تعداد شرکت‌کنندگان چه قدر در کیفیت یک رویداد نقش دارد؟
خیلی وقت‌ها که با برگزارکننده‌ها صحبت می‌کنم، می‌گویند سال پیش رویداد با ۲۰۰ نفر برگزار شد، امسال می‌خواهیم ببریم‌ش روی ۵۰۰ نفر و انشاالله سال دیگه ۱۰۰۰ نفری برگزار می‌کنیم. در حالی که اون‌ها این حرف رو خیلی با افتخار می‌زنند، من توی ذهن‌م فکر می‌کنم که این رویداد به سال دیگه نمی‌رسه یا اگر برسه، با کیفیتِ رو به پایین می‌رسه. به نظرم چند دلیل برای این که دغدغه‌مون این نباشه که باید سال به سال تعداد شرکت‌کنندگان رو بالا ببریم این‌ها هستند:
دشواری برگزاری رویداد
برگزاری یک رویداد ۵۰۰ نفره نسبت به رویداد ۲۵۰ نفره، دو برابر سخت‌تر نیست، بلکه ۴ تا ۸ برابر سخت‌تر هست. تعداد شرکت‌کنندگان که زیاد می‌شه، سالن که بزرگ‌تر می‌شه، صف‌ها که طولانی‌تر می‌شه، اصولا رویداد تغییر پیدا می‌کنه و منظم بودن و سر وقت اجرا شدن برنامه‌های رویداد رو ۴ تا ۸ برابر سخت‌تر می‌کنه. به همان نسبت، به نظرم برگزاری یک رویداد ۱۰۰۰ نفره نسبت به رویداد ۵۰۰ نفره، حدود ۱۶ برابر سخت‌تر و پر هزینه‌تر خواهد بود.
کیفیت رویداد
هیچ‌کس غیر از «شما»، از شرکت کردن ۱۰۰۰ نفر در رویداد، خوشحال نمی‌شود. این که سال پیش ۵۰۰ نفر در رویداد شما شرکت کردند و امسال ۱۰۰۰ نفر، فقط برای «شما» بُرد محسوب می‌شود. شرکت‌کنندگان و اکثر اسپانسرها ترجیح می‌دهند که کیفیت رویداد بالا باشد، تا تعداد شرکت‌کنندگان آن. بله، عکس یک رویداد ۱۰۰۰ نفره مجلل‌تر از یک رویداد ۵۰۰ نفره است، ولی چون خیلی از افراد ممکن است بدبین باشند، با دیدن عکس رویداد ۱۰۰۰ نفره، تنها به این فکر می‌کنند که چه سیاه لشکری دعوت شده، یا انگیزه‌ی بیش از نیمی از شرکت‌کنندگان، چیزی جز ناهار رویداد نبوده!
هزینه‌های برگزاری رویداد
برگزاری رویدادهای خیلی بزرگ به صرفه نیست. خیلی وقت‌ها برگزارکنندگان امیدوارند که همزمان با بالا رفتن تعداد شرکت‌کننده‌ها، هزینه‌ها هم نصف شود. این در حالی‌ست که هزینه‌ها اگر بالاتر نرود، پایین‌تر نمی‌آید و در بهترین حالت، در سود و زیان تاثیر چندانی ندارد.
تاثیر رویداد بر مخاطبان
خیلی از برگزارکنندگان احساس می‌کنند که یک رویداد ۱۰۰۰ نفره، تاثیر بیشتر و reach بیشتری برای برندشان خواهد داشت. در صورتی که من می‌توانم با تکیه بر شهود، به آن برگزارکنندگان قول بدهم که برگزاری رویداد کوچک‌تر، ولی با کیفیت‌تر، موجب می‌شود که شرکت‌کنندگان با خوشحالی از آن رویداد یاد کنند و نه تنها خودشان تمایل داشته باشند که در دوره‌های بعدی شرکت کنند، بلکه دوستان‌شان را هم دعوت می‌کنند و این تاثیر بیشتر و ماندگارتری دارد.
محتوای رویداد
من به عنوان برگزارکننده، این شرایط را بارها تجربه کردم که ۵ روز بیشتر به شروع رویداد نمانده و هنوز نیمی از صندلی‌ها خالی‌ست. درست است که خیلی از افراد، تا لحظه‌ی آخر تصمیم به ثبت‌نام نمی‌گیرند، ولی دلیل دیگر ِ به وجود آمدن چنین شرایطی، این است که تعداد شرکت‌کنندگان بالایی را در نظر گرفته‌ایم و می‌خواهیم هر سال هم تعداد آن‌ها را افزایش بدهیم! در این حالت، هزینه‌ی زمانی و مالی که صرف اطلاع‌رسانی، تبلیغات و بازاریابی رویداد می‌شود، به طور طبیعی باعث می‌شود که به محتوای رویداد کمتر توجه کنیم و در نتیجه رویدادهایی با کیفیت کمتر برگزار خواهند شد.
مخاطبان هدف رویداد
نکته‌ی آخر این‌که هر چه قدر تعداد شرکت‌کنندگان یک رویداد افزایش پیدا کند، به همان نسبت، میزان تخصص آن‌ها هم رقیق‌تر خواهد شد. برای مثال اگر یک رویداد در رابطه با صنعت سینما برای ۲۰۰ نفر برگزار کنم، می‌توانم متخصصین این حوزه را هدف قرار بدهم، ولی اگر همین رویداد را با ۱۰۰۰ نفر شرکت‌کننده برگزار کنم، طبیعتا افراد متخصص در کنار افراد نیمه متخصص و یا حتی تازه وارد قرار خواهند گرفت.
این موضوع به خودی ِ خود مشکلی به وجود نمی‌آورد و حتی نکات مثبتی هم ممکن است داشته باشد، ولی آن‌جا به مشکل خواهم خورد که محتوای این رویداد را می‌خواهم انتخاب کنم؛ اگر محتوا فوق تخصصی باشد، افراد متخصص و زبده، راضی خواهند بود و چون در اقلیت هستند، بقیه مات و مبهوت در تعاریف اولیه خواهند ماند؛ از طرفی دیگر، اگر محتوا ساده و ابتدایی باشد، اکثریت را درگیر می‌کند ولی متخصصین با عصبانیت و یا حداقل با بی تفاوتی رویداد را ترک خواهند کرد!
