تبلیغات برای کنفرانس؛ چگونه با کم‌ترین هزینه بیش‌ترین شرکت‌کنندگان را جذب کنیم
برنامه‌ریزی‌های مربوط به رویدادتان به پایان رسیده است، تاریخ برگزاری آن مشخص شده و همه چیز آماده‌ی برگزاری یک کنفرانس باشکوه است. حالا تنها کاری که باید انجام دهید این است که تمامی مخاطبان هدفتان را از این رویداد آگاه کنید. معمولا بخش عمده‌ای از بودجه‌ی در نظر گرفته شده برای رویداد به بخش تبلیغات و بازاریابی آن اختصاص می‌یابد. اما سوال اینجاست که آیا راهی برای تبلیغات بی‌هزینه و یا بازاریابی با حداقل هزینه وجود دارد؟
باید بگوییم که پاسخ این سوال مثبت است! در این مطلب قصد داریم تا چند نمونه از این راه‌ها را به شما معرفی کنیم. با کمی تلاش و پشتکار می‌توانید از این روش‌ها برای افزایش بازده و همچنین کاهش چشمگیر هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی خود بهره ببرید.
قدرت کلمات
۱) اخبار دهان به دهان
بهتر است که کار خود را از طرفداران، اعضا و هواداران خود شروع کنید. با استفاده از امکانات موجود مانند جلسات، خبرنامه‌ها و یا صفحات شبکه‌های اجتماعی خود مانند فیسبوک، توئیتر و سایر ابزار موجود، هوادارن خود را از این رویداد و کنفرانس آگاه کرده و آن‌ها را به ترغیب دوستان خود برای شرکت در آن تشویق کنید. تبلیغ دهان به دهان همچنان به عنوان یکی از قدرتمندترین، سریع‌ترین و بهترین روش‌های موجود برای تبلیغات با حداقل هزینه است.
۲) بلیت
شما می‌توانید به دنبال افرادی باشید که حاضرند بلیت‌های رویداد شما را با خود حمل کرده و در سرتاسر شهر و منطقه در اختیار علاقه‌مندان به شرکت در آن قرار دهند. کافی است که شما با انجام محاسباتی ساده، مکان‌هایی را که امکان فروش بلیت در آن‌ها بیشتر است را شناسایی کرده و موقعیت‌های فروش خود را در آن مناطق افزایش دهید. بهترین روش جایگزین برای بلیت‌فروشی سنتی، ایجاد امکان ثبت‌نام آنلاین است.
۳) بولتن ایمیلی
همواره لیستی از مشترکان ایمیلی شامل هواداران، اعضا، حامیان و همکاران خود در حوزه‌ی مربوط به خودتان را در دسترس داشته باشید تا در چنین مواقعی از آن‌ها استفاده کنید. در صورت دسترسی به چنین لیستی، شما می‌توانید اطلاعیه‌ی مربوط به برگزاری کنفرانس خود اعم از محل و زمان برگزاری، قیمت بلیط و سایر اطلاعات مورد نیاز را به اطلاع مخاطبان‌تان برسانید.
۴) ارسال سریع
شما می‌توانید در این ایمیل از مخاطبان‌تان بخواهید که در صورت امکان با ارسال این ایمیل به سایر دوستان خود و یا به اشتراک گذاری محتوای آن در وب‌سایت و صفحات خود در شبکه‌های اجتماعی، در انتشار همگانی آن همکاری کنند. در این صورت به زودی شاهد قدرت بی‌پایان شبکه‌سازی تبلیغاتی خواهید بود.
خط دید
۵) پوستر جهت تبلیغات برای کنفرانس
استفاده از پوستر به خصوص در کنفرانس‌های محلی بسیار کارآمد خواهد بود. یک پوستر مناسب بر روی یک کاغذ A3 چاپ شده و حاوی اطلاعات اساسی و مورد نیاز از یک کنفرانس است. فراموش نکنید که طراحی پوستر نقشی بسیار اساسی در جذب مخاطبین دارد. سپس کافی است که پوسترهای خود را در محل‌های قابل دید و مناسب سرتاسر منطقه پخش کنید. تهیه نقشه‌ای از منطقه و میزان تردد مردم پیاده از آن‌ها به شدت در دیده شدن پوسترهای شما نقش خواهد داشت.
۶) علامت
یک علامت مناسب به سادگی می‌تواند در یک نگاه اطلاعات مهم و اساسی زیادی را به مردم منتقل کند. اگر رویداد شما دارای علامت خاصی است، حتما در پوسترها از آن استفاده کنید. قدرت جذبه علامت‌های اختصاصی بر روی پرچم‌ها و پوسترها و تابلوها را نادیده نگیرید.
۷) دعوت از دیگران
شما می‌توانید با بهره‌گیری از آژانس‌های تبلیغاتی، به صورت انبوه برای مخاطبان بالقوه خود ایمیل یا پیامک ارسال کنید که این کار برای شما هزینه‌ی زیادی را در بر نخواهد داشت.
اخبار و رسانه‌ها
۸) روزنامه‌های محلی
روزنامه‌های محلی همواره به دنبال اخباری برای پر کردن صفحات خود هستند. بنابراین می‌توانند زمینه‌ی بسیار مناسبی را برای معرفی رویداد و تبلیغات کنفرانس‌های شما فراهم کنند. اگر قصد ارسال مطلب یا مقاله‌ای جهت تبلیغ کنفرانس خود در یک روزنامه‌ی محلی را دارید، سعی کنید که حتی‌الامکان داستان جذابی را برای آن‌ها بازگو کنید تا علاوه بر افزایش احتمال استقبال رسانه‌ها، مخاطبان بیشتری نیز به سمت کنفرانس شما جذب شوند.
۹) روزنامه‌های سراسری
هنر تبلیغات رایگان برای کنفرانس‌ها و رویدادها در تبلیغات، در میان اخبار نهفته است. هرچند دسترسی به روزنامه‌های سراسری به مراتب سخت‌تر از روزنامه‌های محلی است، اما به هیچ وجه امری غیرممکن نیست. اگر رویداد شما در حد و اندازه‌هایی است که بتواند توجه رسانه‌های سراسری و مجلات کثیرالانتشار را به سمت خود جذب کند، از این فرصت فوق‌العاده برای تبلیغ رویداد خود غافل نشوید! کافی‌ست قلم به دست بگیرید و جذاب‌ترین داستان ممکن از رویداد خود را برای این رسانه‌ها بازگو کنید.
۱۰) استفاده از رسانه‌های رادیویی و تلویزیونی
در ابعاد بزرگ‌تر، شما می‌توانید از دو غول بزرگ یعنی رادیو و تلویزیون کمک بگیرید. همانند روزنامه‌ها، در اینجا نیز جذابیت داستان شما نیز نقشی کلیدی در موفقیت تبلیغات کنفرانس شما خواهد داشت. اما علاوه بر این‌ها، شما باید توجه ویژه‌ای به زمان پخش برنامه‌ی مربوط به تبلیغات کنفرانس و رویداد خود نیزداشته باشید. این زمان با توجه به مخاطبان هدف شما می‌تواند متغیر باشد. همچنین اگر احساس می‌کنید که داستان شما برای پخش در یک برنامه تلویزیونی به اندازه کافی جذاب نیست، می‌توانید با کمک یا حامی مالی هزینه‌های پخش یک برنامه تلویزیونی را تامین کنید.
آنلاین
۱۱) خبرهای آنلاین
امروزه اکثر مردم خبرهای پیرامون خود را به صورت آنلاین به دست می‌آورند. گوشی‌های هوشمند و رایانه‌های شخصی کل اخبار و حوادث دنیا را در صفحات اینترنت جای داده‌اند. استفاده از اخبار آنلاین برای تبلیغ و ترویج رویداد می‌تواند راهی بسیار کم‌هزینه، موثر و بسیار مطمئن باشد. همچنین در این صورت شما می‌توانید اخبار خود را در نقاطی پخش کنید که مخاطبان هدفتان بیشتر به آن دسترسی دارند.
۱۲) شبکه‌های اجتماعی
شبکه‌های اجتماعی بخش بزرگی از زندگی مردم امروزی را تشکیل می‌دهند. کافی‌ست محتوای جذابی در آن‌ها قرار دهید تا به سرعت برق و باد در بین مخاطبان پخش شود. این موضوع زمانی شگفت‌انگیز خواهد بود که این محتوای جذاب، همان تبلیغات شما برای کنفرانس‌تان باشد. پس نباید به هیچ وجه قدرت شبکه‌های اجتماعی را دست کم بگیرید.
۱۳) وب‌سایت
داشتن یک وب‌سایت قطعا می‌تواند کمک بزرگی باشد و نسبت به بنر یا پوستر اطلاعات بیشتری در خود جای دهد. برای مثال مشخصات تماس با شما، اطلاعات تکمیلی و جزئیات کنفرانس و هزاران هزار مورد دیگری که یک بنر گنجایش کافی برای آن‌ها ندارد، می‌توانند در وب‌سایت جای بگیرند. نقطه‌ی تشابه بین وب‌سایت و پوستر در ظرافت طراحی آن‌ها است. فراموش نکنید که طراحی یک وب‌سایت نیز نقش فوق‌العاده مهمی در جذب و یا دفع مخاطبان بالقوه دارد. همچنین به هیچ وجه نباید که از بروزرسانی مرتب صفحات این وب‌سایت غافل شوید.
چند نکته‌ی دیگر:
• فراموش نکنید که برای آغاز تبلیغات خود از زمان‌بندی مناسبی استفاده کنید. بهترین حالت برای آغاز تبلیغات برای یک کنفرانس تا یک ماه قبل از شروع آن است و حداقل زمان ممکن برای ایجاد یک بستر مناسب برای تبلیغات دو هفته است.
• گاهی لازم است در مورد استراتژی‌های خود تجدیدنظر کنید. اگر هر یک از استراتژی‌های شما به موفقیت نرسید، بهتر است به سرعت و بدون تعصب آن را رها کنید تا بیش از این منابع و زمان خود را هدر ندهید. در هر صورت بسته به نوع کنفرانس شما، همواره چند استراتژی موفق‌تر از بقیه خواهند بود.
• خودتان را آماده کنید چون ممکن است در صورت آغاز تبلیغات با حجم عظیمی از تقاضاها روبه‌رو شوید. پیش‌بینی‌های لازم را برای استقبال همه‌جانبه از مخاطبان بالقوه داشته باشید. چون در صورتی که قادر به پاسخگویی به مخاطبان جدیدتان نباشید، تمام تبلیغات و زمان و هزینه‌های صرف‌شده برای آن عملا بیهوده خواهند بود.
