نکاتی ضروری برای مدیریت یک ورکشاپ مهندسی
امروزه کارگاه‌های مهندسی در انواع مختلف و پیرامون مسائل بسیار متنوعی برگزار می‌شوند، اما با این وجود بیشتر آنها با مشکلاتی مواجه هستند که کارایی آنها را کاهش می‌دهد. یکی از مهم‌ترین مواردی که در سنجش میزان سازمان‌یافتگی یک ورکشاپ مهندسی باید به آن توجه شود، مرتب بودن و تمیزی محیط کار است. برای سنجش این امر معیارهای فراوانی وجود دارد.
امروزه کارگاه‌های مهندسی در انواع مختلف و پیرامون مسائل بسیار متنوعی برگزار می‌شوند، اما با این وجود بیشتر آنها با مشکلاتی مواجه هستند که کارایی‌شان را کاهش می‌دهد. یکی از مهم‌ترین مواردی که در سنجش میزان سازمان‌یافتگی یک ورکشاپ مهندسی باید به آن توجه شود، مرتب بودن و تمیزی محیط کار است. برای سنجش این امر معیارهای فراوانی وجود دارد.
معمولا افراد جوانی که قصد ایجاد و یا مدیریت یک ورکشاپ مهندسی را دارند، این‌گونه خواهند اندیشید: «این یک کارگاه است و طبیعی است که فضای آن شلوغ و کثیف شود. من به عنوان یک مهندس از مدت زمان کافی برای پاکسازی محیط این کارگاه برخوردار نیستم. کافی است جایی مناسب برای نشستن داشته باشم و از محل نسبی ابزارهای خود باخبر باشم. در این صورت مشکلی وجود نخواهد داشت.»
این نوع طرز فکر، اشتباه رایج اغلب برگزارکنندگان و مدیران کارگاه‌ها است. چه در کارگاه‌های دائمی و چه در برگزاری کارگاه‌های موقتی، نکاتی وجود دارد که برای افزایش بهره‌وری ورکشاپ مهندسی باید به آنها توجه ویژه‌ای داشت. یکی از آنها حفظ نظم و ترتیب و انسجام در داخل کارگاه است. در ادامه‌ی این مطلب، ۵ نمونه از نکات بسیار مهم برای مدیریت و برگزاری یک ورکشاپ مهندسی آمده‌اند تا بتوانید با استفاده از آنها میزان بهره‌وری کارگاه‌تان را افزایش دهید:
۱) برنامه‌ریزی اولیه
تا جای ممکن سعی کنید تا شرکت‌کنندگان حاضر در ورکشاپ مهندسی شما با موضوع آن تعامل و درگیری بیشتری داشته باشند. همچنین بهتر است که در ابتدای کار بر روی مواردی که ارتباط کمتری با هدف اصلی کارگاه دارند (مانند مدت زمان لازم برای پیدا کردن ابزارآلات، میزان اتلاف مواد، مدت زمان لازم برای نظافت، تقسیم وظایف و…) توجه و تمرکز کنید تا در ادامه مشکلی را برای شما و سایر مهندسان حاضر در ورکشاپ به وجود نیاورند.
۲) در نظر گرفتن ابزار مورد نیاز
مشکل لوازم مهندسی در این است که از قیمت بالا و قابل توجهی برخوردارند. این موضوع زمانی بیشتر مورد توجه واقع می‌شود که شما قصد برگزاری یک ورکشاپ کوتاه را دارید. در این صورت پس از اتمام کارگاه شما دیگر نیازی به این ابزار آلات نخواهید داشت. اما در صورتی که قصد فروش آنها را داشته باشید، متوجه خواهید شد که از ارزش آنها بسیار کاسته شده است. اگر این آیتم‌ها جزو ابزار یدکی هستند، بهتر است که آنها را در سیستم فروشگاهی قرار دهید. در نتیجه اگر قصد برگزاری یک کارگاه کوتاه مدت و موقتی رادارید، پیشنهاد می‌کنیم که وسایل مورد نیاز خود را کرایه کنید تا بودجه اختصاص یافته به تهیه آنها کاهش یابد. در صورتی که این ابزار را از قبل تهیه نموده‌اید و اکنون قصد فروش آنها را دارید، می‌توانید به سراغ مهندسان جوانی بروید که نیاز مبرمی به این ابزار دارند، اما به دلیل نایاب بودن و یا قیمت بالای آنها از تهیه چنین ابزاری عاجزند. در این صورت می‌توانید ابزار خود را با قیمتی منصفانه و توافقی، در اختیار آنان قرار دهید.
۳) مرتب کردن ابزارها
نکته طلایی بعدی مربوط به مرتب‌سازی و همچنین نحوه تمیزکردن قطعات کارگاه است. معمولاً مهندسان علاقه زیادی به این قطعات دارند، زیرا اغلب توسط خود آنها تهیه شده‌اند. به هر حال برای مرتب‌سازی قطعات دو مرحله وجود دارد. در مرحله اول ابزار خود را یک به یک و براساس آخرین باری که مورد استفاده قرار گرفته شده‌اند مرتب کنید. برای این کار می‌توانید از سایر مهندسان حاضر در کارگاه کمک بگیرید. سپس آنها را در سه دسته مجزا تقسیم‌بندی کنید. دسته اول برای ابزاری که در ماه گذشته مورد استفاده قرار گرفته‌اند، دسته دوم برای ابزاری که در 6 ماه گذشته از آنها استفاده شده است و دسته آخر برای ابزاری که در شش ماه گذشته استفاده‌ای از آنها نشده است. پس از مرتب‌سازی، مستنداتی از هر یک از ابزار موجود در سه دسته مختلف تهیه کنید. حال می‌توانید ابزاری را که در دسته سوم قرار داشته و کمتر مورد استفاده قرار گرفته‌اند را به انباری و یا محل دیگری انتقال دهید. همچنین ابزارهایی که در دسته اول قرار گرفته‌اند را در محل‌های در دسترس و قابل رویت قرار دهید تا مهندسان به سادگی به آنها دسترسی داشته باشند. پس از گذشت چند ماه به همین منوال، مرحله دوم کار را آغاز کنید. در این مرحله ابتدا مستندات جدیدی از ابزارهای موجود در هر دسته را تهیه کنید تا از صحت قرارگیری آنها در دسته‌های صحیح اطمینان حاصل کنید. سپس براساس مستندات به دست آمده برای هر شخص در شیف‌های مختلف یک جعبه ابزار مجزا تهیه کنید. به عنوان مثال ۳ جعبه ابزار برای ۱۲ مهندس که در ۴ شیفت فعالیت می‌کنند، کافی خواهد بود. به این ترتیب می‌توانید تا محیط کارگاه خود را از ابزار آلات اضافی و حواس‌پرت کن پاکسازی کرده و دسترسی به ابزار پرکاربرد را برای مهندسان حاضر در ورکشاپ تسهیل کنید.
۴) نظم محیط
مرتب‌سازی کارگاه تنها در ابزار آلات آن خلاصه نمی‌شود. فضا و محیط کارگاه نیز باید در حد امکان مرتب‌سازی شود تا مهندسین حاضر در آن به سادگی و در یک نگاه موفق به یافتن مکان مورد نظر برای آغاز کار خویش یوند. بهتر است که برای کارهای تکراری هفتگی و ماهانه، سلول‌های جداگانه کاری بسازید که شامل ابزارها و جعبه‌هایی جهت نگهداری پیچ و مهره‌های مخصوص آن قسمت باشند. اما در حالت کلی این سلول‌ها نباید مانع از انسجام کارگاه‌ها شوند. به همین منظور سعی کنید تا حدالامکان مهندسین بخش‌های مختلف کارگاه را در بازه‌های زمانی مشخصی در کنار یکدیگر جمع کنید.
۵) مشخص کردن روند فعالیت‌ها
نکته دیگری که تاثیر بسیار زیادی بر روی کارآمدی کارگاه‌های شما (و علی‌الخصوص کارگاه‌های دائمی) خواهد داشت، تهیه رویه‌ها و مستندات سیستمی برای هرچیزی است. برای مثال تهیه رویه‌هایی برای تمیزکردن ابزار، دستوارت کار، محل نگهداری ابزار، دخیره کار در حال انجام، سلول‌های کاری اختصاصی و همچنین تهیه و مرتب‌سازی ابزار آلات کارگاه. تا جای ممکن سعی کنید که رویه‌ها را ساده و در یک یک صفحه و ترجیحاً با تصاویر و گام‌های متوالی و شماره‌گذاری شده نگه دارید. به محض به وجود آمدن وظایف جدید، مهندسان خود را ملزم به نوشتن رویه‌های جدیدی بکنید. در نهایت رویه‌ها را برای تمامی مهندسان آموزش دهید و از آنها بخواهید که در صورت مشاهده ایراد و یا نقطه ضعف در هر یک از آنها، گزارشات لازم را در اختیار شما قرار دهند.
