برای برگزاری یک رویداد خیریه از کجا باید شروع کرد؟
یک موسسه‌ی خیریه با برگزاری رویدادهای مختلف، می‌تواند پیام خود را به گوش تعداد قابل توجهی از افراد مختلف برساند. علاوه بر آن، با برگزاری رویداد خیریه می‌توان حمایت‌های مالی و معنوی را با سهولت بیشتری جذب کرد. برگزاری رویدادهای خیریه مانند نمایشگاه‌ها، بازارچه‌ها و گردهمایی‌ها، تبعات سودمندی در سطح جامعه در پی دارد. با توجه به این موضوع، قصد داریم در این مقاله به شرح مراحلی بپردازیم که فرد یا تیم اجرایی یک رویداد خیریه، باید در ابتدایی‌ترین مراحل برنامه‌ریزی آن رویداد، مد نظر داشته باشد.
هدف از برگزاری رویداد خیریه را مشخص کنید
ممکن است موسسه‌ی خیریه‌ی شما مدت زیادی به فعالیت‌های نیکوکارانه مشغول بوده و حالا تصمیم دارید یک رویداد خیریه برگزار کنید. بهتر است پیش از هر چیز، یک هدف مشخص تعیین کنید؛ آیا به دنبال جذب حمایت‌های مالی برای کلید زدن پروژه‌ی جدیدتان هستید؟ یا می‌خواهید افراد بیشتری با موسسه‌ی شما و فعالیت‌های آن آشنا شوند؟ آیا به عنوان یک فرد می خواهید در این زمینه فعالیت کنید؟ هدف شخصی شما از این کار چیست؟
برای هر کدام از این اهداف، سازوکار متفاوتی را باید در نظر بگیرید. این، «هدف» برگزاری هر رویداد است که جزییات برنامه را مشخص خواهد کرد.
بودجه‌ی برگزاری رویداد را مشخص کنید
پس از این که هدف از برگزاری رویداد خیریه مشخص شد، باید تصمیم بگیرید تا چه حد مایل هستید برای این رویداد خاص هزینه کنید. طبیعی است که هر چه قدرت مانور مالی بالاتر باشد، می‌توان انتظار داشت که رویداد بی نقص‌تری برگزار شود؛ اما نکته‌ی مهم این جاست که باید از ریخت و پاش‌های بی دلیل جلوگیری کرد و به کیفیت توجه بیشتری کرد. بخش اندکی از بودجه را نیز برای موارد پیش بینی نشده کنار بگذارید.
در راستای مدیریت هزینه، باید به فکر استفاده‌ی بهینه از همه‌ی منابع در دسترس یا احتمالی باشید. برای نمونه، برای انتخاب تیم برگزاری رویداد از افرادی که علاقه به کارهای داوطلبانه دارند دعوت کنید. اگر فضایی مناسب برای برگزاری رویداد در موسسه‌ی خیریه‌ی خود ندارید، می‌توانید از دیگر فعالان این حوزه درخواست همکاری کنید. اگر در صدد برگزاری نمایشگاه و بازارچه‌ی خیریه هستید، می‌توانید بسیاری از امکانات آن را با تخفیف و یا قیمت خیلی کم برای افراد در نظر بگیرید.
تمام رویدادهای خیریه ایوند را مشاهده کنید
برنامه‌ریزی دقیق کنید
شما می‌توانید به همراه داوطلبان اجرای رویدادتان، برای برنامه‌ریزی جزییات دست به کار شوید. در این راه می‌توانید از تکنیک‌های مختلفی مانند طوفان فکری استفاده کنید؛ برنامه‌ی زمانی اجرا را شرح دهید و معرفی مناسب میزبان‌ها یا حامیان را در نظر بگیرید. در مورد جزییات مربوط به پذیرایی و تزیینات ظاهری نیز همفکری کنید.
واضح است که بسیاری از جزییات برنامه‌ریزی، به مخاطبان رویدادتان بستگی دارد. مخاطبان هدف رویدادتان را به طرز دقیقی توصیف کنید؛ آن‌ها در کلی‌ترین دسته‌بندی، می‌توانند عموم افراد باشند یا افرادی که از شرکت‌های دیگر دعوت کرده‌اید.
رویدادهای خیریه عمومی مانند نمایشگاه‌هایی است که با هدف نمایش آثار و محصولات افراد تحت پوشش موسسه‌ی خیریه برگزار می‌شوند. رویدادهای خیریه خصوصی مانند رویدادهایی است که با هدف جذب حمایت مالی شرکت‌ها یا خیرین برگزار می‌شوند. این دسته از رویدادها همچنین می‌توانند با حضور جامعه‌ی هدفی که به آن‌ها خدمت‌رسانی می‌کنید (دورهمی افراد تحت پوشش موسسه‌تان) برگزار شوند.
و در نهایت…
مواردی که در این مقاله و مقاله‌های پیشین به آن‌ها اشاره شده، قدم‌های اولیه برای شروع است. اگر در نظر دارید طی چند ماه آینده، رویدادی با محوریت امور خیر برگزار کنید، خوب است که از همین حالا دست به کار شوید؛ پس از مشخص کردن هدف و بودجه، برنامه‌ریزی دقیق کنید. برای این کار لازم است فضایی برای معرفی و اطلاع‌رسانی رویداد خیریه خود در نظر بگیرید. می‌توانید صفحه‌ی رویداد اختصاصی خود را در وب‌سایت ایوند داشته باشید و شروع کنید:
در مقاله‌ی بعدی در مورد ملاحظاتی می‌نویسیم که باید پیش و پس از برگزاری رویداد خیریه، در نظر داشته باشید. اگر در زمینه‌ی برگزاری رویدادهای خیریه تجربه دارید، لطفا در قسمت دیدگاه‌ها، با ما و خوانندگان بلاگ به اشتراک بگذارید.
