٧ دوستی که یک برگزارکننده‌ی همایش باید داشته باشد
اگر تا به حال همایشی برگزار کرده باشید، حتما متوجه شده‌اید که انجام این کار به تنهایی امکانپذیر نیست و برای برگزاری بهتر به تخصص‌های مختلف برای همکاری نیاز دارید. به طور مثال اگر شما دوستانی در حوزه‌ی وبلاگ‌نویسی، آی‌تی، دکوراسیون، پذیرایی و غیره داشته باشید، با کمک گرفتن از آن‌ها از خیلی از جهات خواهید توانست رویداد خود را پربار کنید.
در ادامه لیستی از افراد معرفی می‌شوند که به شما(به عنوان برگزارکننده‌ی همایش) کمک می‌کنند تا شبکه‌ی ارتباطی پویا و متنوعی داشته باشید.
۱) کپی‌رایتر
برنامه‌ریزی موثر یک همایش مستلزم ایجاد مقدار زیادی محتوا می‌باشد. این محتوا میتواند کتاب‌های الکترونیکی، وبینار، نوشته‌های‌وبلاگ‌ها، ایمیل‌های خبری، کمپین رسانه‌های اجتماعی و غیره باشد. ایجاد محتواد نیاز به یک نویسنده‌ی خبره و کاربلد دارد. همکاری با یک نویسنده خبره و ایجاد محتوای مناسب میتواند کمک شایانی به بهینه‌سازی همایش شما برای موتورهای جستجو بکند. داشتن یک تیم تولید محتوا میتواند شما را در زمینه‌ی برندینگ و بازاریابی بسیار کمک کند.
۲) طراح گرافیک
همانند کپی‌رایترها، میزان نیازی که شما به گرافیک‌کاران خواهید داشت بسیار فراتر از تصورتان است. گرافیک‌ها معمولا در همه‌جا بدردبخور هستند. آن‌ها میتوانند به شما کمک کنند تا بدانید در کمپین‌های مختلف رسانه‌های اجتماعی خود از چگونه عکس‌هایی استفاده کنید. آن‌ها هم‌چنین می‌توانید بر UX و UI وب‌سایت یا وبلاگ شما ارزش اضافه کنند.
وجود یک طراح گرافیک در تیم شما بسیار حائز اهمیت است، شاید الان فکر کنید خیلی کم به آن‌ها نیاز خواهید داشت، اما خواهید دید که برای انجام بسیاری از کارها حضور آن‌ها اجباری است.
۳) اثرگذارنده‌ها
یکی از مهم‌ترین رابط‌‌هایی که یک برنامه‌ریز همایش به آن نیاز دارد؛ کسی است که در صنعت احترام داشته باشد و ضامن مهارتهای شما باشد. هر همایشی که شما برنامه‌ریزی و طرح ریزی می‌کنید به برند شما نسبت داده می‌شود و در حقیقت برند شما و شهرت شما را تعیین می‌کند که میتواند به نوبه خود بر جنبه‌های مختلف کاری شما تاثیر بگذارد. کسی که کار شما را باور می‌کند و درباره برند و نام تجاری شما بسیار صحبت می‌کند که کمک شایانی در بیان موقعیت تخصصی خود به دیگران خواهد کرد و میتواند میزان اعتباربخشی تصویر شمار را افزایش دهد.
زمانی که شما فرد اثرگذار در صنعت‌های مختلف را داشته باشید که به اندازه کافی درباره شما و فعالیت‌های شما صحبت کند و به اشتراک بگذارند میتواند یکی از نشانه‌های کیفیت محتوا و سرویس ارئه شده شما باشد. حضور چنین افرادی در کنار شما به شدت در اذهان دیگران تاثیرگذار خواهد بود.
۴) آژانس مسافرتی
ممکن است همایش شما خواهان بسیاری داشته باشد و بخواهید آن را در شهرهای مختلف برگزار کنید. هماهنگی برنامه‌های سفر کار مشکلی است، داشتن یک رابط که آژانس مسافرتی دارد و با نوسانات و تغییرات مربوط به هزینه سفرها آشنایی دارد میتواند در برگزاری مناسب یک همایش به شما کمک بسیاری بکند. علاوه بر این آن‌ها میتوانند توصیه های مفیدی در باره معرفی مقاصد، مکانها، هتل و گزینه‌های مسافرتی داشته باشند. حضور آن‌ها در تیم شما الزامی نیست، اما اگر بتوانید با چنین شخصی رابطه‌ی خوبی داشته باشید بسیار مفید خواهد بود.
۵) دوست‌هایی خوب در شهرهای مختلف
داشتن یک رابط در محلی که قرار هست همایش در آنجا برگزار شود بسیار مفید باشد، چون امکان دارد همایش شما در شهر و یا حتی کشوری برگزار شود که شما به‌عنوان برنامه‌ریز آشنایی نسبت به آنجا نداشته باشید. شرکت‌های مدیریت مقصد سرویس‌هایی هستند که در این زمینه فعالیت می‌کنند. داشتن یک رابط میتواند سرنخ مناسبی به شما در انتخاب مکانی متناسب با همایش تان بدهد. و شما می‌توانید تعاملات بهتری داشته باشید. علاوه براین دانستن شرایط فرهنگی منطقه‌ای برای شما ضروری می‌باشد.
۶) مشاور حقوقی
برنامه‌ریزان یک همایش نیاز هست که درک درستی از قوانین داشته باشند. آشنایی با قانون اهمیتی بیش از تنظیم درست یک قرارداد دارد. همچون مسائل مربوط به توانایی مدیریت، مسائل مربوط به بیمه، قوانین منطقه‌ای می‌باشد.
بسیار مهم است که یک برنامه‌ریز همایش برخورد صحیحی با قوانین داشته باشد، در غیر این صورت محبوبیت خود را از دست خواهد داد. شناخت یک مشاور حقوقی به شما بسیار کمک خواهد کرد که یک همایش را با درنظر گرفتن جنبه‌های قانونی به طرز مناسبی برگزار کنید.
۷) متخصصین و اهل فن
عوامل بسیاری وجود داردکه از نظر فنی و تکنولوژی که در برگزاری یک همایش باید در نظر گرفته شود. داشتن یک دوست متخصص و اهل فن که نیازهای خاص رویداد را درک کند، منجر به شگفت‌انگیزی همایش شما خواهد شد. منظور از اهل فن یک توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار یا یک مهندس نیست، بلکه کسی است که با روندهای جدید تکنولوژی آشناست و صنعت‌های مختلف را تحت تاثیر قرار می‌دهد. این شخص میتواند یک وبلاگ‌نویس مشتاق فناوری‌های جدید برای همایش ها باشد، یک فروشنده در نمایشگاه تجاری و یا دوستی باشد که از کنفرانس‌ها یا گروه‌های صنعتی یافته‌اید. داشتن چنین دوستانی میتواند شما را به ارتباطات و فناوری‌هایی رهنمود باشد که هرگز خود در نظر نگرفته بودید.
نتیجه‌گیری
برنامه‌ریزی همایش یک کار حرفه‌ای است که بر ارتباطات صحیح و فعل‌وانفعالات بین صنایع تاکید بسیاری دارد؛ به‌خصوص در عصر کنونی که همه چیز بر ارتباطات موثر استوار است. بنابراین یک برنامه‌ریز موفق کسی است که شبکه‌ی ارتباطی‌اش بسیار قوی باشد، کسی که با افراد صنایع مختلف در ارتباط است و این مساله میتواند الهام بخش او در برگزاری یک همایش باشد.
