مراحل ایجاد طوفان ذهنی در برنامه‌ریزی و برگزاری کنفرانس

شما به عنوان یک برنامه‌ریز و مدیر برگزاری کنفرانس باید به صورت هم‌زمان به موضوعات مختلفی توجه کنید. برای این کار شما نیاز به اجرای کمپین‌های بازاریابی دارید و همچنین باید به دنبال محلی برای اجرای کنفرانس و یک یا چند حامی مالی برای تامین هزینه‌های خود باشید. برای این که بتوانید تمامی این جزئیات را کنار یکدیگر بیاورید و هیچ‌کار جزئی و کوچکی را هم فراموش کنید، گاهی نیازی به یک طوفان خواهید داشت! طوفانی از نوع ذهنی.
یکی از بهترین روش‌های حل مسائل و مشکلات پیرامون کنفرانس‌ها، بررسی‌شان به صورت انفرادی و یا با جمعی از همکاران و دوستان است. شما می‌توانید با بهره‌گیری از یک طوفان ذهنی، فعالیت‌های بازاریابی خود را توسعه دهید، وظایف را به افراد مورد نظر محول کنید و مشخص کنید که کدام‌یک از خدمات قابلیت برون‌سپاری دارند. با مطالعه‌ی بیشتر در این زمینه، می‌توانید از طوفان‌های ذهنی برای بهبود جو کنفرانس خود نیز بهره ببرید. در ادامه به معرفی سه گام اولیه برای ایجاد یک طوفان ذهنی برای کسب ایده‌های بیشتر خواهیم پرداخت.

قدم اول: یافتن فضایی مناسب

قبل از آغاز طوفان ذهنی، از این موضوع اطمینان حاصل کنید که در محیطی آرام و راحت قرار دارید. اگر شما به تنهایی قصد انجام این کار را دارید، یک اطاق دنج و آرام فضای بسیار مطلوبی برای شما به حساب خواهد آمد. اما مطمئن شوید که کاغذ و قلم را فراموش نکرده باشید! البته اگر علاقه‌ای به نوشتن بر روی کاغذ ندارید، می‌توانید از لپتاپ خود نیز برای نوشتن ایده‌هایتان استفاده کنید. اما همچنان توصیه می‌شود که محض احتیاط یک قلم و کاغذ معمولی هم (برای مواقعی که نیاز به رسم شکلی دارید) در دسترس خود قرار دهید.
اگر قصد انجام این کار به صورت تیمی را دارید، نیازمند فضایی کافی برای چند نفر و همچنین امکانات لازم برای یادداشت ایده‌ها و جمع‌بندی آن‌ها خواهید بود. اگر امکان ایجاد هماهنگی بین افراد برای تجمع در مکان خاصی را هم نداشته باشید -به لطف پیشرفت‌های تکنولوژی– می‌توانید از طریق برگزاری جلسات از راه دور و ویدئوکنفرانس‌ها از طریق نرم‌افزار‌هایی همچون Google Hangouts و اسکایپ این امر را ممکن سازید. در این صورت می‌توانید اطلاعات و داده‌های تولید شده خود را در یک فضای ابری مانند Dropbox به اشتراک گذاشته و ذخیره‌سازی کنید.

قدم دوم: نقشه‌سازی و مشخص کردن مسیر

اکنون شما آماده‌ی ایجاد طوفان ذهنی هستید. اما این کار دقیقا از کجا شروع می‌شود؟ ساده‌ترین و ابتدایی‌ترین روش، نوشتن افکارتان بر روی کاغذ (یا تایپ در لپتاپتان) است که گاهی از آن به عنوان موثرترین روش نیز یاد می‌شود.
یکی از محبوب‌ترین روش‌ها در طوفان ذهنی، “نقشه برداری ذهنی” نام دارد. در این روش شما مفهموم اصلی و اولیه را در مرکز نقشه‌ی خود قرار داده و سپس ایده‌های جانبی خود را در اطراف آن می‌نویسید و بعد ارتباطات بین آن‌ها را استخراج می‌کنید. این روش به‌خصوص هنگامی که شما با یک گروه مشغول ایده‌پردازی هستید و به یک تخته‌سیاه دسترسی دارید، بسیار موثر است. همچنین اگر علاقه‌مند به استفاده از فناوری برای انجام چنین کاری هستید، می‌توانید از Canva استفاده کنید تا در کسری از ثانیه نقشه‌ی ذهنی خود را بر روی کاغذ پیاده‌سازی کنید.

همچنین به یاد داشته باشید که ایده‌های حاصل از طوفان ذهنی شما، ممکن است در آینده نیز مورد استفاده قرار گیرند. پس بهتر است که تصاویری از فعالیت‌های خود تهیه کرده و آن‌ها را در پوشه‌ی مخصوص به این کنفرانس در جایی مثل Dropbox ذخیره‌سازی کنید.

قدم سوم: ایجاد برد اختصاصی برای مراحل برگزاری کنفرانس

برای این‌که بتوانید تمام کارها را مرتب کرده و با زمان‌بندی صحیح پیش ببرید، به ابزارهای دیجیتال نیاز خواهید داشت. از این برد می‌توانید به عنوان یک راهنمای مرجع در برگزاری کنفرانس های آینده و برگزاری چند کنفرانس در کنار هم استفاده کنید.

ترلو (trello) یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه‌های تیمی است. قابلیت استفاده‌ی آسان، رابط کاربری بصری قوی و امکان استفاده‌ی تیمی (بُردهای مشترک) آن را به یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین ابزارها برای برگزارکنندگان کنفرانس‌ها تبدیل کرده است. شما می‌توانید برای تمام کارهایی که باید در طول برگزاری کنفرانس انجام شوند، بردهایی اختصاصی ایجاد کنید. سپس افرادی را که در این پروژه همکاری خواهند کرد، به آن برد اضافه کنید و روند پیشرفت کار را به صورت گام‌به‌گام با هم در میان بگذارید.