از شرکت در رویداد تا برگزاری رویداد
برگزاری رویداد یکی از مواردی‌ست که هرچند ممکن است در ابتدا آسان به نظر برسد، اما مهارت‌های خاص خود را می‌طلبد و نیاز به تجربه دارد. گفت‌وگو می‌کنیم با علیرضا جعفر دانش‌آموخته‌ی کارآفرینی که پس از شرکت در چندین رویداد، علاقمند به برگزاری رویداد شده و در این مسیر با همراهی دوستانش رویداد موفق کافه کارآفرینی را راه اندازی کرده‌اند.
کمی در مورد خودتان توضیح دهید و خود را معرفی کنید.
من علیرضا جعفر هستم، سرپرست بخش آموزش و پژوهش مرکز کسب و کارهای نوپا.
از تجربه‌ی اولین رویدادهایی که در آن‌ها شرکت کردید بفرمایید، چطور شد که وارد این فضا شدید و به شرکت در درویداد علاقه پیدا کردید؟
سال 92 که وارد دانشکده‌ی کارآفرینی دانشگاه تهران شدم به رویدادهای این حوزه هم خیلی علاقه‌مند شدم. اولین رویدادی که شرکت کردم رویداد هفته‌ی جهانی کارآفرینی بود که از طرف دانشکده برگزار می‌شد. با توجه به اینکه در فعالیت‌های جمعی و اجرایی با شور و شوق و علاقه ظاهر می‌شدم مسئول برگزاری آن رویداد از من درخواست کمک و همکاری کرد و من هم قبول کردم و مسئول فیلم‌برداری رویداد بودم و اینگونه وارد اجرای رویداد شدم.
رویدادهایی که شرکت می‌کردید چه نکات مثبتی داشتند که در مسیر بعدی شما برای برگزاری رویداد، مفید بودند؟
بیشتر رویدادهایی که در آن‌ها شرکت کردم مخصوص دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران بود. رویدادهای آنجا خیلی پویا و جذاب بود چرا که دانشکده به برگزارکنندگان- یعنی دانشجویان- این اجازه و آزادی را می‌داد تا از حوزه‌های مختلف، صنایع مختلف، کسب‌وکارهای مختلف، جنسیت‌های مختلف و حتی کارآفرینان توان‌یاب به رویدادها بیاورند و تجارب‌شان را در اختیار بگذارند. دانشکده در واقع حامی رویدادها بود و این شور و شوق را به دانشجویان منتقل می‌کرد. نکته مثبت رویدادها، افراد برجسته‌ای بودند که در رویدادها شرکت می‌کردند. یعنی هم موضوع جذاب بود، هم شخص ارائه‌دهنده قوی و مسلط بود و ما مطمئن بودیم شرکت در رویداد برایمان مفید است و این نکات ما را برای شرکت در رویداد ترغیب می‌کرد.
من در رویدادها فهمیدم شاید برای جذب افراد موضوع، خیلی مهم باشد؛ اما شخصیتی که موضوع را ارائه می‌دهد هم خیلی مهم است. و حتی جالب است که بدانیم نحوه‌ی ارائه حتی مهم‌تر از دانش فرد است. در این راه فهمیدم نقش مهمان در مؤثر بودن برنامه نقش کلیدی دارد.
بعد از چه مدت از شروع شرکت در رویدادها بود که تصمیم گرفتید خودتان برگزارکننده شوید؟ چگونه به این نتیجه رسیدید؟ چه هدفی را دنبال می‌کردید؟
یک سال بعد از شرکت کردن در ایونت‌های مختلف دانشکده کارآفرینی، به جهت آشنایی با دوستان مختلف پیشنهاد شد که من هسته‌ی مرکزی رویدادی باشم به اسم کافه کارآفرینی. کافه کارآفرینی رویدادی‌‌ست که ایده‌ی یک نفر و حاصل تلاش 4 نفر بود و از نگاه من یکی از موفق‌ترین رویدادهای حوزه‌ی کارآفرینی ست. من، وحید قنبری‌زاده، مصطفا صدیقیان و مریم نادری. من به شخصه برگزارکننده‌ی رویداد نبودم و پشت هر رویدادی یک تیم قوی هست و اصلاً نمی‌توان فرد را برای یک رویداد مطرح کرد. رویداد کافه کارآفرینی ایده‌ی وحید قنبری زاده بود اما با تلاش و همکاری مداوم ما چهار نفر شکل گرفت و مطرح شد. جالب است بدانید که من هیچ تمایلی به برگزار کردن ایونت نداشتم چون نمی‌دانستم که برای من چه نتیجه‌ای دارد ولی وقتی‌که رویدادهای مختلف برگزار شد، احساس کردم تأثیری که از مهمان‌های برنامه و کارآفرینان می‌گرفتم خیلی خوب بود و خروجی مثبت داشت. با مسیر زندگی‌شان آشنا می‌شدم و انگیزه می‌گرفتم. در رویدادها آنقدر کارآفرینان مختلف دیدم که برای خودم بار آموزشی داشت و یک‌جور درس بود. از افراد کارآفرین حس خوب می‌گرفتم. این چیزی بود که من از رویدادها آموختم.
چرا فکر میکنید شرکت در رویداد مفید است و در واقع چرا شرکت در رویداد را توصیه میکنید؟
می‌توان از روش‌های مختلف، کتاب، فایل صوتی، ویدئو و اینترنت مباحث زیادی را آموخت. اما ایونت معمولا مباحث روزی هست که کمتر جایی دیده می‌شوند. همان‌طور که می‌دانیم رویداد با جشنواره و همایش تفاوت دارد. حضور در ایونت، بار یادگیری و آموزشی دارد و به شما انرژی می‌دهد. مهمان برنامه هم به شما انرژی می‌دهد و تلنگر می‌زند. حضور در رویداد یعنی شما به دنیا این سیگنال را می‌فرستید که من آماده‌ی تغییر و یادگیری‌ام. خروجی رویداد باکیفیت، مطالبی‌ست که در هیچ جای دیگری نمی‌بینید و این اتفاق، مثبت است.
در اوایل راه برگزارکنندگی، با چه سختی‌ها و چالش‌هایی روبرو بودید؟ در حال حاضر چه؟
چالش‌های اولین ایونت بسیار دشوار است و مهم‌ترین مشکل این است که رویداد شناخته‌شده نیست و جذب مخاطب، مهمان، مجری و اسپانسر هم سخت می‌شود. مقایسه کنید با رویدادی که دوسال سابقه دارد و شناخته شده است. سال 93 در اولین رویدادمان دست خالی بودیم و باید زمان زیادی می‌گذاشتیم. یادم است که روز برگزاری رویداد اول تنها توانستم چند لیوان اب بخورم چون فرصتی برای غذا خوردن نبود. اما با وجود چالش‌ها، علت برگزاری موفق رویداد، تیم قوی و با اراده و با پشتکارمان بود. هرچه پیش برویم و مطرح‌تر شویم، چالش‌ها کمتر می‌شود و پیشنهادهایی می‌شود که کار را راحتتر می‌کند. مثلا اسپانسر خودش برای ارائه‌ی خدمات پیشقدم می‌شود.
مخاطبین رویدادهای شما عموما چه کسانی هستند؟
مخاطبین رویدادهای ما افراد علاقمند به حوزه‌ی کارآفرینی بودند. کسانی که قصد ارتباط با کارآفرینان برتر را داشتند یا خودشان قصد ایجاد کسب و کار جدیدی داشتند یا اینکه اوایل راه‌اندازی کسب و کارشان بودند و می‌خواستند از تجارب افراد موفق برای رشد کار خود استفاده کنند. ما از ابتدا به این موضوع توجه کردیم و مخاطبان‌مان را مشخص کرده بودیم.
از چه راه هایی برای بازاریابی رویداد و افزایش تعداد شرکت کنندگان استفاده می کنید؟
استارت اولیه برای بازاریابی هر رویداد این است که بدانیم مخاطب ما چه گروهی از افراد هستند. تمام جهت‌گیری بازاریابی و تبلیغات شما می‌رود به این سمت. مخاطب دانشجو باشد یا شرکت‌ها یا عموم مردم، جهت‌گیری کاملا متفاوت است. شناخت دقیق مخاطب، پختگی شما را برای بازاریابی ایونت می‌رساند. ما فهمیدیم طیف زیادی از مخاطبان ما دانشجو بودند. بنابراین تبلیغ ما در وایبر و نیز نصب پوستر در انجمن‌های علمی دانشکده‌های مختلف بود. همچنین برای دانشجویان تخفیفات خوبی می‌گذاشتیم تا برای شرکت در رویداد ترغیب شودند
در مسیر برگزاری رویداد چه تجارب جدیدی کسب کردید که فکر میکنید برای برگزار کنندگان تازه کار مفید هست؟
شاخص های موفقیت کافه کارآفرینی را می توان اینگونه معرفی کرد: تعداد شرکت کنندگان و پراکندگی مکان جغرافیایی. روزهای آخر رویداد، 400 نفر مخاطب حضوری داشتیم و وارد دانشگاه های دیگر و شهرهایی مثل قم یا اراک شدیم و از تهران هم خارج شد . چرا موفق بود؟ چون نقش تیم بسیار بسیار کلیدی است. باید این را بگویم که پشت هر ایونت موفق یک تیم موفق است و تیم است که در چالش‌های مختلف در ریزش‌ها و رویشها باید بتواند چالش‌ها را مدیریت کند. نمی توان محدودیت‌ها و موانع را حذف کرد اما می‌توان مدیریت‌شان کرد. چرا کافه کارآفرینی ادامه نیافت؟ چون هسته اصلی وارد کارهای مختلف شدند هم اینکه خود تیم انسجام اولیه را نداشت. آقای قنبری زاده آکادمی کارآفرینی تهران را تاسیس کرد. من وارد سازمان شدم و در مرکز توانمندسازی و تسهیل‌گری کسب و کارهای نوپا فاوا مشغول به کار شدم. یعنی تیم موفق است که بیشترین بازدهی را دارد. در موقعیت جدید کاری هم تجارب گذشته بسیار به کارم آمده اند.
در زمینه‌ی مالی، رویداد درآمدزایی مناسبی برایتان داشته است؟
معتقدم که اول کار اصلا نباید دید و رویکرد مالی نسبت به رویداد داشت. باید به ایونت خوب و تولید بهترین خروجی برای شرکت‌کننده‌ها فکر کرد، و این خود باعث مطرح شدن رویداد و افزایش شرکت‌کننده ها می‌شود. درآمدزایی ما از شرکت‌کننده‌ها نبود بلکه از اسپانسر ها بود و همه صرف خود رویداد می‌شد. همچنین شرکت در رویداد برای دانشجوها رایگان بود.
رویدادهایتان را چگونه قیمت‌گذاری میکنید؟
قیمت‌گذاری رویداد خیلی بستگی به محتوای رویداد دارد و همچنین به رویدادهای مشابه. پولی کردن رویدادی که مشابه رایگان دارد- مثلا رویداد آموزش مقاله نویسی- به صرفه نیست مگر اینکه مهمان برنامه خیلی مهم و خاص باشد. باید بازه قیمتی مناسب در نظر گرفت و بعد از چند بار برگزاری با قیمت‌های مختلف، حساسیت شرکت‌کننده‌ها به قیمت را سنجید و قیمت را اصلاح کرد. همچنین گذاشتن تخفیف‌های عجیب و غیرمعقول اصلا پیشنهاد نمی‌شود.
برای رویدادهایتان اسپانسر دارید؟
بله. بنظرم نوع نگاه افراد به اسپانسر باید تغییر کند. اسپانسر می‌تواند مالی یا غیرمالی باشد. اما افراد به شدت دنبال اسپانسر مالی هستند. پیدا کردن اسپانسر مالی برای رویدادهای نوپا بسیار سخت است. باید دنبال اسپانسرهای غیرمالی بود. حمایت‌هایی مثل در اختیار گذاشتن مکان برگزاری یا پذیرایی یا تبلیغ را استفاده کنید. بعدها که رویداد مطرح شد می‌توان اسپانسر مالی جذب کرد. موضوع مهم این است که باید اسپانسرها را درست متقاعد کرد تا نظرشان برای سرویس‌دهی به شما جلب شود.
برای برگزاری رویداد خوب و موفق، چه تخصص ها و مهارت هایی لازم است؟
مهم‌ترین مهارت برای برگزاری رویداد، توانایی انجام کار تیمی است. کنار هم کار کردن و کار را با هم پیش‌بردن خیلی مهم است. دیگری مهارت متقاعدسازی ست. مذاکرات مختلفی در مسیر کار لازم می‌شود که در آنجاها مهارت متقاعدسازی حرف اول و آخر را می‌زند. مدیریت زمان در سه مقطع قبل برگزاری، روز برگزاری و بعد از برگزاری خیلی مهم است. اگر نتوان خوب مدیریت کرد، کارها جمع می‌شود و یکی دو روز مانده به رویداد فشار زیای متحمل می‌شوید و این انگیزه شما را برای رویدادهای بعدی کم می‌کند. برگزاری رویداد برنامه‌ریزی زمانی دقیق می‌خواهد.
برای انتخاب محل برگزاری چه فاکتورهایی را در نظر می‌گیرید؟
محل برگزاری مهم است اما آنقدرها مهم نیست. موضوع رویداد و خاص بودن آن و مهمان برنامه خیلی مهم‌ترند. صرف پوشش‌دهی تعداد افراد برای ما کافی بود و اینکه بتواند فضای شبکه سازی را مهیا کنند.
برگزاری رویداد تا چه میزان بر شناخته‌شدن شما اثر گذاشته است؟
هیچوقت تلاش نکردم از این مسیر شناخته شوم برای همین هیچوقت نرفته‌م در این راه که در برندسازی شخصی‌ام موضوع برگزاری رویداد را مطرح کنم.
با توجه به تجربه‌ی فعلی‌تان، چه چیزهایی هست که دوست داشتید از همان ابتدای مسیر برگزاری رویداد می‌دانستید؟
من اول فکر می‌کردم برگزاری رویداد بیشتر نوعی سرگرمی است تا کار حرفه‌ای. کاش از اول این مهارت‌های لازمی که گفتم را می‌دانستم و خودم را در آن زمینه‌ها تقویت می‌کردم.
توصیه ی شما برای کسانی که می‌خواهند رویداد یا کارگاه آموزشی برگزار کنند چیست؟ احتمالا با چه مشکلاتی روبرو خواهند شد و چگونه می‌توان به این مشکلات غلبه کرد؟
اولین توصیه اینکه خیلی بهتر است رویداد را برای نهادهای مختلف برگزار کند تا به صورت شخصی و مستقل. رویدادها، به صورت مستقل خیلی سخت برگزار و مطرح می‌شود. اما زمانی که برای دانشگاه یا شتاب‌دهنده رویداد برگزار کنید، هم از اعتبار آن مجموعه استفاده می کنید هم از حمایت های‌شان. توصیه‌ی دیگر اینکه رویدادهای حوزه کارآفرینی خیلی زیاد شده اند. برگزارکننده باید حتما نگاه خوبی به حوزه‌ی خودش داشته بشد و رقیبانش را به خوبی رصد کند و نقاط ضعف و قوت‌شان را بشناسد. مهم‌تر از خود برگزاری رویداد، خروجی آن است. یادتان باشد برگزاری رویداد چالش‌ها، محدودیت‌ها و موانع خودش را دارد و تنها یک تیم قوی می تواند این‌ها را به‌خوبی پشت سر بگذارد.
امیدوارم همه‌ی کسانی که قصد برگزاری رویداد را دارند بتوانند از صحبت‌های من نهایت استفاده را ببرند. موفق باشید.
