آیا به برگزاری وبینار اندیشیده‌اید؟

برگزاری کنفرانس، همایش، گردهمایی، دورهمی، کارگاه و در یک کلام رویدادها جزو موثرترین ابزارهای مارکتینگ و برندینگ هستند. اما محدودیت مکانی همواره یکی از موانع اصلی برای حضور علاقه مندان در این رویدادهاست. در شرایطی که همه ما با مشکل کمبود وقت مواجه هستیم، صرف ساعت ها و شاید روزها برای طی کیلومترها مسافت و شرکت در یک رویداد چند ساعته بسیار دشوار است. در مقاله قبلی (وبینار چیست) سعی کردیم نگاهی کلی به این ابزار مدرن داشته باشیم. در این مقاله ضمن مرور مطالب قبلی، به بررسی دقیق تر شرایط برگزاری وبینار پرداخته‌ایم.

وبینار چیست؟

وبینار (Web Based Seminar به معنای سمینار تحت وب)، رویدادی است که به صورت کاملا مجازی در بستر اینترنت (یا شبکه های درون سازمانی) برگزار می شود. این رویداد می تواند کنفرانسی بزرگ، کارگاهی آموزشی  یا جلسه ای مشاوره ای باشد. موضوع وبینارها نیز بسیار متنوع است و متناسب با حوزه فعالیت برگزار کننده با هدف معرفی محصولات، خدمات، مشاوره و آموزش برای مخاطبین برگزار می شوند.

از امتیازات برگزاری وبینار غفلت نکنیم!

• دسترسی به مخاطبین بیشتر

بزرگترین امتیاز وبینار، دسترسی به مخاطبین بیشتر و سهولت شرکت در آن برای علاقه مندان است. وبینار بر خلاف رویدادهای حضوری محدودیت مکانی ندارد و مخاطبین می توانند بدون نیاز به تردد درون شهری و بین شهری از هر نقطه داخل یا خارج از کشور با دسترسی به اینترنت در آن شرکت نمایند و در وقت و هزینه های خود صرفه جویی کنند.

• برگزاری آسان تر با هزینه کمتر

برگزاری رویدادهای حضوری نیاز به مدیریت و هماهنگی های بسیاری از قبیل تامین محل برگزاری رویداد، تجهیزات مورد نیاز (صوت، تصویر، صندلی، تبلیغات محیطی، دکوراسیون)، امور پذیرایی و… دارد که مستلزم صرف وقت و هزینه های فراوان از سوی برگزار کننده می باشد. ولی برگزاری آنلاین رویدادها با کمترین امکانات و هزینه انجام می پذیرد چرا که فضای آن مجازی بوده و بسیاری از ملزومات رویدادهای حضوری حذف می گردند. کاهش هزینه‌های برگزاری موجب کاهش هزینه های ثبت نام برای شرکت کنندگان خواهد شد و این موضوع نیز موجب استقبال بیشتر علاقه مندان می گردد.

• اساتید و میهمانان برجسته

تصور کنید سخنران شما یک پروفسور برجسته در یکی از دانشگاه های معتبر جهان باشد یا قصد داشته باشید برای آموزش زبان خارجی از اساتید Native بهره ببرید. صرف نظر از هزینه های فراوان، هماهنگی اسکان و اقامت سخنرانان و میهمانان بسیار دشوار است. در بسیاری از موارد نیز به دلیل مشغله فراوان اساتید یا مشکل تردد و اقامت، امکان استفاده از تخصص و تجارب ایشان فراهم نمی شود. این موضوع برای برگزاری کارگاه های مدون و دوره های چندماهه تقریبن غیرممکن خواهد بود. اما در وبینارها، به دلیل حذف تردد، براحتی می توان هماهنگی لازم جهت حضور آنلاین اساتید برجسته از داخل و خارج کشور را فراهم نمود. در این صورت شما محتوای پربارتری را فراهم نموده اید و با استقبال و رضایت بیشتری از سوی مخاطبین مواجه خواهید شد.

محتوایی کامل را به مخاطب منتقل کنیم

وبینارها با استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن های مختلفی برگزار می شوند. هر یک از این محصولات، امکاناتی را برای ارایه محتوا در اختیار برگزارکننده قرار می دهند. امکانات رایجی که در بیشتر وبینارها مورد استفاده قرار می گیرند شامل موارد زیر می باشند:

• ارتباط زنده صوتی و تصویری به صورت تعاملی و دوطرفه میان کاربران
• نمایش اسلاید جهت فایل های پاورپوینت، PDF و تصاویر
• ابزار وایت برد جهت یادداشت آنلاین با استفاده از قلم نوری
• به اشتراک گذاری دسکتاپ جهت نمایش صفحات وب و محیط نرم افزارها
• پخش فایل های صوتی و کلیپ های ویدیویی

با ابزارهای ذکر شده می توان محتوای متنوعی را به صورت آنلاین در اختیار مخاطبین قرار داد و به همین دلیل بسیاری از وبینارها تجارب عملی و کاربردی را نیز به شرکت کنندگان منتقل می نمایند.

با کمترین هزینه بیشترین نتیجه را کسب کنیم

تقریبا می‌توان گفت تنها هزینه برگزاری وبینار (صرف نظر از هزینه اساتید)، مربوط به نرم افزار مورد استفاده می باشد. وبینارها نیز مانند رویدادهای حضوری دارای ظرفیت مشخصی هستند. ظرفیت وبینارها اغلب بین 50 تا 200 نفره است (ظرفیت های کمتر هم وجود دارد) و هرچه ظرفیت وبینار شما افزایش یابد هزینه برگزاری آن نیز بیشتر خواهد بود. هزینه برگزاری وبینارها در مقایسه با رویدادهای حضوری بسیار ناچیز است.

با حداقل امکانات می‌توانیم رویداد بزرگی داشته باشیم

برای برگزاری یک وبینار موفق به تجهیزات زیر نیاز دارید:

• اینترنت
  • یکی از عوامل مهم در کیفیت وبینار شما، اینترنت ارایه دهنده و سخنران است که علاوه بر سرعت مناسب می بایست از پایداری بالایی نیز برخودار باشد. از این رو بهتر است برای برگزاری وبینار خود از اینترنت ADSL استفاده کنید چرا که نسبت به اینترنت های GPRS و Wimax پایدارتر است. سرعت آپلود شما برای ارتباط صوتی و تصویری می بایست حداقل 200 کلیوبیت بر ثانیه باشد.
• کامپیوتر یا لپ تاپ
  • ارایه دهنده و اپراتور برای ارایه محتوا و مدیریت وبینار بهتر است از لپ تاپ یا کامپیوتر استفاده نمایند. البته در برخی موارد می توان با استفاده از موبایل و تبلت نیز در یک وبینار به ارایه محتوا پرداخت.
• میکروفون و وبکم
  • اگر برای ارایه محتوا از لپ تاپ استفاده نمایید نیازی به میکروفون نخواهید داشت و می توانید از میکروفون داخلی لپ تاپ خود استفاده کنید. در غیر اینصورت می توانید از هدست، هندزفری یا میکروفون های رومیزی برای ارتباط صوتی با کاربران بهره ببرید. برای ارتباط تصویری نیز بهتر است از وبکم های جانبی استفاده کنید چرا که وبکم های داخلی لپ تاپ ها معمولن کیفیت پایینی دارند.
• محتوا
  • وبینارها همانند سایر رویدادها نیاز به محتوای برپار، جذاب و کاربردی دارند. از آنجایی که در محیط وبینارها بر خلاف رویدادهای حضوری هیچ مزیت دیگری مانند شبکه سازی، کارگاه های جانبی، پذیرایی و… وجود ندارد اهمیت محتوا چندین برابر می باشد. تنوع محتوا (ترکیبی از صدا، اسلاید، کلیپ ویدیویی و اشتراک دسکتاپ) موجب جذابیت بیشتر محتوای شما می شود.

هنوز هم ناگفته‌هایی باقیست

در این مقاله اطلاعات اولیه جهت آشنایی بیشتر با وبینارها و نحوه برگزاری آن ها ارایه شد. اما هنوز نکات مهم دیگری مانند معیارهای انتخاب میزبان، نحوه مدیریت، چالش های برگزاری و… که می تواند در موفقیت وبینار شما بسیار موثر باشند باقی مانده که در این مطلب نمی گنجد. از این رو در مطالب بعدی به تفصیل، موضوعات ذکر شده را بررسی خواهیم نمود.

همکاری ویژه اسکای روم و ایوند

در کنار مطالعه مقالات و کسب اطلاعات در خصوص وبینار و رویدادهای آنلاین، می بایست در عمل نیز، نکات مطرح شده را مورد استفاده قرار داده و تجارب خود را توسعه دهید. برای استفاده از سرویس وبینار ایوند، می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.