استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه برای برگزاری بهتر رویداد
اگر تابه‌حال رویداد بزرگی برگزار کرده باشید یا با یک تیم برگزاری کار کرده باشید، قطعا می‌دانید که به‌خصوص در روزها و ساعات پایانی منتهی به رویداد، همه چیز چقدر می‌تواند به سمت آشوب برود و جلوی برگزاری یک رویداد منظم و خوب را بگیرد. برای جلوگیری از وقوع این مشکل بهتر است از یک سیستم یا نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنیم تا همه چیز از قبل مشخص شده و برنامه‌ها با هماهنگی تیم اجرایی به موقع و به درستی جلو بروند.
پیشنهاد ما، استفاده از نرم‌افزار “تسکولو” است. این نرم‌افزار قدرتمند ایرانی به شما امکان می‌دهد که تمام کارهای مربوط به رویداد را به شکل یک پروژه تعریف کرده و هر بخش از کار را به یکی از اعضای تیم محول کنید. سیستم تسکولو به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که فرآیند پیشرفت کارها را زیر نظر داشته باشد و اطلاعات لازم را از اعضای تیم بگیرد.
«مدیریت منعطف کارها، گفتگوی آنلاین، ثبت زمان‌های کاری و ارتباط دوطرفه با سایر سرویس‌های آنلاین» از جمله خدماتی‌ست که تسکولو به کاربران‌اش ارائه می‌دهد.
همچنین این نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد تا برای یک پروژه‌ی بزرگ، چندین تیم یا مرحله‌ی مختلف تعریف کنید و برای افراد مختلف در تیم‌ها، سطوح مختلفی از دسترسی در نظر بگیرید.
امکان نشان‌دار کردن پیام‌های مهم، اشاره کردن نام اعضا برای اطمینان از دیده شدن پیام توسط آن‌ها و امکان جست‌وجو میان پیام‌ها و وظایف ایجادشده نیز از دیگر امکانات تسکولو هستند.
تمام این امکانات می‌توانند در مراحل مختلف برگزاری رویداد برای شما مفید باشند. مثلا در نمونه‌ی زیر، یک رویداد از ابزارهای تسکولو برای هماهنگی‌های لازم در حین برگزاری رویداد استفاده کرده است.
مدیریت پروژه رویداد
اما این تنها نوع استفاده از تسکولو برای مدیریت رویداد و فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری آن نیست. برای مثال فکر کنید یک چک‌لیست برای رویدادتان در نظر گرفته‌اید. شما می‌توانید همین چک‌لیست رویداد را از طریق نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی تسکولو و با ریز کردن وظایف و تقسیم آن‌ها بین اعضای تیم، به‌خوبی و با کم‌ترین اشتباه اجرا کنید. مثلا یک بخش “4 الی 6 ماه قبل از رویداد” داشته باشید با تمام کارهایی که باید در این بازه‌ی زمانی انجام شود. بعد هم هر قسمت از کار را به یکی از اعضای تیم بسپارید و زمان تحویل و انجام کار را مشخص کنید و بتوانید همان‌جا درمورد کارها به بحث و تبادل نظر بپردازید.
نمونه‌ای که در ادامه می‌بینید، مربوط به یک رویداد واقعی‌ست که از تسکولو برای هماهنگی در حین برگزاری رویداد استفاده کرده است، که داستان آن را می‌توانید در وبلاگشان بخوانید.
برنامه ریزی مدیریت بازی‌ها و مسابقات یک باشگاه ورزشی در تسکولو
