرگز نباید اولویت اول شما باشد. درآمدزایی خوب است، اما این‌که چقدر درآمد از رویداد کسب کنیم رسالت اصلی و کیفیت کار را خراب می‌کند. هدف ما همواره این بوده که از راه مناسبی درآمد کسب کنیم و بتوانیم این برنامه را ادامه دهیم.

هزینه‌‎های ثابت و متغیر را از هم جدا کنید

برخی از هزینه‌ها صرف‌نظر از تعداد شرکت‌کنندگان ثابت خواهد بود، لذا از همان ابتدا باید این موارد را از هم تفکیک کنید.

تمام تلاش خود را برای کاهش هزینه‌ها انجام دهید

برای این‌که بازگشت سرمایه‌ی خوبی از رویدادتان دریافت کنید، می‌بایست با کمترین هزینه‌ها به دنبال بیشترین نتایج باشید. بسیاری از هزینه‌های رویداد را می‌توانید کاهش دهید مثل هزینه‌های ترویج و بازاریابی که امروزه به سادگی می‌توانید برای کاهش آن‎‌‌ها برنامه‌ریزی کنید.

یک نرخ احتمالی ریسک در نظر بگیرید

در تلاطم برگزاری رویداد ممکن است اتفاقاتی رخ دهد که شما به هیچ‌وجه نمی‌توانید آن‌ها را پیش‌بینی کنید، از این رو باید برای آن‌ها بودجه‌ای را اختصاص دهید. معمولا ۵ تا ۱۰ درصد احتمال ریسک برای هزینه‌های پیش‌بینی نشده در نظر می‌گیرند.

شروع کنید…

۱) نقطه‌ی سر به سری را بیابید. چه سطحی از درآمد و یا بودجه برای پوشش هزینه های رویداد نیاز دارید؟ حداقل بودجه‌ی موردنیاز برای برگزاری رویدادتان چقدر است؟

۲) کل هزینه‌هایی که احتمالا با آن‌ها مواجه خواهید شد را دسته‌بندی کنید و داخل یک فایل اکسل مرتب کنید. برای این‌که راحت‌تر بتوانید این کار را انجام دهید، ما فایل اکسل را همراه با تمام متغیرها آماده کرده‌ایم.

دانلود فایل اکسل-چک لیست هزینه‌های رویداد

همان‌طور که در فایل اکسل هم مشخص کردیم، شما احتمالا با هزینه‌های زیر مواجه خواهید شد:

• هزینه‌های مکان(شامل سالن، تجهیزات، دکوراسیون و …)
• پذیرایی(شامل غذا، نوشیدنی و …)
• اجرایی(شامل سخنرانان، مجری، هزینه‌ی اسکان و جابه‌جایی سخنرانان)
• هزینه‌های بازاریابی(تبلیغات، تهیه‌ی وب‌سایت، مدیریت محتوا و …)
• هزینه‌های متفرقه شامل هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده.

۳) بودجه‌ی خود را متناسب با هزینه‌هایی که پیش‌بینی کرده‌اید خرج کنید.

نتیجه‌گیری

مدیریت هزینه‌ها و بودجه‌بندی برای برگزاری یک رویداد موفق ضروری است. این برنامه‌ریزی به شما کمک خواهد کرد تا از پیش برنامه‌ریزی کنید، روی برنامه‌های خود بارها فکر کنید و از هرگونه اتفاق ناگواری که ممکن است حین برگزاری رخ دهد جلوگیری کنید. مهم‌تر از همه پیش‌بینی هزینه‌ها به شما کمک خواهد کرد در حین برگزاری رویداد با کمبود بودجه مواجه نشوید.

تعیین بودجه برای رویداد هیچ تفاوتی با بودجه‎‌بندی برای خرید موادغذایی ماهانه ندارد. واقع‌بین باشید و از عناصر مهمی که به شما کمک می‌کنند تا به دقت برنامه‌ریزی کنید بهره بگیرید.