۱۰ توصیه‌ی کاربردی برای کسانی که می‌خواهند وارد کار برگزاری رویداد شوند
برگزاری رویداد -با این‌که کار سختی‌ست- می‌تواند بسیار جذاب باشد و از جنبه‌های مختلف به افراد سود برساند. کسانی که به عنوان برگزارکننده و مدیر رویداد فعالیت دارند، هم -بسته به میزان تخصص‌شان- درآمد خوبی دارند و هم تجربه‌هایی که شاید در هیچ شغل دیگری به این راحتی‌ها به دست نیایند. این 10 توصیه که در ادامه می‌آیند، به شما کمک خواهند کرد تا کارتان را به عنوان یک برگزارکننده‌ی حرفهای آغاز کنید:
۱- باید در رویدادها کار کنید تا بتوانید در رویدادها کار کنید!
تا جایی که امکان دارد به دنبال کسب تجربه باشید. مهم نیست در کدام بخش از صنعت برگزاری رویداد فعالیت می‌کنید (سالن رویداد و دکور صحنه، تهیه‌ی غذا برای رویدادها و سِرو آن، جذب اسپانسر و…) حتی اگر مجبور باشید بدون حقوق و به‌صورت داوطلبانه این کار را انجام دهید. درواقع برای کسانی که می‌خواهند وارد کار برگزاری رویداد به‌صورت حرفهای شوند، داوطلب شدن در تیم برگزاراری رویدادهای دیگر، بهترین نوع سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود. اگر بتوانید با یک فرد یا مجموعه‌ی حرفهای فعالیت کنید، تجربه‌های زیادی کسب خواهید کرد. و همین تجربه‌ها باعث خواهند شد که بتوانید راحت‌تر خودتان را به‌عنوان یک برگزارکننده به مشتریان احتمالی بشناسانید.
۲- وقت پیشرفت است
بعد از مرحله‌ی اول که تقریبا هر کاری را انجام داده‌اید، باید در یک کار متخصص شوید. از کسی که در این مدت با او کار کرده‌اید، تقاضای ارتقا کنید. بعدا -وقتی کسب‌وکار خودتان را راه‌اندازی کردید- می‌توانید به انجام تمام کارها برای مشتریان‌تان برگردید اما در این مرحله فقط باید به متخصص شدن فکر کنید. در برگزاری یک نوع رویداد یا ارائه‌ی یک خدمت رویدادی متخصص شوید. بعد برای شناخت مشتریان بالقوه‌ی آن نوع رویداد یا خدمت خاص، سالن‌های مربوطه و سایر بازی‌گران فعال در آن حوزه تلاش کنید. بهترین‌ها را کشف کنید و به دنبال راه‌هایی برای رسیدن به آن سطح و همکاری با آنان باشید.
۳- شبکه‌ی ارتباطی‌تان را بسازید
کار شما در صنعت برگزاری رویداد با چیزهایی که می‌دانید و افرادی که می‌شناسید ساخته می‌شود. پس
- همیشه در حال شبکه‌سازی باشید: هر اسم، شماره‌ی تماس و آدرس ایمیلی که جمع کنید، بعدها به دردتان خواهد خورد.
- ارتباط را حفظ کنید: گرفتن کارت‌های ویزیت و انداختن آن‌ها در کشوی میزتان یا گرفتن شماره و ذخیره کردن آن در گوشی همراه آن‌قدرها هم سخت نیست. چیزی که مهم است، پیگیری هرچه‌سریع‌تری از سوی شما و ساختن و حفظ یک ارتباط جدید است. بهترین روش برای شروع این کار، ارسال یک ایمیل است. حتما در ایمیل‌تان لینک مربوط به وبسایت و شبکه‌های اجتماعی و اپلیکیشن‌های پیام‌رسان خود را بگنجانید تا ارتباط در بستری که هردو در آن فعال هستید ادامه پیدا کند. (بهتر است برای این کار یک امضا به ایمیل‌تان اضافه کنید.)
- به دیگران کمک کنید: اگر انتظار دارید ارتباط با کسی برای شما مفید باشد، در درجه‌ی اول باید تلاش کنید شما هم برای او مفید باشید. مثلا در لینکدین با آن‌ها ارتباط بگیرید و ضمن اشاره به نحوه‌ی آشنایی‌تان -جهت یادآوری- بگویید که حاضرید در صورتی که از دست‌تان بربیاید، به آن‌ها کمک کنید. و واقعا این کار را انجام دهید! (فقط حرف نزنید. به حرف‌تان عمل کنید.)
۴- کارتان در برگزاری رویداد را نمایش دهید
مثل هر عکاسی که یک پورتفولیو از کارهایش در فضای مجازی دارد، شما هم باید کارهای‌تان را در پلتفرم‌های مختلف به نمایش بگذارید. بهترین روش، استفاده از اینستاگرام، لینکدین و خبرنامه‌ی ایمیلی‌ست. در هر صورت از محتوای بصری و عکس استفاده کنید و همیشه تلاش کنید با محتوای‌تان یک داستان در ذهن مخاطب بسازید.
۵- برنامه‌ریزی داشته باشید
شاید نخواهید و لازم هم نباشد که یک برنامه‌ی دقیق (بیزینس‌پلن) به شکل سنتی برای کسب‌وکارتان داشته باشید، اما قطعا باید اطلاعات مهم را بدانید. اطلاعاتی مثل:
- نحوه‌ی جذب مشتریان
- هزینه‌ی جذب هر مشتری
- نحوه‌ی قیمت‌گذاری
- راه‌ها و نحوه‌ی پرداخت
- هزینه‌ها
- و…
۶- برای مسئله‌ی جذب سرمایه تصمیم بگیرید
ممکن است احساس کنید که برای شروع کار نیاز به سرمایه دارید. اما بهتر است دنبال سرمایه‌گذار نباشید چون همین پیدا کردن سرمایه‌گذار معمولا در حد یک شغل تمام‌وقت است و مجبورتان خواهد کرد به جای برگزاری رویداد دنبال سرمایه بروید! البته جریان پول نقد برای یک استارت‌آپ مثل خونی‌ست که برای ادامه‌ی حیات باید همیشه در جریان باشد. پس بدون پول کافی برای پوشش دادن هزینه‌های حداقل 3 ماه، کسب‌وکار خودتان را شروع نکنید. نکات دیگری که برای تصمیم‌گیری در این مورد باید در نظر بگیرید:
- کنترل کسب‌وکار: پول معمولا قدرت تصمیم‌گیری و جهت دادن به مسیر حرکت کسب‌وکار را با خودش می‌آورد. از خودتان بپرسید که چقدر حاضری کنترل تصمیمات کلیدی مربوط به کسب‌وکارتان را به فرد دیگری واگذار کنید.
- تعادل قرارداد: وقتی که تازه می‌خواهید کارتان را شروع کنید، تقریبا هیچ اهرم فشاری برای استفاده در مذاکرات نخواهید داشت. و همین باعث می‌شود قراردادی که با سرمایه‌گذار می‌بندید آن‌قدرها عادلانه نباشد.
- ذهنیت کوتاه‌مدت: سرمایه‌گذاران معمولا در محدوده‌ی زمانی 3 تا 5 ساله به دنبال بازگشت سرمایه و به دست آوردن سود هستند. این باعث می‌شود که دید بلندمدت در کسب‌وکار شما از بین برود.
- عدم نیاز: واقعا در آغاز کار نیاز به یک دفتر بزرگ یا استخدام یک شرکت تبلیغاتی دارید!؟ درمورد مخارجی که به خاطر آن‌ها به دنبال جذب سرمایه‌اید، بیش‌تر فکر کنید.
۷- خبر را پخش کنید
وبسایت / وبلاگ خودتان را راه‌اندازی کنید و در تمام شبکه‌های اجتماعی محبوب عضو شوید. به هر کسی که می‌توانید خبر دهید که قرار است رویداد برگزار کنید و به صاحبان رویدادها بگویید که قصد دارید رویداد بعدی‌شان را به بهترین رویدادشان تابه‌حال تبدیل کنید. اگر از یک بازاریاب حضوری بپرسید، به شما خواهد گفت که در یکی دو ماه اول تمام فروش‌اش به خانواده و دوستان بوده. شما هم همین کار را انجام دهید و تصویری که می‌خواهید دیگران از شما داشته باشند را کم‌کم بسازید.
۸- غرق جنبه‌های مختلف کارتان نشوید
همیشه از خودتان بپرسید که چرا دارید این کار را انجام می‌دهید؟ و برای چه کسی؟ دامی که بسیاری از استارت‌آپ‌ها در آن می‌افتند و کسب‌وکار نوپای شما در صنعت برگزاری رویداد هم از آن در امان نخواهد بود، غرق شدن در کار است. غرق شدن تا حدی که بدون توجه به بازار و مشتریان، کالا و خدمات خود را طراحی می‌کنند. طبیعتا چنین رویکردی باعث به وجود آمدن مشکل هنگام عرضه می‌شود. باید همیشه به تقاضای بازار توجه داشته باشید و در تصمیم‌های مهم‌تان تاخیر ایجاد نکنید.
۹- معذرت‌خواهی سخت است ولی باید انجام‌اش دهید
در ماه‌های ابتدایی شروع کار، ممکن است اتفاقات ناخوش‌آیندی رخ دهند. ممکن است تمام تلاش‌تان را بکنید اما نتوانید به اندازه‌ی کافی بلیت بفروشید. (برای جلوگیری از این مشکل، 15 راه برای افزایش فروش رویداد را بخوانید) ممکن است اشتباهات مختلفی رخ دهند. و در این حالت، افراد مختلف حرفهای مختلفی خواهند زد. برای جلوگیری از ایجاد مشکل به خاطر این حرف‌ها، بهتر است اول خودتان حرف بزنید!
- برای مخفی‌کاری تلاش نکنید
- سکوت را فراموش کنید
- شما هم مثل دیگران اشتباه کرده‌اید. مثل دیگران عذرخواهی کنید. و فقط پس از عذرخواهی درمورد اشتباه و دلایل آن توضیح دهید
- نشان دهید که برای رویداد و شرکت‌کنندگان آن اهمیت قائل‌اید
- پیام‌تان درمورد مشکل پیش‌آمده را در پلتفرم‌های مختلف و برای عموم منتشر کنید
- این پیام باید از سوی مدیر/برگزارکننده‌ی اصلی بیان شود. در هر صورت، مسئول اصلی اوست
۱۰- از انگیزه‌ها استفاده کنید
گاهی اوقات اتفاقات و چیزهای مختلف برای شما الهام‌بخش خواهند بود. از انگیزه‌ای که این اتفاقات در شما ایجاد می‌کنند، نهایت بهره را ببرید. این اراده می‌تواند انرژی لازم برای انجام سخت‌ترین کارها را در شما ایجاد کند. در اولین فرصت از آن استفاده کنید. چون در طول زمان کم‌رنگ خواهد شد و نهایتا از بین خواهد رفت.
امیدواریم از این 10 توصیه استفاده کنید و به جمع برگزارکنندگان حرفهای رویداد بپیوندید. ایوند به‌عنوان یک تسهیل‌گر در امر برگزاری رویداد، کنار شما خواهد بود…
