۱۲ ابزار ضروری که برای برگزاری دوره های آموزشی به آن‌ها نیاز دارید

آیا شما هم جزو برگزارکننده‌هایی هستید که زمان کافی برای انجام کارهای خود ندارید؟ این اتفاق اغلب به دلیل تعداد زیاد کارها و عدم برنامه‌ریزی دقیق برای به انجام رسیدن آن‌ها می‌افتد، برگزاری دوره های آموزشی همانند سایر رویدادها کار فوق‌العاده پیچیده و پر از جزئیات است که مطمئنا شخص بدون استفاده از ابزارهای ساده‌سازیِ روند کار قادر به انجام صحیح آن نخواهد بود.

ابزارهای ضروری برای برگزاری دوره های آموزشی

ما با بررسی ابزارهای موجود، به تعدادی از محبوب‌ترین و بهینه‌ترین ابزارها دست یافتیم که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم. اگر خودتان تنهایی به برگزاری دوره های آموزشی می‌پردازید و یا تیمی در این کار به شما کمک می‌کنند، ابزارهای زیر می‌توانند در مدیریت هر چه بهتر کارها و هماهنگی بیشتر به شما کمک کنند.

ترلو (Trello)

ترلو یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه‌های تیمی است؛ قابلیت استفاده آسان، رابط کاربری بصری قوی و امکان استفاده‌ی تیمی(بردهای مشترک) آن را به یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین ابزارها برای برگزارکنندگان رویداد تبدیل کرده است. شما می‌توانید برای تمام کارهایی که باید در طول برگزاری دوره های آموزشی انجام شوند بردهایی را اختصاص دهید، سپس افرادی را که در این پروژه همکاری خواهند کرد اضافه کنید و به صورت گام به گام روند پیشرفت کار را با هم در میان بگذارید.

علاوه بر این، افراد می‌توانند برای کارهای همدیگر نظر ارسال کنند و به صورت آنلاین با هم هماهنگ شوند. با این ابزار نه تنها همه‌ی اعضای تیم برگزاری دوره های آموزشی از روند پیشرفت کارها آگاه خواهند شد، بلکه کارها منظم پیش رفته و مشخص می‌شود برای کدام وظیفه باید زمان بیشتری صرف شود تا روز برگزاری دوره هیچ مشکل اجرایی وجود نداشته باشد.

گوگل درایو (Google Drive)

گوگل درایو یکی از سرویس‌های بسیار مفید گوگل می‌باشد که کاربر می‌تواند اطلاعات خود را در آن قرار دهد و هر زمان که خواست روی هر کامپیوتری به آن دسترسی داشته باشد. روی گوگل درایو می‌توانید انواع اسناد کتبی، صفحه گسترده و اسلاید را داشته باشید.

برگزارکنندگان دوره‌های آموزشی همواره باید خلاق باشند، ایده‌های جدید داشته باشند و رویدادهای آینده‌ی خود را بهبود بخشند. به جای این‌که تمام این‌ها را روی کاغذ بنویسید که امکان نابودی‌شان وجود داشته باشد، می‌توانید آن‌ها را در مکانی ذخیره کنید که به آن‌ها در هر زمان و مکانی دسترسی داشته باشید.

همه‌ی برنامه‌ریزان موفق معتقدند گوگل درایو ساده‌ترین ابزار برای برقرای ارتباط و همکاری در محتوا و ایده‌ها است. با این حال، اگر برای مدیریت پروژه خود ابزار خاصی را در نظر ندارید، احتمالا گوگل درایو بهترین ابزار برای شما خواهد بود.

اسمارت‌شیت(Smartsheet)

معمولا بسیاری از افراد از اکسل برای برنامه‌ریزی کارهای خود استفاده می‌کنند، اگر شما نیز به کار با اکسل علاقه‌ی زیادی دارید، اما احساس می‌کنید آن باید کمی قدرت بیشتری داشته باشد، اسمارت‌شیت می‌تواند این نیاز شما را برطرف کند. اسمارت‌شیت واقعا یکی از قدرتمندترین صفحات گسترده است که توانایی همکاری آنلاین را فراهم می‌کند.

در ابتدا شاید کمی با این ابزار احساس غریبگی داشته باشید، اما کم‌کم یاد خواهید گرفت که چگونه از آن در برگزاری دوره های آموزشی خود استفاده کنید. این ابزار نیز زمانی‌که به صورت تیمی کار می‌کنید بیشتر کمک‌تان خواهد کرد. خوشبختانه شما می‌توانید حدود ۳۰ روز به صورت رایگان از آن استفاده کنید و در صورتی که دیدید واقعا با آن راحت هستید خرید انجام دهید.

ایوند(Evand)

اگر از ورق‌های کاغذی و یا صفحات اکسل برای مدیریت لیست شرکت‌کنندگان خود استفاده می‌کنید و تلاش می‌کنید تا پرداختی‌ها را به صورت دستی مدیریت کنید، این کار را متوقف کنید. اگر می‌خواهید زندگی راحت‌تری داشته باشید، در زمان خود صرفه‌جویی کنید، داده‌های تکراری و شرکت‌کنندگان عصبانی نداشته باشید ما به شما کمک می‌کنیم.

با ایوند ابزار تعریف و اطلاع‌رسانی رویداد، شما به راحتی می‌توانید به فروش بلیت‌ها، ثبت‌نام و ارتقای دوره آموزشی خود تنها در چند دقیقه بپردازید. بدین صورت مزایای بسیاری نصیب شما خواهد شد، اول این‌که در زمان خود صرفه‌جویی خواهید کرد و همه‌ی کارهای اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام به صورت خودکار انجام خواهد شد. ثانیا مخاطبان بالقوه‌ی بیشتری با شما آشنا خواهند شد و شما با استفاده از ویژگی‌های مختلف ایوند مانند بلیت زودهنگام و بسیاری دیگر به بهترین شکل به برگزاری دوره های آموزشی خود و مدیریت آن بپردازید.

هوت سوییت(Hootsite)

مطمئنا می‌دانید که استفاده از شبکه‌های اجتماعی تا چه حد می‌تواند روی بازاریابی دوره‌ی آموزشی شما و ارتقای رویدادتان نقش داشته باشد. علاوه بر این، اکثریت شرکت‌کنندگان شما از شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط با بقیه شرکت‌کنندگان استفاده خواهند کرد. بنابراین بسیار عاقلانه است که از یک راه ساده برای مدیریت شبکه‌های اجتماعی خود استفاده کنید.

با هوت‌سوییت شما قادر خواهید بود چندین شبکه‌ی اجتماعی را با هم مدیریت کنید، مکالمات انجام شده توسط مخاطبان‌تان را مرتب‌سازی کنید و … . در کل این ابزار مدیریت شبکه‌های اجتماعی کارهای تکراری شما را از بین برده و به صرفه‌جویی زمان شما کمک خواهد کرد.

اورنوت(Evernote)

مطمئنا برای برگزاری دوره های آموزشی موفق نیاز دارید که روزانه با ایده‌ها و محتواهای جدید آشنا شوید. هنگامی‌که مطلبی را از پاکت(pocket) یا هر جای دیگری خواندید و آن را دوست داشتید می‌توانید آن را در اورنوت ذخیره کنید. اورنوت همه چیز را سازمان‌یافته‌تر از نوت‌بوک‌ها نگه می‌دارد. شما می‌توانید همه چیز از قبیل فایل پی‌دی‌اف، عکس و صدا را در اورنوت ذخیره کنید. مسلما استفاده از اورنوت برای هر کسی که روزانه مطالب جدیدی یاد می‌گیرد و به ایده‌های جدیدی نیاز دارد ضروری است.

اسلک(slack)

اسلک نیز چیزی شبیه به اسمارت‌شیت است، اما یک تفاوت ظریف بین این دو ابزار وجود دارد. اگر شما به مدیریت پروژه‌ی قوی‌تر و ارتباطات تقریبا ضعیف‌تری نیاز داشتید می‌توانید از اسمارت‌شیت استفاده کنید؛ اما برعکس اگر برای تیم شما ارتباطات ضروری‌تر از مدیریت پروژه بود آنگاه اسلک به‌دردبخورتر از سایر ابزارها خواهد بود. اگر شما هسته‌ی مرکزی چندین سازمان‌دهنده بودید، مسلما اسلک انتخاب مناسب‌تری برای به اشتراک‌گذاری و بحث در مورد ایده‌ها خواهد بود.

علاوه بر آن، شما می‌توانید از اسلک برای ارتباط بیشتر با شرکت‌کنندگان‌تان نیز بهره بگیرید. اسلک بهترین ابزار برای کارگروهی بوده و هست.

گوگل کلندر(Google Calender)

گوگل کلندر یا به عبارت بهتر تقویم گوگل برای پیگیری رخدادهای مهم زندگی ساخته شده است. تقویم گوگل یک برنامه‌ی آنلاین هست که از طریق آن می‌توانید رویدادهایی را ایجاد کنید، آن‌ها را با هر کسی که خواستید به اشتراک بگذارید و برنامه ریزی کنید. گوگل کلندر یک سرویس جامع است که در موارد مختلف مانند مدیریت پروژه، ثبت چیزهایی که خوانده‌اید، برنامه‌ریزی تیمی، زمان‌بندی پست‌های رسانه‌های اجتماعی و … کمک می‌کند.

اگر این‌ اتفاق افتاد آنگاه…(IFTTT)

یکی از جذاب‌ترین برنامه‌هایی که مطمئنا برای برگزارکنندگان رویداد بسیار ارزشمند خواهد بود ابزار If this then that است. این ابزار همه‌ی کارهای تکراری شما روی وب را از بین خواهد برد. اگر شما به این نتیجه رسیده‌اید که کارهای تکراری را بارها و بارها انجام می‌دهید این ابزار می‌تواند به شما کمک کند. به عنوان مثال، اگر شما همواره دوره های آموزشی خود را در یک مکان خاص برگزار می‌کنید، می‌توانید تنظیمات Ifttt را به گونه‌ای تغییر دهید که به محض وارد شدن شما به آن مکان گوشی شما روی سایلنت قرار بگیرد. یا اگر شما همیشه پست‌های وبلاگ خود را توییت می‌کنید، می‌توانید دستوری برای آن بنویسید که به محض انتشار پست وبلاگی شما، آن را در توییتر ارسال کند.

مطمئنا با Ifttt  زمان زیادی از شما آزاد خواهد شد، علاوه بر می‌توانید برای کارهایی که اغلب فراموش می‌کنید نیز دستورهایی بنویسید، مثل همین مثالی که آوردیم؛ اغلب افراد فراموش می‌کنند به محض شروع جلسه تلفن همراه خود را روی سایلنت بگذارند و … .

مومنتوم(Momentum)

مدیریت زمان را می‌توان اصلی‌ترین فعالیت‌های برگزاری دوره های آموزشی است. شما به عنوان برگزارکننده‌ی چنین دوره‌هایی باید قادر باشید تا زمان خود را نه تنها در طی برگزاری دوره، بلکه در حین چیدن تدارکات نیز رعایت کنید. اگر در این مورد جستجویی داشته باشید، با ابزارهای بسیار مختلفی روبرو خواهید شد، ما دو مورد از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان را برای شما معرفی کنیم. مومنتوم و پومودورو.

این ابزارها هر دو به سادگی قابل استفاده هستند. مومنتوم را می‌توانیم کاربرپسندترین ابزارهای مدیریت زمان دانست. از طریق این ابزارها می‌توانید لیست کارهایی را که باید انجام دهید تهیه می‌کنید، سپس با تیک زدن هر کدام اجزایی شدن یا نشدن آن را متوجه می‌شوید. با استفاده از این ابزارها شما خواهید تواسنت تجزیه و تحلیل بهتری از زمان خود داشته باشید و بدانید دقیقا باید روی کدام تسک زمان بیشتری را صرف کنید.

بیس کمپ(Basecamp)

بیس‌کمپ یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ به شیوه‌ای مدرن است که در سال ۲۰۰۴ طراحی و توسعه داده شده و رفته رفته در حال قوی‌تر شدن است. در حالی‌که این ابزار مانند نرم‌افزارهای جدید سریع و فرز نیست، اما هنوز هم یک راه عالی برای مدیریت‌ پروژه‌ها و اشتراک‌گذاری فایل‌ها است. هر کسی سلیقه‌ی خاصی دارد و ممکن است شما با جلوه‌های بصری بیس‌کمپ ارتباط بهتری برقرار کنید. بیس‌کمپ یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت پروژه است که ما به شما توصیه می‌کنیم استفاده از آن را امتحان کنید.

پاکت(pocket)

همان‌طور که در موارد قبلی هم اشاره کردیم، شما ممکن است برای بروزنگه داشتن خود مطالعات زیادی داشته باشید. برای همین احتمالا با مقالات جذاب متعددی مواجه شوید که در همان زمان امکان مطالعه‌ی آن را نداشته باشید. از طرف دیگر، مطمئنا شما هم مانند بسیاری از افراد دیگر زمان زیادی را در اتوبوس و ترافیک صرف می‌کنید. پاکت به شما امکان این را می‌دهد که این ساعت‎‌های تلف شده را به زمان‌های مفید برای خود تبدیل کنید. شما می‌توانید مقاله موردنظر خود را در پاکت ذخیره کنید و هر زمان که دوست داشتید شروع به مطالعه‌ی آن کنید. استفاده از پاکت رایگان بوده و به راحتی امکان‌پذیر است.

وُوا(whova)

نرم‌افزار ووا کمی متفاوت‌تر از بقیه‌ی نرم‌افزارهایی است که معرفی کردیم. موارد گفته‌شده اغلب به دنبال ارائه‌ی راهکاری برای مدیریت پروژه بودند. ووا نرم‌افزار شبکه‌سازی ارتباطی برای شرکت‌کنندگان است. با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی برقراری ارتباط و شبکه ‌سازی برای شرکت‌کنندگان رویدادها بسیار آسان خواهد شد. اما این نرم‌افزار نمی‌تواند برای کارگاه‌های آموزشی و یا کنفرانس‌های ایرانی مناسب باشد، زیرا این یک استارتاپ خارجی است و بالطبع نمی‌تواند مانند یک نرم‌افزار بومی عملکرد خوبی در زمینه‎ی شبکه‌سازی ارائه کند.

قبلا در مطلب ۷ استارتاپ موفق در زمینه‌ی برگزاری رویداد ابزارهای مختلفی برای شبکه‌سازی معرفی کردیم که متاسفانه قابلیت استفاده در ایران را ندارند، شاید بومی‌سازی چنین نرم‌افزارهایی بتواند امکانات زیادی را به رویدادهای ما اضافه کند.