چگونه میزبان یک رویداد برای کسب‌وکار کوچک خود باشیم؟
بسیاری از افرادی که کسب‌وکار های کوچکی دارند و درصدد توسعه‌ی آن هستند، مایلند تا رویداد کوچکی برای این کار برگزار کنند اما نمی‌‌دانند باید از کجا شروع کنند. برگزاری رویداد می‌تواند یک ایده‌ی فوق‌العاده برای آن‌هایی باشد که می‌خواهند فورا اسم‌شان بر سر زبان‌ها جاری شود.
بسیاری از افرادی که کسب‌وکار های کوچکی دارند و درصدد توسعه‌ی آن هستند، مایلند تا رویداد کوچکی برای این کار برگزار کنند اما نمی‌‌دانند باید از کجا شروع کنند. برگزاری رویداد می‌تواند یک ایده‌ی فوق‌العاده برای آن‌هایی باشد که می‌خواهند فورا اسم‌شان بر سر زبان‌ها جاری شود. اگر شما برای انجام این‌کار هیجان‌زده هستید و اما نمی‌دانید چه کارهای باید انجام دهید؟ ما به شما برای شروع راه‌حل‌هایی نشان می‌دهیم. در ادامه می‌توانید یک برنامه‌ی موثر برای طراحی رویدادها را ببینید و با کسب‌وکار های کوچکی که رویدادهای بزرگی برگزار کرده‌اند آشنا شوید.
آن‌طور که به نظر می‌رسد، برگزاری یک رویداد به هیچ‌وجه کار ساده‌ای نیست اما در عین حال نتایج فوق‌العاده‌ای برای کسب‌وکارها به بار می‌آورد، در نتیجه آن‌ها این سختی‌ها را قبول می‌کنند.
گام اول: مشتریان هدف خود را تعریف کنید
اولین کاری که شما می‌بایست به صورت صحیح دنبال کنید، پیدا کردن مشتریان هدف‌تان است. به عنوان مثال، اگر شما صاحب یک بوتیک مد هستید، شاید زنان ۱۶ تا ۳۰ سال بهترین مخاطب برای شما باشند. پیدا کردن مخاطبان هدف کاملا به کسب‌وکار شما بستگی دارد اما به عنوان یک راهنمایی کوچک این سوالات را از خودتان بپرسید؟ مخاطبان در چه رده‌ی سنی هستند؟ جنسیت آن‌ها چیست؟ سطح درآمدشان چقدر است؟ سطح تحصیلات، وضعیت تاهل، شغل، پس‌زمینه‌های قومیتی آن‌ها چیست و زمانی‌که مخاطبان هدف خود را یافتید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- زمان مناسب رویداد برای آن‌ها چه زمانیست؟ (برای ناهار، بعد از کار، تعطیلات آخر هفته و …)
- چه چیز جذب کننده‌ای می‌توانیم برای آن‌ها فراهم کنیم؟ (هدیه رایگان، سلبریتی مشهور و …)
- چه محیطی برای آن‌ها فراهم کنیم؟ (برای پذیرایی چه چیزهایی فراهم کنیم؟ رویداد VIP؟ و …)
- برای شرکت‌کنندگان چه ارزش‌هایی فراهم کنیم؟
7 for All Mankind نام یک برند مشهور در زمینه‌ی مد و پوشاک(لباس‌های جین) در نیویورک است. این برند شروع به برگزاری رویدادی به اسم “7After7” کرد، رویدادی که پس از ساعت ۷ شب شروع می‌شود. در این رویداد پراستقبال آن‌ها وبلاگ‌نویس مد مشهور و دوست‌داشتنی‌شان حضور پیدا کرده و این باعث می‌شود خوانندگان وفادار او حتما به این رویداد مراجعه کنند؛ علاوه بر این هدیه‌‌ای همراه با خرید و هم‌چنین تخفیف به افراد داده می‌شود. همه‌ی این‌ها در کنار محیط سرگرم‌کننده‌ای که برای شرکت‌کنندگان ساخته شده تجربه‌ی خرید منحصربه‌فردی می‌سازد.
گام دوم: یک هدف برای رویداد خود تنظیم کنید
با برگزاری یک رویداد شما می‌خواهید به چه نتیجه‌ای برسید؟ آیا فقط می‌خواهید برخی از مشتریان جدید با کسب‌وکار شما آشنا شوند؟ آیا می‌خواهید پوشش‌های خبری داشته باشید؟ محصولات جدید خود را به معرض نمایش بگذارید یا … . به روشنی هدف خود را انتخاب کنید، هر چیزی که پیچیده باشد شما را سردرگم خواهد کرد. اگر بتوانید هدف روشن و صریحی انتخاب کنید، به راحتی می‌توانید مسائل پیش‌آمده را حل کنید. زمانی‌که هدف‌های خود را تنظیم می‌کنید موارد زیر را در نظر داشته باشید:
- آیا هدف‌های من واقع‌بینانه هستند؟(با افرادی مشورت کنید و نظراشان را بپرسید)
- آیا ظرفیت رسیدن به این هدف را داریم؟(فضای فیزیکی، پهنای باند، منابع مالی و غیره)
- چه کسانی می‌توانند برای رسیدن به هدف به ما کمک کنند؟ (همکاری)
به عنوان مثال وبینار EnMast را در نظر بگیرید، هدف آن‌ها ارائه‌ی ارزش بیشتر به مشتریان‌شان و افزایش وفاداری آنهاست. بنابراین وبینارهای تخصصی به صورت رایگان برگزار می‌کنند. این وبینار علاوه بر این‌که وفاداری مشتریان قدیمی را افزایش خواهد داد، منجر به کانکشن‌های جدید برای آن‌ها خواهد شد. بنابراین این رویداد ویژگی برد-برد برای آن‌ها و مشتریان‌شان خواهد داشت.
گام سوم: برای تدارکات برنامه‌ریزی کنید
تدارکات همه‌ی کارهایی است که برای آماده‌سازی باید انجام دهید. برای رسیدگی به این موضوع زوایای گوناگونی وجود دارد. شما باید همه‌ی موارد را چک کنید تا مشکلی وجود نداشته باشد. بسیاری از برگزارکنندگان رویداد می‌گویند حتی وقتی تمام موارد را بررسی کردید باز هم با مشکلاتی مواجه می‌شوید. بنابراین سعی کنید به موارد زیر توجه کنید تا تلاش‌های‌تان به هدر نرود.
- آیا به بیمه نیازی دارید؟
- بودجه‌ی رویداد و تعداد شرکت‌کنندگان شما چقدر است؟
- برای بازاریابی رویداد چه ترفندهایی اندیشیده‌اید؟
- برای موادغذایی، نوشیدنی، سرگرمی چه کارهایی انجام خواهید داد؟
- چگونه اطلاعات شرکت‌کنندگان خود را جمع‌آوری خواهید کرد؟
- به چه صورتی نظرات شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری خواهید کرد؟
- برای افزایش شبکه‌سازی میان شرکت‌کنندگان چه کارهایی انجام خواهید داد؟
به عنوان مثال دو برند BAM Marketing و 93.7 The Bull شروع به همکاری برای برگزاری یک رویداد خیریه کردند. این دو برند تمام سرمایه‌ی برگزاری را در کنار هم قرار دادند و رویداد سرگرم‌کننده‌ای شامل پذیرایی فوق‌العاده، موسیقی، تئاتر و غیره برگزار کردند تا شرکت‌کنندگان تجربه‌ی خوبی داشته باشند. شرکت‌کنندگان نیز سرگرم شدند، با دو برند فوق بیشتر آشنا شدند، در رویداد خیرخواهانه‌ای که درآمدش مختص یک موسسه خیریه درمانی بود شرکت کردند و احساس خوبی کسب کردند.
گام چهارم: شروع به ترویج رویداد خود بکنید
حتما تاکنون باید صفحه‌ی وب‌سایتی برای خود تدارک دیده باشید! این‌که یک صفحه را به معرفی این رویداد بگذارید ایده‌ی بدی نیست، ولی شما باید فراتر از این‌ها بروید. قبل از این‌که به غریبه‌ها رویداد خود را معرفی کنید، مطمئن شوید که یک لیست از مشتریان فعلی داشته باشید و ابتدا آن‌ها را در جریان این رویداد بگذارید. برای ترویج رویداد موارد زیر را در نظر بگیرید:
- مشتریان فعلی خود را حتما آگاه کنید (از طریق ایمیل، اس‌ام‌اس، شبکه‌های اجتماعی و …)
- مردمی را که از طریق رویدادها و کنفرانس‌های دیگر ملاقات کرده‌اید
- دیگر کسب‌وکارها و افرادی که مخاطبان مشابهی دارند
- تاثیرگذاران صنعت‌تان که ممکن است مهمان شما باشند و یا به عنوان شرکت‌کننده حضور پیدا کنند.
- از ابزارهای مدیریتی رویداد استفاده کنید تا رویداد خود را هر چه بیشتر معرفی کنید.
هنگامی‌که به ترویج رویداد خود می‌پردازید، می‌توانید از تاثیرگذاران برای افزایش به اشتراک‌گذاری رویداد کمک بگیرید؛ اما قبل از همه مطمئن شوید که چیزی ارزشمند برای ارائه کردن دارید.
گام پنجم: نقد و بررسی و پیگیری
پس از این‌که رویداد شما به پایان رسید، زمانی را به بررسی و تامل در مورد آن‌چه که اتفاق افتاد بگذارید. برای رویدادهای بعدی هیچ کاری به این اندازه موثر نخواهد بود. مطمئنا اطلاعات ارزشمندی از شرکت‌کنندگان‌تان در رویداد جمع‌آوری کرده‌اید. اگر شما آدرس ایمیل آن‌ها را دارید، بسیار کار خوبی است که ایمیلی به آن‌ها ارسال کنید و یک تشکر ساده به همراه یک بررسی کوچک از رویداد بفرستید.
هنگام بررسی موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا به خوبی توانستید رویداد خود را ترویج کنید؟
- آیا به هدف خود رسیدید؟ به عنوان مثال آیا مشتریان و یا فروش شما افزایش یافت؟
- آیا بودجه‌بندی شما صحیح بود؟
- آیا به همان اندازه که فکر می‌کردید توانستید رویداد باارزشی برگزار کنید؟
- در نظرسنجی‌ها چه چیزهایی بیان شده است؟
- آیا از محیط و سایر تدارکات شما صحیح بود؟
- مخاطبان شما تا چه به مخاطبان هدفی که تعیین کرده بودید نزدیک بودند؟
در نهایت، میزبانی یک رویداد کسب‌وکاری کوچک می‌تواند یک تجربه‌ی یادگیری بزرگ باشد. نه تنها، شما به این وسیله خواهید توانست در مورد کسب‌وکار خود دانش بیشتری کسب کنید، بلکه باعث می‌شود مشتریان خود را بشناسید و در مورد آن‌ها بیشتر بدانید.
به خاطر داشته باشید که هر رویدادی دارای جوانب مثبت و منفی است، همیشه فراز و نشیب وجود خواهد داشت. اما با برنامه‌ریزی مناسب، یک هدف صریح و همکاری می‌توانید به سرعت کسب‌وکار خود را توسعه دهید.
