راهنمای موسسه خیریه برای برگزاری رویداد

در نگاه اول، ممکن است برگزاری رویدادهای خیریه آسان به نظر برسد، ولی می‌دانیم که در واقعیت، چنین چیزی صحت ندارد. یک موسسه خیریه یا فرد خیر برای برگزاری رویداد خود باید به ریزه‌کاری‌های زیادی دقت کند؛ هرچه رویکرد یک رویداد خیریه، نوآورانه‌تر باشد، اقدامات اجرایی آن منحصر‌به‌فردتر خواهد بود. این‌جاست که یک موسسه خیریه با رویدادهای خاص خود می‌تواند افراد بیشتری را تحت تاثیر قرار دهد. ‌

در مقاله‌ی پیشین در مورد برنامه‌ریزی اولیه‌ی رویدادهای خیریه نوشتیم. در گام های پیشرفته‌تر برنامه‌ریزی رویداد، باید مواردی که در حین رویداد مهم هستند را نیز مشخصکنیم؛ این که چه فکری برای سرگرم بودن مخاطبان کرده‌ایم یا این‌که شرایط فیزیکی محل برگزاری رویداد باید چگونه باشد. سپس باید به روز برگزاری رویداد فکر کنیم و این‌که پس از آن باید چه مسیری را پیش بگیریم. در این مقاله، قصد داریم به جزییات اجرایی که یک موسسه خیریه باید برای برگزاری رویداد خود در نظر بگیرد، اشاره کنیم.

‌

سرگرمی‌هایی که توسط موسسه خیریه طراحی می‌شوند

آخر هفته‌ها زمان مناسبی برای برپایی نمایشگاه‌ها و بازارچه‌های خیریه است؛ افراد با فراغ بال بیشتر، به همراه دوستان و خانواده‌ی خود می‌توانند در این رویدادها شرکت کنند. به همین دلیل، «سرگرمی» در رویدادهای خیریه‌ی عمومی، یک عامل مهم تلقی می‌شود.

در مورد نحوه‌ی سرگرم کردن مخاطبان‌تان در حین رویداد، باید از پیش تصمیم‌گیری کنید. می‌توانید از موسیقی زنده، استندآپ کمدی، مسابقه و برنامه‌های سرگرم‌کننده‌ی مشابه استفاده کنید. همچنین برنامه‌ریزی برای سرگرمی کودکان، نوجوانان و توان‌یابان با اجرای بازی‌های مناسب امکان‌پذیر است؛ این بازی‌ها می‌توانند در فضای باز (بازی‌های دسته‌جمعی و محیطی) و یا در فضای بسته (بازی‌های فکری و رومیزی) اجرا شوند.

اگر رویداد شما رسمی است و با حضور سرمایه‌گذاران یا خیرین برگزار می‌شود، می‌توانید از سخنرانان برجسته یا مجریان ماهر برای جلب نظر آن‌ها استفاده کنید. بیان تجربیات افراد تحت حمایت موسسه‌تان در جمع، می‌تواند ایده‌ی خوبی برای مشارکت جمعی باشد.

‌

‌‌

ملاحظات مربوط به مکان برگزاری رویداد که باید در نظر گرفته شوند

در حالت کلی، پیش از برگزاری هر رویدادی باید هماهنگی‌های مربوط به مکان برگزاری رویداد انجام شود. در مورد رویدادهای خیریه هم به همین ترتیب است؛ علاوه بر هماهنگی‌های مربوط به رزرو فضای لازم، به کسب مجوزهای ضروری برای برگزاری یک رویداد خیریه توجه لازم را داشته باشید.

امنیت مکان برگزاری رویداد، مورد مهم دیگری است که حتما باید تامین شود؛ در وهله‌ی اول باید به اصول ایمنی (وجود کپسول آتش‌نشانی، جعبه‌ی کمک‌های اولیه و …) توجه داشته باشید. اگر در میان مخاطبان رویداد، انتظار حضور توان‌یابان یا کودکان را دارید، باید مسیرهای رفت‌ و آمد با رعایت اصول ایمنی برای آن‌ها در نظر گرفته شود. از سالم بودن خوراکی‌ها در بخش پذیرایی، اطمینان حاصل کنید و در آخر، این که اگر رویداد در فضایی سر باز برگزار می‌شود، به وضعیت آب و هوا باید توجه داشته باشید.

‌

‌همه‌ی رویدادهای خیریه ایوند را ببینید!

 ‌

تعداد زیادی از افراد باید در جریان رویداد شما قرار بگیرند

قطعا بخشی از بودجه‌ی در نظر گرفته شده برای بازاریابی و تبلیغات رویداد است. پس از برنامه‌ریزی دقیق و مشخص شدن چارچوب اجرایی، در این مرحله باید تلاش کنید بیشترین تعداد افراد ممکن در جریان رویداد شما قرار بگیرند.

واضح است که تبلیغات، در وهله‌ی اول بستگی به مخاطبان شما دارد. اگر در نظر دارید در محفلی خصوصی، میزبان افراد آشنا با موسسه خیریه خود باشید، شاید بهتر باشد چاپ پوستر و بروشور را برای اطلاع‌رسانی به مراجعه‌کنندگان حضوری انتخاب کنید. اطلاع‌رسانی در رادیو یا نشریه‌هایی که در زمینه‌ی امور خیریه فعالیت دارند نیز می‌تواند مفید باشد.

اگر در صدد برگزاری یک رویداد خیریه با شرکت عموم افراد (مانند نمایشگاه‌ها و بازارچه‌ها) هستید، حتما تبلیغ در شبکه‌های اجتماعی را در اولویت قرار دهید. تبلیغات دهان به دهان نقش بسیار مهمی در این راستا ایفا می‌کنند. اگر از شرکت‌کنندگان نمایشگاه‌های قبلی‌تان، اطلاعات تماس در دست دارید، برای آن‌ها ایمیل یا پیامک ارسال کنید تا در جریان رویداد جدید شما قرار بگیرند.

‌‌‌‌‌

افراد علاقه‌مند در رویداد شما شرکت می‌کنند

در حین رویداد در نظر داشته باشید که شرکت‌کنندگان با فعالیت‌هایی که برای‌شان تدارک دیده‌اید، درگیر شوند. مطمئن شوید کسی به چیزی نیاز ندارد و همه چیز برای آن‌ها مهیاست. تیم اجرایی شما می‌توانند مسئول رسیدگی به این امور باشد.

مواردی از قبیل پذیرایی، تهویه‌ی هوا و دیگر عوامل محیط فیزیکی را تحت نظر داشته باشید. تمام آن‌چه که مهم است، تجربه‌ای است که مخاطبان شما از شرکت در رویدادتان کسب می‌کنند و تمام تلاش شما باید این باشد که تجربه‌ی رضایت‌بخشی برای آن‌ها رقم بزنید.

‌

‌

پس از برگزاری رویداد خیریه چه باید کرد؟

مانند هر رویداد دیگری، پس از برگزاری رویدادهای خیریه نیز باید با شرکت‌کنندگان در ارتباط باشید. نظرسنجی در مورد امکانات و محتوای رویداد، می‌تواند مسیر برگزاری رویدادهای آتی را هموارتر کند. در مورد رویدادهای خیریه‌ی عمومی، می‌توانید اطلاعات کلی مربوط به فروش محصولات بازارچه‌ی خیریه و موارد مصرف آن‌ها را منتشر کنید.

برای رویدادهای خصوصی (مانند جذب سرمایه، حمایت مالی و معنوی) گزارش اختصاصی برای خود آن افراد ارسال کنید. آن‌ها دوست دارند بدانند مبالغ اهدایی‌شان به مصرف چه مواردی رسیده است؛ پس گزارش عملکرد مالی را حتما در نظر داشته باشید.

در حالت کلی، تشکر از حامیان و حفظ روابط با آن‌ها را در اولویت بگذارید و از تیم اجرایی و شرکت‌کنندگان نیز تقدیر به عمل آورید. این قدردانی می‌تواند به صورت شفاهی همراه با اعطای تقدیرنامه و جایزه در حین رویداد و یا ارسال بسته‌های یادبود پس از رویداد باشد.

‌

سخن آخر

رویدادهای خیریه متنوع‌تر از دسته‌های کلی که در این مقاله به آن ها اشاره شد، هستند. هر رویدادی که بدون در نظر گرفتن نفع مالی شخصی برگزار شود، می‌تواند یک رویداد خیریه تلقی شود؛ رویدادهای آموزشی (چه آموزش به عموم و چه آموزش به افراد تحت حمایت موسسه خیریه) و رویدادهای فرهنگی و هنری (نقد فیلم و کتاب، اجرای موسیقی و نمایش و …) می‌توانند با هدف خیر برگزار شوند. اردوهای جهادی و پویش‌های مردمی نیز از موارد دیگر هستند.

هر فرد یا موسسه که در راه خیر قدم می‌گذارد، حس کمک به هم‌نوع را در خود پررنگ می‌بیند و همین موضوع، انگیزه‌ای قوی برای مشارکت در رویدادهای خیریه است. این رویدادها از پتانسیل بسیار بالایی برای همدلی اقشار مختلف جامعه برخوردار هستند، بنابراین شایسته است با نگاهی جدی‌تر و برنامه‌ریزی دقیق‌تر به آن‌ها پرداخته شود.

اگر شما هم مایل هستید در این راه قدم بردارید، همین حالا می‌توانید رویدادی در زمینه‌ی امور خیر ایجاد کنید:

‌‌

‌