۷ راه برای بهره‌گیری از روابط عمومی جهت ترویج سریع همایش

اغلب شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ترویج یک ایده، هدف یا پروژه به برگزاری همایش‌ های مختلف روی می‌‌آورند. زیرا همایش ها فرصت‌های بسیار بزرگی برای پاسخگویی به مشتریان بالقوه، ایجاد سرنخ‌های بازاریابی و مهم‌تر از همه، به نمایش گذاردن تخصص سازمان فراهم می‌کنند. این رویدادها می‌توانند از سمینارهای آموزشی تا گردهمایی‌های شبکه‌ای را شامل شوند و به صورت رو در رو یا آنلاین برگزار شوند. وقتی قرار است چنین رویدادهایی را برگزار کنید، باید به ترویج همایش هم فکر کنید.

هدف شما هر چه که باشد، باید از همان ابتدا تکنیک‌های روابط عمومی را در برنامه‌ریزی همایش خود به کار گیرید. تاکنون مطالب زیادی در مورد بازاریابی همایش ها و ترویج آن ها منتشر کرده‌ایم. شاید به دلیل ارتباط تنگاتنگی که بازاریابی با روابط عمومی دارد، بعد از خواندن این مطلب دچار سردرگمی شوید و نتوانید تفاوت این دو را به خوبی تشخیص دهید. به همین دلیل قبل از هر چیز، تفاوت‌ کوچکی که بازاریابی با روابط عمومی دارد را بیان می‌کنیم:

• روابط عمومی تلاش می‌کند تا جلوه‌ی مثبتی از رویداد را به مخاطبان نشان دهد.
• اما بازاریابی تمرکز بر محصولات، ترویج آن‌ها و جلب رضایت مشتریان را در مرکز توجه خود دارد.

بنابراین تمام مواردی که در ادامه مطرح می‌شوند، پیش‌نیاز بازاریابی بوده و در تلاش هستند تا دید مثبتی از رویداد شما ارائه کنند. افزایش آگاهی‌های عمومی از طریق ایجاد هیجان، تشویق رسانه‌ها به حضور در رویداد و پوشش آنلاین آن، از جمله راهکارهای روابط عمومی هستند. اما قبل از این‌که به سرعت از روابط عمومی بهره بگیرید، باید به اهداف و مقاصد خود از رویداد و هدف نهایی‌تان به دقت فکر کنید و اهداف موردنظر را در تنظیم استراتژی و فعالیت‌های تاکتیکی خود به کار گیرید.

یک نام خوب در ترویج همایش غوغا می کند

با وجود این همه “نویز” که در شبکه‌های اجتماعی ایجاد شده است، باید نامی برای رویداد خود انتخاب کنید که علاوه بر منحصربه‌فرد بودن، ماندگار نیز باشد. نام رویداد شما در مرکز تمام فعالیت‌های بازاریابی، روابط عمومی و ترویج همایش تان خواهد بود، لذا یکی از مهم‌ترین بخش های فعالیت‎‌های شما محسوب می‌شود.

بسیاری از تیم‌ها حداقل زمان ممکن را جهت انتخاب نام برای رویداد خود صرف می‌کنند، در حالی‌که انتخاب نام یکی از سخت‌ترین مراحل برگزاری رویداد است چون در تمام کمپین‌های روابط عمومی مطرح خواهد شد. نام شما جزئی از برند شما است؛ لوگو، تایپوگرافی، طراحی گرافیکی، شعارها، اقلام تبلیغاتی، آگهی‌ها، رویدادها، شبکه‌ی فروش و تمامی موارد این‌چنینی در کنار هم برند شما را می‌سازند. اما تمرکز روی تک‌تک این موارد مهم است و موفقیت همه بخش‌ها به موفقیت کل منجر می‌شود.

استراتژی روابط عمومی رویداد خود را تدوین کنید

استراتژی به معنی حرکت از مسیر کنونی به یک موقعیت مطلوب‌تر (اما نامطمئن) است. بدین ترتیب برای تنظیم یک استراتژی صحیح باید تحلیل‌های مختلفی از فرصت‌های بازار، اهداف بازار، ارزش‌های مشتری و… داشت.

همانند بازاریابی، برای روابط عمومی نیز باید استراتژی مدون داشت. بسیاری از تیم‌ها معتقدند استراتژی خاصی برای کارهای خود دارند، اما آن را مدون نکرده‌اند؛ استراتژی‌های ذهنی قادر به هدایت و سازماندهی یک رویداد نخواهند بود.

از چه تکنیک‌هایی استفاده خواهید کرد؟ به چه میزان از این روش‌ها بهره خواهید برد؟ چه کسی، چه کاری را انجام خواهد داد و…

برای کار برنامه‌ریزی کنید و مطابق با برنامه‌ها کار کنید

یک برنامه با نقش‌ها و مسئولیت‌‌های به وضوح تعریف‌شده می‌تواند تلاش‌های روابط عمومی را سازمان‌یافته‌تر ‎‌کند، کارهای اجرایی را بهتر پیش ببرد و نتایج موثرتری نیز به بار بیاورد. جمع‌آوری اطلاعات در طول رویداد و گزارش وضعیت پس از رویداد می‌تواند در مستند کردن فعالیت‌ها و رویدادهای آینده بسیار موثر و کارا باشد.

برای کانال‌های مختلف باید محتواهای متفاوتی طراحی کنید

احتمالا رسانه‌های اجتماعی، وبلاگ‌ها و بسترهای مشابه جزو برنامه‌های اصلی شما خواهند بود. شما نمی‌توانید تمام این کانال‌های ارتباطی را به یک شیوه مدیریت کنید، بلکه برای هر کدام باید استراتژی متفاوتی داشته باشید و از ترفندهای مختلفی استفاده کنید.

به عنوان مثال، شما نمی‌توانید محتوایی را که برای مخاطبان لینکدین آماده کرده‌اید، در اینستاگرام نیز منتشر کنید. هر کدام از این بسترها محتوای مختلفی براساس ذات خود نیاز دارند.

طرح‌های گرافیکی جذاب و قابل اشتراک ایجاد کنید

قدرت تصاویر بصری و گرافیکی بسیار بیشتر از واژه‌ها و حرف‌ها است. با استفاده از الِمان‌های گرافیکی خوب می‌توانید توجه مخاطبان را به خود جلب کنید و اگر به صورت ماهرانه از آن‌ها استفاده کنید می‌توانید کیفیت رویداد را برای مخاطبان تضمین کنید.

علاوه بر این‌، روزانه هزاران پست توسط مردم در شبکه‎‌های اجتماعی به اشتراک گذاشته می‌شوند که بیشتر آن‌ها نادیده گرفته شده و توجهی را جلب نمی‌کنند. با گرافیک خوب، می‌توان در میان سیل عظیم محتوا ماندگار شد.

توصیه‌نامه‌ها فوق‎‌العاده تاثیرگذار هستند

یکی از بهترین روش‌های تبلیغاتی در دنیای امروزی استفاده از توصیه‎‌های کاربران و مشتریان قبلی‌ست. اگر قبلا رویدادی را برگزار کرده‌اید، می‌توانید از تجربه‌های افرادی که قبلا در رویدادهای شما حضور داشته‌اند بهره بگیرید. از نظر روانشناسی گفته‎‌های دیگران در مورد شما بسیار تاثیرگذارتر از گفته‌های خودتان است. در این مورد می‌توان از روش‌های خلاقانه‌ی مختلفی استفاده کرد؛ تصاویر، ویدیوهای رویداد قبلی، توییت‌ها و گفته‌های مشتریان.

اما اگر رویداد برای اولین‌بار است که برگزار می‌شود، می‌توان از برند شخصی برگزارکنندگان، سخنرانان و… برای جلب توجه افراد استفاده کرد.

یک پست معرفی قوی برای انتشار در روزنامه یا وبلاگ‌های مرتبط در نظر بگیرید

روابط عمومی را می‌توان مترادف با “اعتبار” دانست. زمانی‌که شما اطلاعیه‌های رویداد خود را منتشر می‌کنید و یا یک وب‌سایت بسیار معتبر لینک‌ رویداد شما را در اختیار مخاطبانش قرار می‌دهد، علاوه بر این‌که به ترویج همایش شما می‌پردازد، در واقع خوب بودن همایش شما را با اعتبار خود تضمین می‌کند.

اما هر وب‌سایت یا رسانه‌ی قدرتمندی قبول نخواهد کرد که این کار را برای شما انجام دهد، مگر آن‌که ارتباط فوق‌العاده‌ای با آن‌ها برقرار کرده باشید و یا محتوای باکیفیتی در اختیار آن‌ها قرار دهید.

همان‌طور که مشاهده کردید، بهره‌گیری از روابط عمومی برای ترویج همایش کار آنچنان سختی نیست. تنها با در نظر گرفتن نکات ساده ای که در بالا به آن‎‌‌ها اشاره شد، می‌توانید دید مثبتی از همایش خود ایجاد کرده و افراد را به شرکت در رویداد خود ترغیب کنید.