گزارشی از موفقیت رویدادهای یک انجمن علمی
فعالیت در یک انجمن علمی یا کانون فرهنگی دانشجویی می‌تواند یکی از تجربه‌های خوب دوران جوانی باشد و در عین حال، فرصتی برای گسترش مهارت‌های افراد فراهم کند. فرصتی که در پیمودن مسیر حرفه‌ای و آینده‌ی شغلی افراد، نقشی بی‌بدیل ایفا می‌کند. بسیاری از دانشجویان، با درک این مطلب وارد فعالیت‌های دانشجویی شده و به برگزاری رویدادهای مختلف می‌پردازند.
سیدمجتبی مطلوبی دبیر انجمن علمی دانشجویی مهندسی صنایع دانشگاه تهران هم از این قاعده مستثنی نیست. او می‌گوید «می‌خواستم قبل از ورود به بازار کار در زمینه‌ی مدیریت و کار گروهی و تقسیم کار و برگزاری رویداد و امثال این‌ها تجربه داشته باشم و فعالیت در انجمن علمی صنایع فرصت خوبی برای کسب چنین تجربه‌هایی به من می‌داد.» البته از نظر او «این‌طور فعالیت‌ها علاوه بر تمام مزایایی که دارند، لذت‌بخش هم هستند.»
فعالیت انجمن‌ها
«فعالیت‌های انجمن‌های علمی معمولا چند دسته‌اند. دسته‌ی اول، کلاس‌های نرم‌افزار است که متناسب با مهارت‌هایی که دانشجویان نیاز دارند انتخاب و اجرا می‌شوند. در کنار این کلاس‌ها، سمینارها و کارگاه‌های دیگری نیز برگزار می‌شوند که هرکدام مهارت جدیدی به شرکت‌کنندگان یاد می‌دهند.»
کسی که وارد این فعالیت‌ها می‌شود -ضمن گسترش مهارت‌های فردی خود- به دیگران هم کمک می‌کند تا با شرکت در رویدادهای مختلف، بتوانند یاد بگیرند و رابطه‌های حرفه‌ای جدید بسازند. رابطه‌هایی که می‌توانند در آینده بسیار تاثیرگذار و مفید واقع شوند. شاید همین مسئله باعث شده تا قسمت بزرگی از شرکت‌کنندگان در کارگاه‌های انجمن علمی صنایع دانشگاه تهران از فارغ‌التحصیلان این رشته باشند. به گفته‌ی مطلوبی «عده‌ای وقتی می‌خواهند وارد بازار کار شوند تازه می‌فهمند که صرفا رفت‌وآمد در کلاس‌ها و درس خواندن و پاس کردن واحدها فایده‌ی چندانی در پیدا کردن کاری که می‌خواهند، ندارد و به همین دلیل هم به شرکت در رویدادهای مختلف و گسترش مهارت‌های فردی‌شان روی می‌آورند.»
مشکلات یک انجمن علمی
اما فعالیت در انجمن‌های علمی دانشجویی آن‌قدرها هم آسان نیست. مشکل اول شاید اطلاع‌رسانی درست و جذب مخاطب باشد. پیش‌تر، راه اصلی اطلاع‌رسانی چسباندن پوستر در دانشگاه بود اما امروزه با محبوب شدن شبکه‌های اجتماعی و استفاده‌ی وسیع قشر دانشجو از اینترنت، راه‌های جدیدی برای اطلاع‌رسانی رویدادها در اختیار برگزارکنندگان قرار گرفته است. البته همین راه‌های جدید هم مشکلات خودشان را دارند. بسیاری از دانشجویان در حالت عادی صفحه یا کانال انجمن‌های علمی در شبکه‌های اجتماعی را دنبال نمی‌کنند. اگر قشر هدف رویداد شامل دانشجویان دانشگاه‌های دیگر و افرادی از خارج از دانشگاه باشد، مسئله‌ی اطلاع‌رسانی پیچیده‌تر هم می‌شود. در این حالت دیگر حتی دسترسی به دیتابیس احتمالی از شماره تلفن‌های دانشجویان -که معمولا در اختیار دانشگاه است- و ارسال پیامک به صورت انبوه هم جواب نمی‌دهد.
مجتبی مطلوبی می‌گوید «مشکلات اطلاع‌رسانی در حدی بود که باعث می‌شد قشر مخاطب و هدف من عملا به هم‌کلاسی‌هایم محدود شود. یعنی قبل از آمدن استاد یا بعد از رفتن او با دانشجوهای دیگر صحبت می‌کردم که ما می‌خواهیم فلان کلاس را برگزار کنیم و بیایید ثبت نام کنید. بعد از کلی حرف زدن و منت کشیدن و تلاش، مثلا 10 نفر در کلاس ثبت نام می‌کردند. بعد هم باید به‌صورت دستی از این افراد پول می‌گرفتم.» طبیعی‌ست که این روش انرژی برگزارکننده را به سرعت تحلیل می‌برد و در طول زمان از کیفیت رویدادها نیز می‌کاهد. بسیاری از دانشجویان فعال در انجمن‌های علمی، راه‌حل این مشکل را در راه انداختن صفحه‌ی اینستاگرام، کانال یا گروه‌های تلگرامی و بعضا وبسایت اختصاصی انجمن‌ها جست‌وجو می‌کنند.
راه‌های اطلاع‌رسانی
استفاده از روش‌های جدید اطلاع‌رسانی باعث می‌شود انجمن‌های علمی بتوانند مخاطبینی از خارج از دانشگاه جذب کنند و این مسئله، طیف جدیدی از مشکلات را به همراه می‌آورد. مشکلاتی که مطلوبی در توصیف آن‌ها می‌گوید «هزینه‌ی کارگاه باید کارت به کارت می‌شد. متقاضی ثبت نام باید عکسی از پرداخت و مشخصات خودش را برای ما می‌فرستاد. ذخیره‌سازی و مرتب کردن این مشخصات و شماره تلفن‌ها هم تبدیل به پروسه‌ای پیچیده و زمان‌بر شده بود.»
تمام این‌ها لزوم استفاده از یک روش جدید برای اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام رویدادهای دانشجویی را ثابت می‌کند. روشی که برای مجتبی مطلوبی و خیلی‌های دیگر، با ایوند پیدا شده است. دبیر انجمن علمی صنایع دانشگاه تهران می‌گوید، بعد از شروع استفاده از ایوند «مخاطبین خارج از انجمن خیلی راحت‌تر اعتماد می‌کردند و بلیت می‌خریدند و کار جذب‌شان بسیار راحت‌تر شده بود. مشخصات فردی و اطلاعاتی که لازم داشتیم هم از طریق ایوند جمع‌آوری و ذخیره می‌شد. آخر سر هم لیست افرادی که ثبت‌نام کرده بودند در دست‌مان بود و خیلی راحت قبل از کلاس آن‌ها را چک می‌کردیم و می‌دانستیم که قرار است چه کسانی در کلاس شرکت کنند.»
همین حالا رویداد خود را بسازید و در جشنواره پاییزی ایوند شرکت کنید.
ایوند چطور مشکل انجمن‌ها را حل می‌کند؟
شما هم با استفاده از ایوند می‌توانید برای رویدادتان یک صفحه‌ی اختصاصی بسازید و خارج از کانال‌های معمول اجتماعی‌تان به تبلیغ آن بپردازید. اگر در برنامه‌های قبلی‌تان لیستی از آدرس ایمیل شرکت‌کنندگان درست کرده باشید، می‌توانید به راحتی از طریق پنل مدیریت رویدادها در ایوند به تمام آن‌ها ایمیل بزنید و برنامه‌ی جدیدتان را اطلاع دهید. کسانی که یک بار در رویداد شما شرکت کرده‌اند، احتمالا علاقه‌ی بیش‌تری برای شرکت دوباره در برنامه‌های جدید دارند. (اگر چنین لیستی ندارید، توصیه می‌کنیم از برنامه‌ی بعدی به فکر تهیه‌ی آن باشید. شما آدرس ایمیل تمام کسانی که از طریق ایوند در رویداد شما ثبت نام کرده‌اند را نیز در اختیار خواهید داشت.) علاوه بر این، ابزارهای تبلیغاتی خاص ایوند و البته، بازدید روزانه‌ی سایت -که در حال حاضر بالغ بر 5000 نفر است- دیده شدن بیش‌تر رویداد شما را تضمین می‌کنند. استفاده از اسلایدرهای سایت ایوند و تبلیغات کلیکی در سایت‌های پربازدید ایرانی، از جمله قابلیت‌های تبلیغاتی‌ست که ایوند می‌تواند در اختیار شما قرار دهد.
24 ساعت شبانه‌روز، 7 روز هفته
نکته‌ی مهم دیگری که استفاده از سرویس ایوند را به یک ضرورت تبدیل می‌کند، قابلیت خرید بلیت در هر ساعت از شبانه‌روز و هر روزی از هفته است. اگر تجربه‌ی برگزاری رویدادهای دانشجویی را داشته باشید، لازم نیست از زحمت‌های نشستن در دفتر انجمن یا حیاط دانشگاه و دریافت مبلغ بلیت از دانشجویان برای‌تان بگوییم. خریدن بلیت به این صورت برای مخاطبین خارج از دانشگاه نیز عملا غیرممکن است. اما با ایوند دیگر لازم نیست نگران صرف وقت برای بلیت‌فروشی و دریافت مبالغ آن از دانشجویان باشید. مخاطبین شما می‌توانند هروقت که اراده کنند، با مراجعه به صفحه‌ی رویدادتان نسبت به خرید بلیت و پرداخت مبلغ به‌صورت الکترونیک و از طریق کارت‌های بانکی‌شان اقدام کنند. شما هم به عنوان برگزارکننده‌ی رویداد می‌توانید به راحتی از آمار فروش و مبالغ دریافتی باخبر شوید.
امکان تعریف کدهای تخفیف مختلف برای بلیت‌های مختلف یک رویداد نیز وجود دارد. ایوند، گروهی بودن فعالیت‌های دانشجویی را هم از یاد نبرده است. اگر چندین نفر در رویداد شما نقش هماهنگ‌کننده را دارند، می‌توانید دسترسی به پنل مدیریت رویداد را برای همه‌ی آن‌ها ایجاد کنید.
رویدادهای موفق
مجتبی مطلوبی درمورد فواید استفاده از سرویس‌های ایوند می‌گوید «ایوند واقعا پروسه‌ی ثبت‌نام را برای ما آسان کرده و حجم کار را بسیار پایین آورده. اصلا همین باعث شده که ما بتوانیم برنامه‌های بیش‌تری برگزار کنیم و کیفیت‌شان را هم بالا ببریم. حسابداری و آگاهی از گردش‌های مالی هم با ایوند بسیار آسان‌تر شده. علاوه بر این‌ها، ایوند باعث شده آمار کارگاه‌ها و برنامه‌ها همیشه مشخص باشد و قبل از شروع کارگاه دقیقا بدانیم که چند نفر در آن حضور خواهند داشت. قبلا همیشه استرس داشتیم که مثلا ده نفر در کارگاه حضور خواهند داشت یا بیش‌تر یا کم‌تر و این‌که تعداد کم باعث کنسل شدن کارگاه خواهد شد یا نه. اما حالا حداقل تعداد برای‌مان مشخص است و ممکن است چند نفر هم در آخرین لحظه اضافه شوند. ارتباط با شرکت‌کننده‌ها از طریق دیتابیسی که ایوند می‌سازد هم برای برنامه‌های بعدی خیلی مفید است و به کار تبلیغات و اطلاع‌رسانی کمک بزرگی می‌کند.»
