برگزاری همایش های ملی: چگونه قلمروهای خود را گسترش دهیم؟

زمانی که با برگزارکنندگان رویدادهای مختلف صحبت کردیم و از آن‌ها در مورد علاقه‌شان برای برگزاری همان رویداد در شهرهای دیگر سوال کردیم، همگی به اتفاق می‌گفتند که از این موضوع خوشحال می‌شوند و دوست دارند با نیروهای فعال شهرهای مختلف همکاری کنند و رویدادهای خود را به صورت ملی برگزار کنند. با این حال، توسعه‌ی رویداد ساده نیست و برای این کار باید با اصول برگزاری همایش های ملی آشنا بود.

بسیاری از برگزارکنندگان فقط روی برندینگ رویدادشان حساسیت دارند و امکان برگزاری یک رویداد در شهرهای مختلف با برگزارکنندگان مختلف وجود دارد، اما در این مطلب هدف ما ارائه‌ی راهنمایی‌ به برگزارکنندگانی است که خودشان می‌خواهند رویداد خود را توسعه دهند. (برخی از موارد زیر توسط Liz Ackland مدیر شرکت Right Venues مطرح شده‌اند.)

آیا یک رویداد محلی موفق برگزار کرده‌اید و اکنون می‌خواهید این رویداد را به قلمروهای جدیدتری توسعه دهید؟ برگزاری یک رویداد در شهرهای مختلف امکان نفوذ به بازارهای جدیدی را برای شما فراهم می‌آورد که این موضوع در نهایت منجر به توسعه‌ی برند و سودآوری هر چه بیشتر شما خواهد شد. اجازه دهید کمتر راجع به اهمیت توسعه و گسترش رویدادها صحبت کنیم و بیشتر به نحوه برگزاری همایش های ملی و اصولی که نشان می‌دهد یک رویداد امکان گسترش دارد بپردازیم.

اکنون زمان صحیحی برای ملی کردن رویداد است؟

این مهم‌ترین سوالی که باید از خود بپرسید؟ زیرا در صورتی که نتوانید رویدادتان را به بهترین شکل ممکن برگزار کنید لطمه‌ی بسیاری به برندینگ‌تان وارد خواهد شد. قبل از این‌که بخواهید قلمروهای خود را بیشتر کنید می‌بایست اعتبار کافی داشته باشید. بسیار مهم است که توصیفات جالبی از رویدادی که برگزار کرده‌اید موجود باشد تا مردمی که خارج از شهر شما حضور دارند برای بودن در رویداد مشتاق باشند. اینگونه شما می توانید به یک برگزارکننده ی موفق همایش های ملی بدل شوید.

آیا شهری که هدف قرار داده‌اید مقصد مناسبی برای برگزاری همایش های ملی است؟

بسیار مهم است که شهری را که هدف قرار داده‌اید به خوبی بشناسید، نه تنها از لحاظ هواشناسی، مکان و سایر ملزومات بلکه از لحاظ علایق و تجمع‌های خاص‌شان که ممکن است برای رویداد شما مشکل آفرین باشد. به عنوان مثال، شما نباید رویداد خود را همزمان با بازی فوتبال استقلال- پرسپولیس برگزار کنید، چون احتمال این‌که نخواهند بازی مذکور را از دست بدهند، زیاد است.

علاوه بر این، توجه داشته باشید که برگزاری رویداد در بسیاری از شهرها مثل تهران چالش برانگیز است، زیرا همیشه به تقاضای زیاد و فضای محدود دسترسی خواهید داشت که قبل از تصمیم برای برگزاری رویداد در چنین شهرهایی بگیرید باید راجع به آن‌ها اطلاعات کافی داشته باشید.

رویدادهایی که در شهر مدنظر برگزار می‌شوند، در چه سطحی هستند؟

در همه‌ی شهرها رویدادهایی هستند که اغلب مردم در آن‌ها شرکت می‌کنند. سعی کنید تحقیقات جامعی در این زمینه انجام دهید، حتی می‌توانید با برگزارکنندگان این رویدادها صحبت کنید و راهنمایی‌هایی را در زمینه‌های مختلف از آن‌ها دریافت کنید.

پس از این‌که اطلاعات رویدادهای شهر موردنظر را جمع‌آوری کردید، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را بررسی کنید و با مقایسه آن‌ها با رویداد خود استراتژی‌های فرصت‌زا اتخاذ کنید.

آیا شما نیاز به یک نماینده در مقصد دارید؟

کمک‌ گرفتن از کسی که در مقصد موردنظر شما حضور دارد واقعا باارزش است و می‌تواند شما را از مشکلات بسیاری که احتمالا با آن‌ها مواجه خواهید شوید آگاه کند. یک نماینده در شهر موردنظر شما می‌تواند ارتباطات فوق‌العاده‌ای برای شما ایجاد کند که در نهایت موفقیت رویداد شما را منجر می‌شود.

برای برگزاری یک رویداد موفق ناچارا نیاز دارید ارتباطات قوی محلی بسازید تا به بهترین شکل نیازهای رویداد را تامین کنید و نماینده‌ای در مقصد موردنظرتان می‌تواند از جهات مختلف به شما کمک کند.

تاثیرگذاران محلی نقش گسترده‌ای در ترویج رویداد شما دارند

بازاریابی تاثیرگذاران مفهوم جدید، اما رو به رشدی است که اخیرا بازاریابان از آن به خوبی بهره‌‎مند می‌شوند. بازاریابی تاثیرگذاران در واقع به معنی کمک گرفتن از افراد پرنفوذ برای بازاریابی و ترویج است. افراد تاثیرگذار اغلب نفوذ بسیاری روی مخاطبان‌شان دارند و گفته‌های آن‌ها رفرنس معتبری برای مردم است. به عبارت ساده‎‌تر، اگر بتوانید با تعدادی از تاثیرگذاران مقصد ارتباط برقرار کنید و آن‌ها را متقاعد کنید تا از رویداد شما حمایت‌های لازم را به عمل آورند؛ از بهترین روش بازاریابی برای رویدادتان بهره‌مند شده‌اید.

نقش رسانه‌های تاثیرگذار را فراموش نکنید

بدون شک رسانه‌های محلی هر شهر بیشترین تاثیرگذاری را در آگاه‌سازی مردم آن شهر دارند. اگر نماینده‌ای در مقصد داشته باشید احتمالا بهترین و نفوذی‌ترین رسانه‌های محلی را به شما معرفی خواهد کرد. اما خودتان هم می‌توانید با کمی جستجو در اینترنت متوجه ارزش رسانه‌های آن شهر شوید.

از رسانه‌ها فقط برای معرفی رویداد خود بهره نگیرید بلکه تا حد ممکن از بازاریابی محتوایی برای جذب علاقه‌ی مردم استفاده کنید. به عنوان مثال اگر شما یک رویداد کارآفرینی برگزار می‌کنید می‌توانید مقالات باارزشی ایجاد کنید و آن‌ها را در رسانه‌های محلی شهر مقصدتان منتشر کنید.