رویدادهای سرگرمی و برنامه‌ریزی اثربخش برای برگزاری آن‌ها
رویدادهای سرگرمی، رویدادهایی هستند که ماهیت سرگرم‌کننده و تفریحی دارند و گاهی مفاهیم آموزشی را هم شامل می‌شوند. این رویدادها از کتاب‌خوانی‌های گروهی و بازی‌های دسته‌جمعی تا جشنواره‌های سرگرم‌کننده و مسابقات رایانه‌ای را در بر می‌گیرند. رویدادهای سرگرمی، محیطی را فراهم می کنند که در آن، افراد در عین تفریح و گفتگو با دیگران، خود را به چالش بکشند.
چه برگزارکننده‌ی رویدادهای سرگرمی باشید و چه شرکت‌کننده، با حضور در این دورهمی‌های سرگرم‌کننده، می‌توانید دوستان خوبی پیدا کنید که علایق مشترکی با شما دارند. برای برنامه‌ریزی موفق رویدادهای سرگرمی، چند پیشنهاد مفید برای شما داریم:
شناسایی مخاطبان هدف رویداد
پیش از هر کاری، افرادی که حاضر هستند به رویداد شما بیایند یا از قبل با رویداد شما آشنایی دارند را شناسایی کنید. در واقع، همه‌ی جزییات رویداد شما بر مبنای مخاطبان هدف شما پیش می‌رود؛ جزییاتی مانند ساختار برگزاری رویداد، محتوا، محل برگزاری رویداد و حتی قیمت‌گذاری و اهداف مالی برگزاری رویداد.
اگر شما تا به حال رویداد سرگرمی برگزار نکرده‌اید و دوست دارید در این زمینه قدم بردارید، می‌توانید ابتدا با رویدادهای کم‌جمعیت (۱۰ تا ۱۵ نفره) شروع کنید. تبلیغات دهان به دهان، کم کم باعث می‌شود شناخته‌شده شوید و افراد علاقه‌مند را جذب کنید.
از آن‌جا که رویدادهای سرگرمی معمولا به صورت غیررسمی و دوستانه برگزار می‌شوند، نحوه‌ی چینش صندلی‌ها و همچنین انتخاب تم رنگی برای رویداد نیز از موارد مهمی هستند که بهتر است متناسب با نوع مخاطب هدف‌تان در نظر گرفته شوند.
برنامه‌ریزی مشخص برای رویدادهای سرگرمی
برنامه‌ریزی یک رویداد سرگرم‌کننده که از ابتدا رویه‌های آن مشخص نباشد، کمی مبهم به نظر می‌رسد. انواع مختلفی از رویدادهای سرگرمی وجود دارند و درک هدف رویدادتان منجر به تسهیل برگزاری آن می‌شود. به طور قطع، برگزاری رویدادهای سرگرمی، خیلی جذاب به نظر می‌رسد ولی چیزی که مهم است، مهارت شما در شناسایی و تعیین اهداف برگزاری آن است.
ماهیت تفریح‌گونه‌ی رویدادهای سرگرمی ممکن است باعث شود که شما ناخواسته، جدیت لازم را به خرج ندهید و سخت نگیرید. درست است که باید در برخی موارد، انعطاف‌پذیر عمل کنید، اما اگر بدون برنامه پیش بروید، رویداد شما در عین برگزار شدن و حتی هزینه‌بر بودن، تاثیر لازم را روی مخاطبان نمی‌گذارد و شما به زودی فراموش خواهید شد.
بنابراین، لیستی تهیه کنید و در آن، همه‌ی جزییات -از نور و تهویه تا پذیرایی و دسترس‌پذیری محل برگزاری رویداد- را در نظر بگیرید؛ زیرا مخاطب شما، هر اتفاقی که در حین برگزاری رویدادتان بیافتد را به شما و برندتان ارتباط می‌دهد.
انتخاب شخص مناسب برای برگزاری رویداد
شخصی که قرار است رویداد را برگزار کند، با دقت انتخاب کنید. این فرد و نحوه‌ی رفتار و عملکرد او بر موفقیت رویداد شما تاثیر بسیاری می‌گذارد. فرض کنید در صدد برگزاری یک رویداد نمایشنامه‌خوانی هستید؛ مخاطبان علاقه‌مند را به درستی شناسایی کرده‌اید و به صورت هدفمند برنامه‌ریزی کرده‌اید، اما فردی که قرار است نمایشنامه‌خوانی کند، فرد ماهر یا علاقه‌مند به این حوزه نیست! می‌توانید تصور کنید که تمام تلاش‌های شما هدر می‌رود و در ایجاد تجربه‌ی رضایت‌بخش برای مخاطب خود ناکام خواهید ماند.
از طرف دیگر، فرض کنید فرد میزبان، شناخته شده و متخصص در حوزه‌ی مورد نظر باشد. این فرد می‌تواند از تاثیر خود در شبکه‌های اجتماعی استفاده کند و افراد بیشتری را به رویدادهای سرگرمی دعوت کند. یا به عنوان نمونه، تصور کنید میزبان دورهمی بازی‌های فکری، فردی باشد که در این حوزه خبره محسوب می‌شود و در جریان روندهای بازی‌های گوناگون نیز هست. او می‌تواند حضوری مفید در کنار مخاطبان داشته باشد و با آن‌ها گفت‌و‌گو کند، که این امر منجر به شکل‌گیری تجربه‌ی رضایت‌بخش برای مخاطب رویداد می‌شود.
شناسایی مشکلات احتمالی
پیش آمدن مشکلات در حین رویداد، گریزناپذیر است و نباید شما را دستپاچه کند. بهتر است از قبل از برگزاری رویداد، به مشکلات احتمالی فکر کنید و راهکارهایی برای مدیریت آن‌ها بیاندیشید. دیر آمدن شرکت‌کنندگان و به تبع آن، دیر شروع شدن برنامه‌ی رویداد، مشکلات مربوط به امکانات فیزیکی مانند نور، تهویه، صدا و مانند این‌ها، می‌توانند رخ بدهند. شما با پیش‌بینی مناسب راهکارهای احتمالی به هنگام مواجهه با این مسائل، بهتر قادر خواهید بود که انسجام رویداد خود را حفظ کنید.
به عنوان نمونه، یکی از راهکارهای پیشنهادی برای مدیریت زمان رویداد، این است که شما از قبل به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید که راس زمان مشخص شده، در مکان برگزاری رویداد حضور پیدا کنند. ارسال اس‌ام‌اس رایگان ِ «یادآوری»، یکی از امکاناتی است که «ایوند» در پنل مدیریت رویدادتان در اختیار شما می‌گذارد.
درست است که شرکت‌کنندگان رویدادتان مهم‌ترین بخش رویداد شما هستند، ولی این که تمام جوانب رویداد شما کاملا وابسته به حضور تک تک آن‌ها باشد، می‌تواند موجب تغییرات نامطلوبی در برنامه‌ی زمانی شما شود. تصور کنید در رویدادهایی مانند کتاب‌خوانی و نمایشنامه‌خوانی یا بازی‌های گروهی مانند بازی‌های رومیزی، افراد در زمان‌های متفاوت حضور پیدا کنند؛ این برنامه‌ی رویداد شماست که به طور نامطلوبی اجرا می‌شود و در نهایت ممکن است خود شما یا شرکت‌کنندگان، تجربه‌ی رضایت‌بخشی از رویداد نداشته باشید.
سخن آخر
رویدادهای حوزه‌ی سرگرمی به واسطه‌ی ماهیت سرگرم‌کننده و تفریحی خود، محبوب هستند و افراد زیادی دوست دارند در اوقات فراغت خود، در این رویدادها شرکت کنند. این موضوع نباید شما را از این نکته غافل کند که همه ی رویداد سرگرمی، تفریح و خنده نیست. از رویداد خود لذت ببرید ولی این تجربه‌ی خوب را با برنامه‌ریزی مناسب، بهبود ببخشید. به عنوان آخرین نکته، به یاد داشته باشید، چرخه‌ی بهبود مستمر رویدادهای شما، با «بازخورد» تکمیل می‌شود. نظر شرکت‌کنندگان رویدادتان را جویا شوید تا بتوانید نقص‌ها را رفع کنید و برای رویدادهای بعدی، بهتر ظاهر شوید.
همین حالا می‌توانید رویداد خود در حوزه‌ی سرگرمی را ایجاد کنید و اطلاع‌رسانی به مخاطبان خود را آغاز کنید!
نظرات بازدیدکنندگان
نکات تکراری بود ی چیز جدید بگین این چیزها رو همه دیگه می فهمند البته برای زحمتی که کشیدید تشکر می کنم
خیلی عالی بود
واقعا اون قسمت که نوشتید فرد مناسب رو انتخاب کنیم خیلی موثره به نظر بنده. برنامه هایی که خودم رفتم دیدم فردی اومده حرف میزنه که علاقمند نیست و هیچ انگیزه ای به آدم نمیده اینطوری. اون شخص باید خودش هم علاقمند باشه تا بتونه ما رو هم علاقمند کنه.