۸ اصل مدیریت ریسک که باید به روش‌های مدیریت رویداد خود اضافه کنید

چند روز پیش با بهترین دوستم تری هاردی در حال صحبت بودیم. او یکی از مشاوران برجسته‌ در زمینه‌ی امنیت سیستم و مدیریت ریسک است که تاکنون با ناسا و بسیاری از سازمان‌های دیگر همکاری داشته است. موضوع بحث ما به سمت کتابی که او در حال خواندنش بود کشیده شد، تری شروع کرد به بیان مثالی از این کتاب که در مورد سقوط هواپیمای آبی میامی در سال ۲۰۰۵ بود، او گفت سقوط هواپیما به دلیل رسوب بال‌هایش بود که مهندسان پرواز و بازرسان متوجهش نشده بودند. اولین چیزی که به ذهن من خطور می‌کرد این بود که هرگز با هواپیماهای آبی پرواز نکنم؛ اما بعدا فکرهای بهتری به ذهنم خطور کرد، این‌که انجام یک پرواز تا چه حد با برگزاری یک رویداد شباهت دارد.

هر کدام از ‌این موضوعات به هزاران بخش و فرآیند تقسیم می‌شوند و هر یک از اعضای تیم می‌بایست کار خود را به خوبی انجام دهد تا هدف نایل شود. همه‌ی تیم پرواز باید کار خود را صحیح انجام دهند تا یک هواپیما بتواند فرود امنی داشته باشد، گاهی یک پیچ شل و یا یک اشتباه کوچک که توسط کارمندی خسته انجام می‌شود، می­تواند منجر به رخدادی برگشت نا­پذیر شود. در تیم برگزاری رویداد نیز اگر فقط یک نفر نتواند مسئولیتش را به خوبی انجام دهد ممکن است مشکلات بزرگ‌تری در ادامه به وجود بیاید. بنابراین من با بررسی مقالات تری هاردی که مربوط به مدیریت ریسک بود، ٨ اصول مدیریت ریسک پیدا کردم که به نظرم انجام آن‌ها در مدیریت موثر یک رویداد ضروری است.

١) کاهش ریسک در مدیریت یک تلاش تیمی و گروهی است

همانطوری که یک رویداد شگفت انگیز و جذاب نیاز به تلاش تیمی و گروهی دارد و توسط یک فرد نمی‌­تواند به درستی ارائه شود، کاهش ریسک نیز یک تلاش جمعی می‌­باشد و هر فردی یک مجموعه مسئولیت­هایی دارد که باید از همان ابتدای فرایند برنامه‌­ریزی یک رویداد به وضوح معین شود. یکی از این مسئولیت­‌ها یافتن عیب‌­ها و نکات ضعف و مسائلی از این قبیل می‌­باشد و شرح اقداماتی که در مواقع لزوم باید به­‌کار گرفته شود.

٢) تیم شما به اندازه­ای قوی است که ضعیف‌­ترین فرد گروه‌تان قوی است

شما ممکن است از نقص‌ها و اشتباهاتی که در طرح‌ها و برنامه‌های‌ خودتان پیش می‌آید به طور بالقوه حس کنید، اما آیا از کار کارآموزی که مسئول بخش پذیرایی و یا روشنایی قرار داده‌اید، مطمئن هستید؟ آیا شما فقط آن‌ها را استخدام کرده‌اید، چون میزان بودجه‌ی دریافتی آن‌ها کم است؟

یک تیم ضعیف به طور بالقوه منجر به ایجاد اشتباهات ناخواسته می‌شوند. با افراد در مورد فرآیندهای مختلف و برنامه‌های احتمالی صحبت کنید و هم‌چنین به هنگام انتخاب افراد برای تیم توجه زیادی داشته باشید تا فرد مناسب و مسئولی را انتخاب کنید.

۳) از برنامه‌های پشتیبان استفاده کنید

هر برنامه‌ریز یا برگزارکننده‌ی رویداد از اهمیت بک‌آپ‌گیری و پشتیبان‌گیری آگاه است، اگر شما رویدادتان را در فضای آزاد برگزار می‌کنید باید برنامه‌ای برای زمانی‌که هوا نامساعد شد داشته باشید، اگر همان روز همایش سخنران شما مریض شد چه کار خواهید کرد؟ باید برای اتفاقاتی از این قبیل از قبل آماده باشید. برای برنامه‌ریزی موثر می‌توانید از سیستم‌های کارآمدی مثل planning pod استفاده کنید، این سیستم‌ها فضایی مشترک برای به اشتراک‌گذاری و هماهنگی ایجاد می‌کنند و هم‌چنین رونوشتی از فرآیندهای رویداد خود تهیه کنید.

۴) شکاف‌­های موجود در سیستم‌­تان را از لحاظ منطقی و سیستمی بررسی کنید

مهم‌ترین نکته‌ای که در پست‌های تری وجود داشت، این بود که به کار خود با شک و تردید نگاه کنید. شک و تردید در این‌جا جنبه‌ی منفی ندارد بلکه به این معنی است که کنجکاو باشید و جوابی را به سادگی نپذیرید.

از فیدبک‌های تمام اعضای تیم استفاده کنید، فرضیات مناسب مطرح کنید و بدترین حالت‌هایی که ممکن است پیش بیاید را حدس بزنید. این کار منجر به کاهش ریسک مدیریت خواهد شد و یک ­نوع امنیت برای شما فراهم می­آورد زیرا که شما در ابتدای امر یک بار تمامی عیب‌­ها و نقطه­‌ضعف­‌های رویداد خود را در بدترین حالت ممکن تخمین و راه‌­حل­‌هایی را فراهم می‎‌­آورید که در مواقع لزوم و به‌­جا از آن استفاده می‌کنید.

۵) تنظیم اولویت‌­ها و تمرکز بر روی آن‌ها

به‌­نظر می‌رسد که نمی‌توانیم برای تمام جزییات یک رویداد و هر گونه اشتباه کوچک یک طرح پشتیبانی داشته باشیم بنابران مهم است که بتوانیم در تمام فرایند­های مربوط به رویداد خود دو نوع ایتم را تعریف کنیم.

الف) مواردی که در صورت وقوع ضربه‌ی بزرگی را به رویداد وارد می‌­کنند؛ به‌­عنوان مثال اشتباه در سرو غذا و ارائه غذای فرسوده بیشتر از کثیف بودن سرویس‌­های بهداشتی مکان برگزاری رویداد می­تواند در موفقیت یک رویداد نقش ایفا کند. البته این اتفاق نیز مطلوب نمی­‌باشد اما به­‌طور کلی غذای فرسوده اتفاق بدتری از دیگری می‌باشد. مردم کثیفی سرویس‌های بهداشتی را کمتر از مسمومیت غذایی به خاطر خواهند داشت.

ب) آن دسته از مواردی که به احتمال زیاد باعث به وجود آمدن مشکلات می‌شوند، به عنوان مثال شرکت‌کنندگان شما سرگرمی می‌خواهند اگر شما کسی را برای این کار انتخاب کنید که از مسئولیت‌پذیری او اطمینان ندارید ریسک بیشتری نسبت به زمانی‌که یک فرد مطمئن را انتخاب کرده‌اید دارید.

۶) مراقب باشید که تخصص شما عاملی برای عدم موفقیت شما نباشد

زمانی‌که شما به عنوان یک متخصص با مسائل برخورد می‌کنید، ممکن است اعتمادبه‌نفس کاذب داشته باشید و حتی ممکن است کمی خودخواهانه با مسائل برخورد کنید. شما همه‌ چیز را در زمان‌های معین انجام می‌دهید و تقریبا هیچ طرح پشتیبانی ندارید چون به کارهای خود اطمینان کامل دارید. علاوه بر این هیچ‌کس جرئت نخواهد کرد به شما فیدبک ارائه کند چون آن‌ها نیز معتقدند شما تجربه‌ی زیادی دارید و متخصص هستید. اما تری می‌گوید گاهی بین خوش‌شانسی و باهوشی نمی‌توانیم تمایز قائل شویم، شاید تجربه‌های خوب قبلی شما از روی خوش‌شانسی باشد؛ بنابراین گاهی اوقات موفقیت‌های قبلی بر ضرر افراد کار می‌کنند.

نکته اموزنده این که هرگز تصور نکنید که همه چیز را می­دانید و کارشناس هستید و برنامه­ ریزی‌های شما به اندازه کافی خوب است. تمام اتفاقات غیره منتظره را پیش‌بینی کنید و برای اتفاقات بد احتمالی برنامه‌ریزی کنید.

٧) تمام جزییات کوچک را در نظر بگیرید

اگر به مثالی که در ابتدای این مقاله آورده شده دقت کنید متوجه می‌شوید که گاه جزییات کوچک اثراتی بسیار برگشت­ ناپذیر می­توانند داشته باشند شل بودن یک اثر بسیار مخربی روی قسمت‌‌های دیگر خواهد داشت و می‌تواند موجب خرابی قسمت‌های دیگر شود و درنتیجه باعث سقوط هواپیما می‌شود.

جزییات یک رویداد بسیار مهم می‌­باشد برنامه‌­ریزان برای یک رویداد باید دقت بیشتری روی این مساله داشته باشند شاید مشکل‌­ترین بخش هر رویداد می­تواند این مساله باشد که با استخدام افراد مختلف در این زمینه دقت را بالاتر برد گاهی عجله و داشتن زمان کم برای برنامه‌­ریزی یک رویداد شاید منجر به بیشترین اشتباهات شود بنابراین اگر بقیه دنیا بخواهند که شما با سرعت و عجله برنامه ­ریزی را انجام دهید شما نیاز دارید به خودتان تاکید کنید که سرعت را پایین بیاورید و با دقت تمامی جزییات را بررسی کنیید.

٨) روش استانداردی برای کاهش خطرات در مدیریت برای تمام رویدادها وجود ندارد

هر رویدادی متفاوت از رویداد دیگری است و دارای متغیر­های مختلفی می‌­باشد؛ مشتری‌­های مختلف، مکان­‌های متفاوت و شرکت‌­کنندگان مختلف. اگرچه رویدادهای مختلف با داشتن چک لیست­های مختلف می­تواند تمرین و تجربه خوبی برای تنظیم برنامه‌­ریزی پشتیبانی برای رویدادتان باشد اما باید بدانیم که خطرات و مسائل بالقوه هر رویداد منحصر به‌­فرد است. به عنوان مثال ممکن است در رویداد شما تجهیزات حمل‌ونقل وجود داشته باشد، اما در رویدادی متفاوت چنین نیازی وجود نداشته باشد. بنابراین باید متغیرهای مختلف رویداد خودتان را یافته و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.