۹ گام برای افزایش بهره‌وری داوطلبان همکاری در تیم برگزاری رویداد
اگر بخواهیم رو راست باشیم، هیچ شخصی به تنهایی نمی‌تواند رویداد خوبی برگزار کند. بنابراین شما به عنوان یک برگزارکننده نیاز دارید از کمک‌های افراد مختلف استفاده کنید. اما ممکن است بودجه‌ی شما بسیار کم باشد و نتوانید فریلنسرهایی را استخدام کنید تا به شما کمک کنند. بنابراین تنها راه شما این است که داوطلبانی را که دوست دارند در برگزاری رویداد به شما کمک کنند پیدا کنید.
پیدا کردن داوطلبانی برای تیم برگزاری رویداد که برای کمک‌های خود از شما پولی دریافت نکنند سخت است، به همین دلیل ما لیستی از راهنمایی‌ها ارائه خواهیم کرد که به شما کمک خواهند کرد تیم داوطلبان خود را به آسانی پیدا و مدیریت کنید.
١) برگزاری ملاقات‌های یک نفره با داوطلبان بالقوه‌ی رویداد
در صورت امکان تنها به ارائه‌ی اطلاعیه اکتفا نکنید، بسیاری از افراد ممکن است ایمیل شما را نادیده بگیرند. موسسه‌ی IEEE توصیه می‌کند برای دستیابی به نتایج مطلوب با مردم به صورت شخصی ارتباط برقرار کنید. مجموعه‌ای از مهارت‌ها که برای رویداد شما مورد نیاز هست را توضیح دهید و سپس مواردی را که منجر به برتری داوطلبان میشود بیان کنید. در حالی‌که مسئولیت‌های داوطلبان را اعلام می‌کنید، هم‌چنین اشاره‌ای به مزایای بودن افراد در رویداد داشته باشید. بعد از این‌که پیشنهاد همکاری را ارائه کردید نتیجه را پیگیری کنید و شرح مفصل‌تری از نقش داوطلب همراه با جزئیات ارائه کنید.
۲) انگیزههای داوطلبان خود را بشناسید و مشوق‌هایی مطابق با آن ارائه دهید
حتی سخاوتمندانه‌ترین افراد نیز برای داوطلب شدن در یک کار به دنبال مزیت‌هایی هستند. به عنوان مثال بسیاری از دانشجویان ممکن است برای ساخت رزومه این کار را انجام دهند، برخی ممکن است خواستار یادگیری مهارت‌های جدید، ایجاد ارتباطات و یا ویژگی‌های دیگر باشند.
اگر یک داوطلب از مزایایی که به دست می‌آورد ناراضی باشد، احتمالا کارش را به خوبی انجام نخواهد داد. بنابراین شما باید مزایایی که داوطلبان‌تان انتظار دارند را کشف کرده و سپس آنها را برای‌شان مهیا کنید. موسسه IEEE توصیه می‌کند به‌منظور آگاهی از انگیزههای داوطلبان یک نظرسنجی به راه بیندازید و انتظارت‌شان را کشف کنید.
زمانی که انگیزههای داوطلبان خود را شناختید، با آنها در این مورد حرف بزنید، سپس وقت خود را در اختیار آنها بگذارید و پیشنهاداتی را که می‌تواند مشوق آنها برای رسیدن به انگیزه‌های‌شان باشد مطرح کنید.
۳) راه ارتباطی مناسب با داوطلبان خود را پیدا کنید
رویداد شما می‌تواند با موفقیت اجرا شود اگر همه‌ی داوطلبان در یک مسیر حرکت کنند، نحوه‌ی ارتباط داوطلبان با هم از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. با داوطلبان خود در مورد این‌که کدام راه ارتباطی را دوست دارند؛ ایمیل و یا تماس تلفنی بحث کنید. یا شاید به این نتیجه رسیدید که ابزارهای مسنجر مانند تلگرام و یا فیسبوک برای تیم شما مناسب‌تر است. بسیاری از شرکت‌ها از trello که ابزار مدیریت پروژه‌ها است و به کاربران اجازه‌ی سازماندهی وظایف را می‌دهد استفاده می‌کنند. ترلو مزیت‌های بسیاری بر سایر ابزارها دارد، آن به شما اجازه می‌دهد میزان پیشرفت کار داوطلبان را ببینید و بسیار نظام‌مند حرکت کنید. یک ابزار ارتباطی خوب باعث میشود داوطلبان شما به طور موثر کار کنند و به هدف رویداد نزدیک‌تر شوید.
۴) انتظارات‌تان را به وضوح بیان کنید
بزرگ‌ترین مشکلی که بسیاری از برگزارکننده‌ها با آن مواجه می‌شوند این است که آنها نمی‌توانند داوطلبان خود را حفظ کنند، در بسیاری از موارد آنها به دلیل برآورده نشدن انتظارت‌شان داوطلبان را از دست می‌دهند. به عبارت دیگر بسیاری از داوطلبان معمولا از وظایف خود آگاه نیستند. برای جلوگیری از سو تفاهم‌های احتمالی، همان ابتدا به وضوح مسئولیت‌ها، اهداف و مقصد را برای داوطلبان مشخص کنید.
یک راه دیگر برای ایجاد اطمینان دو طرفه این است که در شروع ارتباط ایمیل یا پیامی مبنی بر تشکر از حضور داوطلبان همراه با توصیف اهداف و شرح وظایف ارائه شود.
۵) تعیین ضرب‌الاجل‌های روشن و معقول
این موضوع باید همراه با شرح شغل به طور مفصل شرح داده شود، مردم میخواهند بدانند علاوه بر آن‌که چه کارهایی انجام خواهند داد و چه مقدار زمان برای آن صرف خواهند کرد. در نظر بگیرید چه مدت زمان برای انجام پروژه های خاص زمان لازم دارید، بسته به تعداد داوطلبان این زمان متفاوت خواهد بود. با شناخت خوب از رویداد و هم‌چنین داوطلبان مهلت معقول را به آنها تخمین بزنید. با تعیین کارها و زمانی که باید تحویل داده شوند همه‌ی کارها به خوبی پیش خواهند رفت.
۶) به داوطلبان خود تمام چیزهایی را که برای موفقیت نیاز دارند ارائه کنید
پس از توضیحات و شرح مفضل جزییات کار و تخمیین مدت زمان لازم، باید تمام مهارت‌های لازم برای انجام کار در نظر گرفته شود، چه مهارت‌ها و منابعی می‌تواند به اجرای هر چه بهتر رویداد کمک کند.
قبل از برگزاری رویداد منابعی را فراهم کنید تا اگر سوالی در مورد نحوه برگزاری و یا شرح رویداد بود با هم در میان بگذارید. همانطور که قبلا اشاره شد بستر چت گروهی می‌تواند محل مناسبی برای طرح سوالات مختلف درباره رویداد مورد نظر باشد.
۷) به داوطلبان خود فیدبک یا بازخورد ارائه کنید
بسیاری از شرکت‌هایی که با داوطلبان در ارتباط هستند و با آنها همکاری می‌کنند گاهی از انتقاد دوری می‌کنند چرا که انتقاد را نوعی ناسپاسی می‌پندارند. به‌خاطر داشته باشید که همانند هر کار حرفهای دیگر داوطلبان میخواهند بدانند چگونه کاری را انجام دادهاند یعنی فیدبک مناسب را دریافت کنند.
چاریتی ویلیج تاکید می‌کند که فیدبک و بازخورد مناسب می‌تواند یک گام کلیدی برای دستیابی به حمایت موثر از سوی داوطلب باشد و این می‌تواند فرصتی باشد که داوطلبان بتوانند نقاط قوت خود را بدانند و نقاط ضعف خود را ارتقا دهند.
همانطور که قبلا اشاره شد بسیاری از داوطلبان امیدوارند که مهارت‌های‌شان ارتقا یابد همانطور که آنها شما را کمک می‌کنند شما نیز با انتقاد سازنده می‌توانید کمک کنید.
۸) از داوطلبان رویداد خود بابت تلاش‌های‌شان تشکر کنید.
قدردانی کردن می‌تواند تاثیر ماندگاری بر روی داوطلبان شما داشته باشد و هم‌چنین آنها را متقاعد کند به هنگام ضرورت در آینده به آنها کمک خواهید کرد. یک ایمیل، کارت یا دست‌نوشته در نظر بگیرید و در طی سخنان پایانی از داوطلبان به جهت حضور و تلاش‌های‌شان تشکر کنید.
این تشکر نه‌تنها می‌تواند به منزله به رسمیت شناختن تلاش‌های داوطلبان محسوب شود و درنتیجه باین امر موجب میشود داوطلبان حس خوبی از تجربه کنند. اجازه بدهید داوطلبان بدانند حضور موثری در تمام مراحل آمادهسازی رویداد داشتند، در طول جلسات(سخنرانی) بر کارها و موفقیتهای داوطلبان اشاره کنید و از موفقیتهای پروژه‌هایی صحبت کنید که با همکاری داوطلبان به انجام رسیده است.
۹) از داوطلبان خود درباره رویدادتان پیگیری کنید
به منظور ایجاد فرصت‌های مناسب برای داوطلبان آینده، توجه به این نکته می‌تواند بسیار مهم باشد که درباره تجربیاتی که داوطلبان در طی کار با شما داشتند سوال کنید. در مورد نکات سازنده و چیزهایی که می‌تواند بهتر از آن‌چه که بود انجام شود سوال کنید؟ آیا ارتباط موثر و روشن بود؟ آیا وظایف منطقی بود؟ آیا آنها احساس می‌کنند که ارزش‌هایی را بدست آورده‌اند یا نه؟
آگاهی از این مسائل به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید برای رویدادهای بعدی داوطلبان خود را به صورت موثر انتخاب و مدیریت کنید، مسئولیت‌ها را به وضوح بیان کنید، آموزش‌های در سطح مطلوب و دسترسی آسان به اطلاعات ایجاد کنید، زمان دقیق انجام کار و وظایف را مشخص کنید و بازخوردهای مناسب را بگیرید. چه کسی می‌داند این داوطلبان شاید بتوانند در رویدادهای بعدی بیشتر به شما کنند.
