چگونه یک سالن همایش مناسب انتخاب کنیم؟
سازماندهی یک همایش موفق به موارد مهمی بستگی دارد، انتخاب سالن همایش یکی از تصمیم‌گیری‌های مهم در برگزاری رویداد است و تاثیر بزرگی در نتیجه‌ی آن دارد. مکانی که انتخاب می‌کنید، باید متناسب و سازگار با بسیاری از جنبه‌های برندینگ شما باشد، پس از آن نیز جنبه‌های دیگری مثل ظرفیت‌سالن، تعداد صندلی و سایر عوامل را باید در نظر گرفت. همه‌ی این موارد در شکل‌دهی تجربه‌ی شرکت‌کنندگان بسیار موثر است، بنابراین ما چک‌لیستی از عوامل موثر در برگزاری را معرفی می‌کنیم؛ با رعایت نکات زیر رویداد لذت‌بخشی برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم خواهید کرد. رعایت تمام این مسائل مستلزم مدیریت صحیح می‌باشد. با این حساب کار را از کجا باید شروع کنیم؟
موقعیت جغرافیایی سالن برگزاری همایش
اولین کاری که باید انجام دهید، این است که موقعیت جغرافیایی همایش خود را تعیین کنید. به یاد داشته باشید که برگزاری همایش در یک مکان نزدیک و مشهور همیشه بهترین نیست. شاید دور کردن مخاطبان شما از مکان‌های معمول کار و یا اقامت‌شان تاثیر بهتری در آن‌ها داشته باشد. بنابراین انتخاب یک مکان مناسب کاملا به رویداد شما و هدفی که دارید بستگی دارد.
مکان‌های دوردست: اگر شما بودجه مناسب دارید و می‌خواهید توجه مخاطبان‌تان را به‌طور کامل به مدت چند روز متمرکز خود کنید، مکان‌های دوردست مانند استراحتگاههای تفریحی عالی هستند اما برگزاری این رویدادها تنها در صورتی قابلیت اجرایی دارد که بودجه مناسبی در اختیار داشته باشید و به‌طور کلی این طرح به‌عنوان پاداش برای مشتران وفادار و کارمندان فروش میتواند عالی باشد.
مناطق شهری: اما برگردیم به فضاهای داخل شهر، انواع متنوعی از فضاهای سنتی و غیرسنتی به منظور برگزاری همایش ها برای بررسی وجود دارد. سالن و نمایشگاههای داخل هتل و سایر فضاهای اختصاصی که ارائه خدمت میکنند، باید همه‌ی مکان‌هایی مناسب را شناسایی کنید و هر کدام که سرویس قابل‌اعتمادتری دارد انتخاب کنید.
زمانی‌که همایش شما تعدادمخاطبان زیادی دارد و شما تصمیم گرفته‌اید مکانی در مناطق شهری انتخاب کنید؛ دسترسی و نحوه سرویس‌دهی محلی خوب بسیار ضروری می‌باشد. محلی که انتخاب میشود باید از نظر مکانی فاصله‌ی معقولی با فرودگاه و سایر ابزارهای حمل‌و نقل عمومی داشته باشد. نزدیکی و دسترسی کامل به آپشن‌های متنوع مهمان‌نوازی از جمله کافه ها، رستوران‌ها و هتل‌ها مزیت فوق‌العاده‌ای محسوب میشود. این موراد به شرکت‌کنندگان، اسپانسرها و مهمانان شما کمک خواهد کرد تا از زمان و هزینه‌های خود استفاده‌ی بهینه بکنند.
البته جنبه‌های منفی نیز در انتخاب مکان‌های مرکزی نیز وجود دارد. آن‌ها می‌توانند مخاطبانی را جذب کنند که تنها برای کنجکاوی محض در این رویدادها شرکت میکنند و به اندازهای که این رویداد میتواند برای مخاطبان جدی باارزش باشد برای این نوع مخاطبان مهم نمی‌باشد.
فضای داخلی محل برگزاری همایش باید چگونه باشد؟
آیا در انتخاب مکان برگزاری همایش تنها توجه به تعداد میهمانانی که انتظار می‌رود در رویداد حضور داشته باشند کافی است؟
اگر می‌خواهید در محل برگزاری همایش نکته‌ای را فراموش نکرده باشید، به یک ارزیابی واقعبینانه ای نیاز دارید تا بتوانید فضایی را در نظر بگیرید که میهمانان احساس راحتی در آن فضا داشته باشند. در انتخاب فضای مربوطه باید به نکاتی مانند تعداد و نوع چیدمان صندلی، دقت شنیداری و شبکه‌سازی‌های ارتباطی توجه کنید. همچنین باید به راحتی فیزیکی محل برگزاری رویداد نیز دقت کرد:
- آیا محل داخلی برگزاری همایش بسته به زمان برگزاری (نوع فصل) به اندازه کافی خنک یا گرم است؟
- دسترسی به این موقعیت برای همه امکان‌پذیر هست یا نه؟
- چه احساسی از لحاظ راحتی فیزیکی با بودن در مکان‌هایی همچون این مکان داشته‌اید؟
- آیا ظرفیت پارکینگ متناسب است و دسترسی افراد به درب‌ها و آسانسورها به طرز مناسب است؟
- آیا دسترسی برای افراد معلول وجود دارد؟
یک چک‌لیست برای همایش خود ایجاد کنید
زمانی که مکانی را انتخاب می‌کنید باید سعی کنید مکان مورد نظر از لحاظ ظرفیت و شخصیت با مولفه هایی که در ذهن دارید یکسان باشد. حال زمان آن است که با نگاه به محل برگزاری رویداد تمامی تجهیزات داخلی که لازم است در این مکان گنجانده شود و کارهایی که لازم است انجام شود به طور کلی برآورد شود، این لیست میتواند فهرستی طولانی از چیزهای کوچک باشد که ممکن است در حال حاضر در مکان مورد نظر نباشد و نیاز به میزان زیادی زمان و تلاش دارد تا به این مکان اضافه شود میزها، صندلی، صفحه‌نمایش، پروژکتور، نور، صدا، اینترنت پرسرعت، وایت بردهای هوشمند، کاغذ، قلم، تزیینات، بشقاب، فنجان و … این لیست تقریبا بی پایان است.
چک‌لیستی از تمام چیزهایی که احتمالن مهمانان‌تان در رویداد نیاز خواهند داشت، پیدا کنید و سپس با بررسی محیط موردنظر اطمینان حاصل کنید که آیا تمام نیازها در مکان موردنظر تامین خواهد شد یا نه؟ مخصوصا دسترسی به اینترنت پرسرعت را بررسی کنید، بدون اینترنت شرکت‌کنندگان شما نمی‌توانند هیچ کاری انجام دهند.
سالن همایش شما باید مطابق با پیام و برندینگ همایش شما باشد
هر مکانی اعم از مرکز کنوانسیون، اتاق جلسه، سمینار و یا انبار متروکه، در ذات خود دارای معانی و شخصیت متفاوتی است و باید در موقعیت مناسب خود مورد استفاده قرار گیرد.
معنا و هدف همایش شما باید از تمام کارها و فعالیت‌های‌تان نمایان شود، انتخاب یک مکان مناسب میتواند این جنبه‌ها را گسترش دهد. بنابراین انتخاب درست میتواند میزان موفقیت و رسیدن به هدف را افزایش دهد. آیا یک رویداد فوتبالی دارید؟ مکانی به شکل استادیوم انتخاب کنید و همه‌ی دکوراسیون خود را فوتبالی کنید.
آیا شما می‌خواهید با محصولاتی جدید و جذاب مخاطبان خود را هیجان‌زده کنید؟ بنابراین باید این موضوع را در جایی جدید با دکوراسیون نوآورانه انجام دهید. علاوه بر این لوگوی خود را در هر جایی که ممکن است جاسازی کنید.
امکانات فنی مکان برگزاری همایش
شاید شما تصور کنید با مواردی که در بالا گفته شد می‌توانید مکان موردنظر خود را پیدا کنید، اما باید به این نکته اشاره کنم که مهم‌ترین گزینه در انتخاب یک مکان خوب در نظر گرفتن امکانات فنی است. آیا شما به نورپردازی و صحنه‌های نمایش خاص نیازمندید؟ باید امکان‌پذیری چنین مواردی را کاملا بررسی کنید. در کنار این موارد پیش‌بینی هزینه‌های خود را فراموش نکنید.
اگر وسایل و مولفه‌های فیزیکی از جمله: سن یا صحنه (stage)، تریبون، صفحه نمایش، پروژکتور و غیره برای شما نیاز است. بررسی کنید چه تعداد از این امکانات را محل انتخاب شده میتواند برای همایش شما فراهم کند. در صورتی که مکان موردنظر چنین امکاناتی نداشت بررسی کنید و ببینید که آیا می‌توانید لوازم موردنظر را به محل موردنظر جابه‌جا کنید؟
تمامی امکاناتی که برای یک همایش فراهم می‌کنید اعم از چیزاهایی که به طور سفارشی برای رویداد مورد نظر سفارشی میدهید و یا کرایه می‌کنید باید از لحاظ فیزیکی برای سالن همایش شما مناسب باشد. این بدین معنا نیست که تنها از لحاظ حجم و ابعاد مناسب باشد بلکه باید هنگام جابه‌جایی تجهیزات در این مکان و استفاده از در و آسانسور دچار مشکل نشویم. شاید مضحک به نظر بیاید اما بسیاری از افراد در نظر گرفتن چنین مواردی را فراموش میکنند و روز برگزاری با مشکلات بزرگی مواجه می‌شوند.
در ویدیوی زیر نحوه‌ی آماده‌سازی مکان رویداد گالا را نشان می‌دهد. این مکان با جاسازی صفحه‌ی نمایش ۳۶۰ درجه‌ی استوانه‌ای تجربه‌ای متفاوت را برای شرکت‌کنندگان خلق کرد.
در نهایت این‌که سعی کنید هزینه‌ی موارد مختلف را در قرارداد ذکر کنید، به عنوان مثال شما باید از صاحب مکان در مورد هزینه‌ی پارکینگ سوال کنید، آیا پارکینگ به صورت رایگان در اختیار شما قرار خواهد گرفت یا نه؟ همان‌طور که در قسمت امکانات فنی توضیح دادیم، آیا تجهیزات صوتی آن مکان مناسب رویداد شما است؟ آیا شما مسئول هزینه‌های مرتبط با مجوز برای رویداد، بیمه و غیره هستید یا نه؟
