۱۰ نکته‌ای که قبل از شرکت در نمایشگاه‌ها باید بدانید

اغلب ما در انواع نمایشگاه ها شرکت می‌کنیم، اما گاها اشتباهات رایجی را تکرار می‌کنیم. در این نوشته روی این موضوع تمرکز کرده‌ایم که قبل از شرکت چه الزاماتی را می‌بایست مدنظر داشته باشیم.

۱) به نمایش گذاشتن غرفه به تنهایی موفقیتی را برای شما به ارمغان نخواهد آورد

افرادی که برای اولین بار تجربه شرکت در نمایشگاهی را دارند، ممکن است چنین تصور کنند که چون مبلغ هنگفتی را برای کرایه یک مکان 10 متر در 10 متر پرداخت کرده‌اند، سرمایه‌گذاران را به صورت خودجوش به سمت خود جذب خواهند کرد و یا محصولاتشان به سرعت به فروش خواهد رسید. اگر شما نیز چنین دیدگاهی دارید، وقت آن رسیده که با این واقعیت کنار بیایید: در‌واقع علت پرداخت چنین هزینه هتگفتی، دسترسی به حجم عظیمی از سرمایه‌گذاران و مشتریان است و نه جذب آن‌ها! در نتیجه باید از این دریای پربار تا حد ممکن استفاده کنید. مثلا کارمندان خود را برای ارائه هرچه بهتر محصول یا خدماتتان متحد کرده و آموزش دهید، و یا به ایجاد یک طرح تشویقی بپردازید که مشتریان مناسب را به سمت خود جذب کند و ارائه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که افراد مناسبی را به غرفه شما جذب کند.

۲) نمایشگاه‌ها آن طور که از بیرون به نظر می‌رسند فریبنده نیستند!

ممکن است افراد کم‌تجربه یک نمایشگاه را با چنین فضایی مقایسه و تصور کنند: پرواز به سراسر شهر‌های خوش آب‌و‌هوای کشور، اقامت در هتل‌های ۵ ستاره و صرف وعده‌های غذایی بی‌نظیر و دسترسی به مدیران عالی رتبه سازمان‌های نامی و مشهور! اما زمانی که از داخل به قضیه نگاه می‌کنیم، مشاهده می‌کنیم که نمایشگاه‌ها آنطور هم که باید مسحور کننده نیستند. برگزاری نمایشگاه یک پروسه‌ی پر استرس است که تلاش فراوانی را می‌طلبد و قبل، در حین و حتی بعد از برگزاری آن همواره نکات دلهره‌آوری در کنار شما خواهد بود. ممکن است شما برای برگزاری یک نمایشگاه کوتاه مدت بیش‌از ماه‌ها زحمت بکشید و انرژی خود را صرف کنید. در عین حال اگر برگزاری نمایشگاه را با یک مسافرت مشابه بگیریم، باید به این نکته توجه کنیم که یک مسافرت ممکن است هیجان‌انگیز باشد، اما به دلیل این‌که شما مدام از خانه و خانواده خود دور می‌شوید، به سرعت برایتان عادی خواهد شد.

۳) اهداف برگزاری و شرکت در نمایشگاه را به خوبی روشن کنید

خیلی پیش‌تر از این‌که شما مسئولیت برگزاری نمایشگاه برای شرکت خود را به عهده بگیرید، احتمالا شرکت شما در نمایشگاه‌های مختلفی حضور یافته است. ولی آیا همه‌ی آن‌ها ارزش این‌کار را داشته‌اند؟ آیا این نمایشگاه‌ها به این دلیل انتخاب شده‌اند که بازار هدف شما در آنجاست؟ یا دلیل انتخاب آن صرفا حضور رقیبان شما در آن فضا است؟ اساس مشتریان شما از دموگراف‌های نمایشگاه‌هایی که در آن‌ها حضور داشته‌اید بیرون آمده‌اند؟ آیا اثرات بعضی از نمایشگاه‌ها در اثر پی‌گیری نکردن و کار نکردن روی ارائه‌های نمایشگاهی از بین رفته‌اند؟ آیا بازارهای جدیدی به وجود آمده‌اند که شما باید به فکر برگزاری نمایشگاه در آن‌ها باشید؟ کاملاً به شما بستگی دارد که سکون را بشکنید و حرکت‌های جدیدی خلق کنید.

۴) برگزاری نمایشگاه کاری بسیار پرهزینه‌تر از چیزی است که فکرش را می‌کنید و گاهی ممکن است ارزش این هزینه‌ها را نداشته باشد

جالب است که بدانید باید چه برای راه‌اندازی غرفه خود توسط شخص دیگری باید چقدر پول هزینه کنید، برای مثال این شخص باید چراغ‌های شما را وصل کند و یا علامت‌های معلق و تزئینات آن را آویزان کند، به خصوص اگر زمان برگزاری نمایشگاه در آخر هفته و روز تعطیل باشد. در بسیاری از موارد قوانین اتحادیه شما را مجبور می‌کند که به کارگران نمایشگاه پول دهید و زمانی که از آن‌ها تقاضای افزایش سرعت عمل داشته باشید، این دستمزد افزایش می‌یابد. شما می‌توانید با راحت‌تر کردن آماده‌سازی نمایش غرفه خود در نمایشگاه، یا تنظیم زمان‌بندی آماده‌سازی غرفه به طوری که تعرفه عادی کارگران حساب شود و یا با قرارداد بستن با پیمانکاران قابل اعتماد، دست‌مزد کارگران را به حداقل برسانید و از این لحاظ در هزینه‌ برگزاری نمایشگاه صرفه‌جویی کنید.

۵) عدم برنامه‌ریزی مناسب باعث از دست رفتن بودجه نمایشگاه شما خواهد شد

در هنگام برگزاری نمایشگاه شما نمی‌توانید به میزان زیادی برای آینده خود برنامه‌ریزی بکنید، به‌خصوص اگر نمایشگاه در خارج از کشور باشد. زیرا در این حالت بودجه شما با بهترین و کم خرج‌ترین سناریو مخارج برگزاری نمایشگاه تنظیم شده است که هیچ فرصت انعطاف‌پذیری برای انجام کارهای دیگر در آن بودجه وجود ندارد. خوشبختانه بعد از شرکت در چند نمایشگاه شما یاد خواهید گرفت واقعاً چه چیزهایی را باید سفارش دهید(فرش، چراغ‌ ها و…) و یا باید از تهیه چه چیزهایی صرف نظر کنید (برای مثال لوله‌کشی، علامت‌ها، امنیت و…). یک دفترچه یادداشت یا یک نرم‌افزار مدیریت زمان خوب به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین موارد ضروری مورد نیاز خود را علامت گذاری کنید.

۶) نظرات مختلف از افراد مختلف، بلای خانمان سوز!

در مورد طرح غرفه هرکسی نظری دارد، اما زمانی که نوبت به ارائه آن می‌رسد همه با سروصدا ایده‌ی خود را مطرح می‌کنند که این کار باعث دشوارتر شدن ساختن غرفه در زمان خود و با بودجه کم می‌شود. قسمت سخت‌تر مسئله به بعد از نمایش مربوط می‌شود، یعنی بدست‌آوردن و همکاری با همتایان مشابه برای اولین و بهترین شدن در نمایشگاه! زیرا به احتمال زیاد این امر دلیل اصلی شرکت شما در نمایشگاه را شامل می‌شود. بهتر است که به شریکان خود یادآوری کنید که اگر قادر به اثبات نتایج این نمایشگاه نباشید، سال بعد در نمایشگاه شرکت نخواهید کرد.

۷) ۱۰ دقیقه پایانی نمایشگاه، عجله، بی‌احتیاطی، فاجعه!

مسئول نمایشگاه با صدای بلندی که از بلندگوها می‌گوید:«وقت نمایشگاه به پایان رسیده است،  امیدواریم سال بعد هم شما را ببینیم» غرفه داران بی‌حوصله به محض شنیدن این پیام، همانند رانندگان ماشین‌های مسابقه‌ای رالی آماده ترک نمایشگاه می‌شوند و تلاش می‌کنند تا در مسابقه رسیدن به ایستگاه تاکسی، هتل، رستوران و یا پارکینگ پیروز میدان باشند. در همین حین است که ممکن است عجله کارگران و غرفه‌داران، باعث به وجود آمدن خسارات شدیدی به خود غرفه و محصولات آن شود. با تهیه‌کردن یک دکور مستحکم، یا یک بسته‌بندی مناسب و یا با یک گفت‌و‌گوی صریح با کارمندانتان قبل از پایان نمایشگاه، در مورد این بخش از کار احتیاط لازم را به خرج دهید. فراموش نکنید که یک اشتباه کوچک ممکن است باعث به وجود آمدن خسارات مالی فراوانی شود.

۸) باربری‌های پرهزینه

به عنوان یک غرفه‌دار کم تجربه یکی از بزرگترین اشتباهات شما این است که برای انتقال لوازم غرفه خود از محل باربری تا غرفه پول پرداخت می‌کنید. بحث عجیب‌تر، مبلغی است که باید برای این موضوع پرداخت کنید(که این هزینه تقریبا برابر با مبلغی که هنگام انتقال لوازم از یک سوی کشور به سوی دیگر باید پرداخت شود). تعرفه‌های باربری در سال‌های اخیر افزایشی صعودی داشته است. این خاطر است که بیشتر غرفه‌داران از لوازم و دکور سبک وزن مانند اسکای لاین استفاده می‌کنند. شرکت‌های باربری برای جلوگیری از ضرردهی و به دلیل وزن سبک لوازم، تعرفه‌های باربری را افزایش داده اند. اگر لوازم و دکور شما از نوع قدیمی و سنگین وزن است، مبلغ باربری شما چندین برابر خواهد شد.

۹) برای غرفه‌داران خیلی سخت است که در جایگاه اول نمایشگاه باشند

زندگی هر شخصی پر از مسیرهای خطرناک و چالش برانگیز است. برای مثال: یادگرفتن دوچرخه سواری، اولین روز مدرسه، درخواست دوستی برای ایجاد یک رابطه جدید و ده‌ها مورد دیگر. با این که همه‌ی این صحنه‌ها بر روی نوار فیلم‌ها به ثبت رسیده‌اند، اما همچنان هیچ فیلمی در مورد داستان حماسه‌ی اولین تجربه برگزاری نمایشگاه تولید نشده است! به نظرتان فیلم شما چگونه خواهد بود؟ ترسناک؟ کمدی؟ تراژدی؟ در هر صورت حتماً مقداری درام هم خواهد داشت. زیرا قطعا شما که به محض رو‌به‌رو شدن با افراد جدید و درخواست برقراری داد و ستد با شرکت شما، دچار نگرانی و استرس خواهید شد. به یاد داشته باشید که بازدیدکنندگان از غرفه شما درواقع  برای بازدید از این نمایشگاه هزینه پرداخت کرده‌اند و شاید به دنبال دست یافتن به راه‌حلی برای مشکل خود هستند و ممکن است محصولات شما این مشکل را حل کند. در نتیجه به شما توصیه می‌کنیم که فرآیند مذاکره خود را تمرین داده و بهبود ببخشید و با اعتماد ‌به‌ نفس کافی با افراد جدید صحبت کنید. در این صورت در اولین تجربه خود حس راحتی فراوانی خوتهید داشت.

۱۰) با وجود سختی زیاد حضور در نمایشگاه ها بسیار جذاب است

با وجود شرایطی از جمله کار سخت، ساعات کار طولانی و زمانی که دور از خانه سپری می‌شود، ممکن است بعضی از افراد بی‌صبرانه در انتظار بازگشت به خانه باشند. اما برای برخی دیگر، نمایشگاه‌ها به منزله یک فراخوانی هستند. این افراد عملکرد درخشانی دارند، مشتاق ارتباط مستقیم با مشتری هستند وبه رابطه‌هایی که از این طریق به دست می‌آیند علاقه دارند. آن‌ها از ایجاد یک برنامه بازاریابی موفق که بر اثر ارتباط مستقیم و یک به یک ساخته شده باشد، لذت می‌برند. در نتیجه هنگامی که در رسانه شدن مهارت می‌یابید و درآمد زیادی را از این طریق به شرکت خود به ارمغان می‌آورید، شرکت در نمایشگاه برایتان بسیار جذاب و اعتیادآور خواهد بود.