۶ نکته‌ی حرفه‌ای برای بهره‌گیری از بهترین سخنرانان همایش
رویدادها فرصت ارزشمندی برای شرکت‌کنندگان و کسب‌وکارهای مختلف هستند، با این حال جذب شرکت‌کنندگان کافی چالش بزرگی برای آن‌ها در نظر گرفته می‌شود. داشتن سخنران‌های متخصص بهترین ابزار برای بازاریابی شما است که باید از پتانسیل آن‌ها به بهترین شکل استفاده کنید.
برگزاری رویداد، فرصت ارزشمندی برای کسب‌وکارهای مختلف محسوب می شود. با این حال، جذب شرکت‌کنندگان کافی معمولا چالش بزرگی است که گاهی اوقات برگزارکنندگان را ناامید و دلزده می کند. اما قبل از ناامید شدن باید بدانید که بهره بردن از بهترین سخنرانان متخصص و شناخته شده یکی از موثرترین ابزارهای بازاریابی است که باید از پتانسیل آن‌ها به بهترین شکل استفاده کنید.
یک سخنران باانگیزه به رویداد شما مشروعیت می‌بخشد و اغلب منجر به فروش بیشتر بلیت رویداد می‌شود. علاوه بر این، انتخاب سخنرانان خوب به شما کمک می‌کند تا سخنران‌های باکیفیت دیگری را هم پیدا کنید.
۱) ابتدا با سخنرانان آشنا شوید و سپس بهترین‌ها را انتخاب کنید
با سخنرانان خود به طور کامل آشنا شوید و اجازه دهید بدانند که تا چه حد از حضور آن‌ها در رویدادتان مفتخر هستید. در مورد جایگاه اجتماعی آن‌ها تحقیق کنید و شخصیت و سبک ارائه‌شان را درک کنید. اگر برای اولین بار است که با سخنران‌تان آشنا می‌شوید، در مورد دستاوردهای گذشته‌ی آن‌ها، موفقیت‌ها و موقعیت‌های مختلف بپرسید. صداقت، راستی و اعتماد متقابل باید از همین جلسه‌ی اول بین شما وجود داشته باشد. بعد از بررسی همه‌ی جوانب، سخنران خود را انتخاب کنید. شاید بتوان این مرحله از کار را حیاتی‌ترین قسمت رویداد دانست؛ بنابراین تمام جوانب را بسنجید. بعد از بررسی های لازم، انتخاب فرد یا افراد مناسب فقط به هوشمندی شما بستگی دارد. پیدا کردن بهترین سخنرانان می تواند سخت باشد ولی قطعا ارزشش را دارد.
این یکی از ایمیل‌هایی است که به نظر ما از لحاظ شخصی‌سازی و ارائه‌ی جزئیات کافی فوق‌العاده عمل کرده است.
به این نکته‌ی مهم توجه داشته باشید که اگر کسی همواره در بسیاری از رویدادها حضور دارد، در اینترنت طرفداران زیادی دارد یا حتی تجربه‌ی مناسبی دارد، لزوما به این معنی نیست که دقیقا همانی است که به دنبالش هستید. سعی کنید قبل از هر کاری به صورت رودررو با سخنران خود گفتگو داشته باشید و به سخنرانی‌های قبلی او گوش دهید تا بفهمید آیا واقعا او همان کسی است که می خواهید یا نه.
۲) تعیین شرایط و عقد قرارداد
قبل از آن‌که سخنران خود را برای رویداد نهایی کنید، با تمام گزینه ها در مورد موضوعات مختلف مرتبط صحبت کنید. در مورد جزئیات رویداد با آن‌ها حرف بزنید، انتظارات و خواسته‌های خود را با آن‌ها در میان بگذارید. گاهی این ارتباط و صحبت از طریق یک قرارداد حرفه‌ای و یا تبادل ایمیل خواهد بود اما در هر صورت هر دو طرف باید به طور واضح در مورد چگونگی، زمانبندی و فرآیند برنامه‌ریزی و ارتقا بیشتر رویداد صحبت کنند و در کنار آن نیز در مورد تاریخ، ساعت، و طول مدت همکاری به توافق برسند.
در ابتدا لیست مخاطبان و شرکت‌کنندگان خود را با حوزه‌های کاری‌شان در اختیار آن‌ها قرار دهید. هم‌چنین شرح مفصلی از اهداف رویداد خود و مسائلی که در تهیه‌ی اسلایدها نیاز است را بیان کنید. به عنوان مثال شاید شما بخواهید در همه‌ی سخنرانی‌های رویدادتان از گرافیک خاصی در تهیه‌ی اسلایدها استفاده شود. در مواردی مثل این باید سخنران خود را در جریان بگذارید.
۳) با ارسال یک پرسشنامه، جزئیات و اطلاعاتی از شرایط بهترین سخنرانان بگیرید
قبل از این‌که رویدادتان برگزار شود، می‌بایست اطلاعات سخنرانان خود را در وبسایتتان نمایش دهید. بنابراین پرسشنامه‌ای کوتاه آماده کنید و برای آن‌ها بفرستید تا اطلاعات خود را در آن وارد کنند.
این کار، شیوه‌ای ساده برای یافتن اطلاعاتی است که می‌توانند برای رویداد شما موثر باشند. در ادامه لیست سوالاتی که می‌توانند برای نشان دادن تصویری از سخنرانان و ترویج بهتر رویداد به شما کمک کنند را می بینید:
- اسمی که مایل هستید از آن برای معرفی شما در رویداد استفاده شود
- نام شرکتی که در آن مشغول هستید
- عنوان شغلی‌تان را در شرکت موردنظر بنویسید
- سازمان‌هایی که در حال حاضر با آن‌ها همکاری دارید
- موضوعاتی که درباره آن‌ها ارائه و سخنرانی داشته‌اید
- محصولات/ پلت‌فرمی که در حال معرفی و ترویج آن هستید
- اطلاعات بیشتر در مورد خودتان و کارهایی که به آن مشغول هستید
علاوه بر این، سوالاتی وجود دارند که بیشتر مربوط به شخصیت افراد هستند که پرسیدن آن‌ها را توصیه می‌کنیم؛ لیستی از این موارد:
- اگر کسی را به یک کنفرانس مربوط به تکنولوژی دعوت کرده‌اید، از او بپرسید “آرزو می‌کنید کدام استارتاپ ایده‌ی شما بود؟”
- اگر یک رویداد ادبی برگزار می‌کنید:” آخرین کتابی که خوانده‌اید یا به آن علاقه دارید کدام است؟”
- اگر در حال سازماندهی رویدادی در مورد رسانه‌های اجتماعی هستید:”از اینستاگرام برای جستجو در مورد کدام اخبار مورد علاقه خود استفاده می‌کنید؟”
- اگر رویداد یک موسیقی را سازماندهی می‌کنید:” آخرین آلبوم موسیقی که گوش کرده‌اید کدام بوده است؟”
۴) با محتوای متفاوت در کانون توجه مردم قرار بگیرید
همان‌طور که گفتیم، بسیاری از شرکت‌کنندگان شما با هدف یادگیری در رویداد شرکت می‌کنند بنابراین سخنرانان شما اصلی‌ترین محرک و انگیزاننده برای شرکت در رویداد شما هستند. اطلاعاتی کوتاه از فعالیت‌ها و یا جملاتی کوتاه و پرمحتوا از سخنرانان خود در شبکه‌های اجتماعی و وبسایتتان منتشر کنید. به یاد داشته باشید که هدف شما از انتشار این موارد، الهام‌بخشی به مردم است. بنابراین جملات کوتاه و همراه با تصویر، اغلب مناسب‌تر هستند.
۵) خلاق باشید
تصویر هر یک از سخنرانان خود را به شکلی جذاب در صفحه‌ی وب‌سایت خود نمایش دهید. وب‌سایت رویداد شما باید به شکلی هنری و خلاقانه طراحی شده باشد و طراحی قسمتی از صفحه برای سخنرانان مهم‌ترین ویژگی آن است. در این جا چند نکته را در این مورد به شما پیشنهاد می‌کنیم:
۱) لیست ارائه‌کنندگان خود را به بخش‌های مختلف تقسیم‌بندی کرده و تصویر سخنرانان برجسته را در یک گروه و سخنرانان فرعی و مهمان را در گروه دیگر قرار دهید.
۲) جدولی زمانبندی شده از ارائه و زمان سخنرانی ها ارائه دهید تا میهمانان شما از ترتیب برنامه‌های رویداد مطلع باشند.
۳) فهرست سخنرانان خود را به ترتیب حروف الفبا نمایش دهید. این شیوه، راه‌حلی عالی برای برطرف کردن مشکل “کدام اسم اول است؟” محسوب می شود.
۴) فرمت تصاویر: برای این‌که همه‌ی تصاویر سخنرانان شما یکسان باشد و سازگاری رویداد شما حفظ شود؛ سعی کنید از فرمت و یا فیلترهای یکسان استفاده کنید.
۶) در ترویج رویداد خود از سخنرانان کمک بگیرید
همان‌طور که در ابتدای یادداشت هم اشاره شده، استفاده از بهترین سخنرانان می تواند موثرترین ابزار بازاریابی شما باشد. بهترین سخنرانان اغلب از افراد محبوب در جوامع هستند، شبکه‌های ارتباطی گسترده ای دارند و از همین طریق می‌توانند سود بسیاری به شما برسانند. می توانید از آن‌ها اجازه بگیرید تا نام‌شان را در توییتر خود عنوان کنید و هم‌چنین از آن‌ها بخواهید اگر دوست داشتند رویداد شما را در رسانه‌های اجتماعی خود به اشتراک بگذارند.
اجرای این موارد آنقدرها هم آسان نیست. اما اگر بتوانید از حمایت سخنرانان خود بهره‌مند شوید، قطعا تاثیر آن را خواهید دید.
