اسپانسر رویداد آینده‌تان را چه طور جذب کنید؟
اگر قصد دارید رویدادهای موفق و پرفروش برگزار کنید، حتما به جذب اسپانسر برای برگزاری رویدادتان فکر کرده‌اید. اگر تاکنون به منافع مادی اسپانسر شدن برای رویدادها فکر نکرده‌اید نیز ممکن است پس از مطالعه‌ی مطلب پیش رو، تصمیم بگیرید بررسی دقیق‌تری روی مقوله‌ی اسپانسرشیپ داشته باشید.
۱۰ قدمی که در ادامه شرح داده می‌شوند، می‌تواند به شما در زمینه‌ی جذب و ایجاد روابط بلندمدت میان شما، اسپانسرهای بالقوه و مخاطبان هدف رویدادتان کمک کند.
قدم اول: لیستی از اسپانسرهای بالقوه را تهیه کنید
وقتی در حال برنامه‌ریزی برای رویدادتان هستید، اولین و بدیهی‌ترین قدم، گردآوری لیستی از افراد، شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهایی است که علاوه بر علاقه‌مند بودن به حوزه‌ی رویداد شما، ممکن است در راستای تامین منافع خود، از اسپانسر شدن برای رویداد شما هم استقبال کنند.
بهترین اسپانسرها، آن‌هایی هستند که دسترسی به مخاطبان بالقوه‌ی شما را برای شرکت خود مفید می‌دانند. به بیان دیگر، شما باید خصوصیات روان‌شناختی و جمعیت‌شناختی مخاطبان بالقوه‌ی خود را به درستی بدانید تا بتوانید آن‌ها را با جامعه‌ی هدفی که اسپانسرهای بالقوه‌ی رویدادتان احتمالا در نظر دارند، تطبیق بدهید.
قدم دوم: بررسی جامع و کامل اسپانسرهای بالقوه
در این مرحله باید اطلاعات کاملی در مورد اسپانسر خود به دست آورید؛ در واقع باید از اهداف بازاریابی و فروش اسپانسرهای بالقوه و هم‌چنین چالش‌هایی که در حال حاضر با آن‌ها رو به رو هستند، باخبر شوید. بخشی از این بررسی، باید به این موضوع معطوف شود که اسپانسرهای بالقوه‌ی لیست شما، قبلا حامی چه رویدادهایی شده‌اند.
پیشنهاد می‌شود از محصولات یا خدمات اسپانسرهای بالقوه‌ی لیست خود استفاده کنید یا اگر این امکان وجود ندارد، به خوبی، این محصولات و خدمات را بشناسید و درک درستی از آن‌ها داشته باشید.
قدم سوم: خودتان را جای اسپانسر بگذارید
اگر می‌خواهید فرد یا شرکتی، اسپانسر رویداد شما شود، باید بدانید که اشاره به منفعتی که آن‌ها از این کار می‌برند، باید بسیار واضح و مشخص باشد. برای این کار می‌توانید با اسپانسرهای بالقوه که پیش‌تر تهیه کرده‌اید، تماس تلفنی حاصل کنید یا دیدار حضوری داشته باشید و از این راه، منافع اسپانسر شدن برای رویدادتان را توضیح دهید.
انتظارات آن‌ها را درک کنید و از خود بپرسید: «اگر من جای آن‌ها بودم، چه چیزی باعث می‌شد بخواهم اسپانسر رویدادشان شوم؟». با این کار، شما بیشتر به آن‌ها فکر خواهید کرد تا خودتان؛ و هر فردی طبیعتا به دنبال این است که بداند در پی هر اقدام و تصمیمی، چه نفعی برای او وجود دارد!
قدم چهارم: با اسپانسرهای بالقوه، در مورد رویدادهای گذشته‌ی خود صحبت کنید
اگر اسپانسرهای بالقوه به فکر سرمایه‌گذاری بر رویداد شما باشند، می خواهند به طور دقیق از خصوصیات جمعیت‌شناختی مخاطبان شما در رویدادهای پیشین‌تان باخبر شوند؛ چون باید دقیقا بدانند چه کسانی در رویدادهای پیشین شما شرکت کرده بودند تا بتوانند نیازهای آن‌ها را با فعالیت‌های خود تطبیق دهند. این جزئیات را به طور دقیق در پروپوزال، ارائه‌ی شفاهی و صحبت‌های خود در نظر بگیرید.
قدم پنجم: استراتژی رویداد خود را به طور دقیق شرح دهید
افراد یا شرکت‌هایی که اسپانسر رویدادها می‌شوند، می‌خواهند بدانند رویدادی که در حال تدارک دیدن برای آن هستید چه طور برگزار خواهد شد و چه تجربه‌ای را برای مخاطبان به همراه دارد. بنابراین، باید تصویر واضح و مشخصی ازهمه‌ی مراحل و جزئیات رویداد خود داشته باشید و بتوانید به خوبی آن را توصیف کنید.
تصویرسازی مفهومی که در ذهن دارید، می‌تواند بسیار موثر باشد. به عبارت دیگر، اسپانسرهای بالقوه‌ی خود را در فضایی قرار دهید تا بتوانند به طور بصری، شاهد آن‌چه که قرار است برایش سرمایه‌گذاری کنند، باشند.
تجربه‌ی شخصی یکی از برگزارکنندگان رویداد در این زمینه را بخوانید!
قدم ششم: استراتژی بازاریابی رویدادتان را شرح دهید
با اسپانسرهای بالقوه‌ی رویدادتان در مورد جزئیات استراتژی‌های بازاریابی رویدادتان و رسانه‌هایی که قصد دارید برای اطلاع‌رسانی رویدادتان استفاده کنید، صحبت کنید. از آن‌ها در مورد اقداماتی که می‌توانند برای بازاریابی و اطلاع‌رسانی رویداد شما استفاده کنند نیز بپرسید تا بدانید استراتژی‌های بازاریابی آن‌ها با استراتژی‌های شما همخوانی دارد یا خیر. یکی از روش‌های هماهنگی در این راستا، تهیه‌ی گزارش‌های خبری و تبلیغاتی از طریق اسپانسرهای رویدادتان و رسانه‌هایی است که آن‌ها در اختیار دارند.
قدم هفتم: ارتباط ایجاد کنید
اسپانسر شما ممکن است در زمینه‌های مادی (مانند تامین مالی رویداد) و یا معنوی (مانند اطلاع‌رسانی) مایل به همکاری با شما باشد. به اسپانسرهای مادی خود، نگاه غیرمادی هم داشته باشید! آن‌ها قرار نیست فقط هزینه‌های مادی را تقبل کنند تا شما رویدادتان را برگزار کنید و بعد از آن نیز همکاری‌تان تمام شود. بنابراین، سعی کنید با اسپانسرهای خود ارتباط دوستانه داشته باشید و نیازهای آن‌ها را مانند نیازهای خودتان مهم بدانید. به این ترتیب، شما به جای تمرکز بر روی نفع شخصی خود، به دنبال یک همکاری برد – برد خواهید بود.
قدم هشتم: پیگیری کنید
پس از این‌که با اسپانسرهای بالقوه‌ی لیست خود، در مورد جزئیات برنامه‌ی رویدادتان صحبت کردید، فراموش نکنید که در زمان‌بندی مناسب پس از آن جلسه، پیگیری کنید و نظر آن‌ها را جویا شوید. گاهی ممکن است آن‌ها تصمیم‌گیری در مورد پیشنهاد شما را به تعویق بیندازند، از این جهت که رویداد شما برای خودتان دارای بالاترین اولویت است ولی برای آن‌ها می‌تواند لزوما این طور نباشد.
برای این که این پروسه به تعویق نیفتد و زمان را از دست ندهید، بهتر است در صحبتی که با اسپانسرهای بالقوه دارید، مشخص کنید که چه زمان دیگری و از چه راهی (تماس تلفنی، جلسه‌ی حضوری، ارتباط الکترونیکی و …) با هم در تماس باشید.
قدم نهم: اسپانسرهای رویداد را قطعی کنید
بعد از طی تمامی مراحل لازم، کاری کنید که اسپانسرهای شما هم به اندازه‌ی خودتان به رویداد مورد‌نظر اهمیت بدهند و آن را از آنِ خود بدانند. در همین راستا، نقش پررنگ و مهم اسپانسرهای رویداد خود را به مخاطبان خود نشان دهید و به آن‌ها، آن چنان که باید، توجه کنید. اگر امکانات به شما اجازه می‌دهند، می‌توانید یک یا چند تن از اعضای شرکت اسپانسرهای‌تان را به رویداد دعوت کنید تا تجربه‌ی حضور در رویدادتان به عنوان یک فرد مستقل از شرکت را هم داشته باشند.
قدم دهم: پس از رویداد
در نهایت، اسپانسرهای رویدادتان را در جریان ارزیابی‌ها و نظرسنجی‌های بعد از برگزاری رویداد بگذارید. آن‌ها باید اثربخشی سرمایه‌گذاری خود برای رویداد شما را به طور ملموس حس کنند و این موضوع باید برای شما هم مهم تلقی شود. نظر خود اسپانسرها را هم جویا شوید، در مورد نقاط قوت و ضعف رویدادتان با آن‌ها صحبت کنید.
در این مرحله، می‌توانید از آن‌ها بپرسید که چه بخش‌هایی از رویداد برای آن‌ها مفیدتر بوده و از نظرشان، چه اقداماتی را می‌توان برای بهتر برگزار کردن رویدادها در آینده انجام داد. حتما به خاطر داشته باشید که پس از برگزاری رویداد برای آن‌ها کارت تقدیر یا تشکر ارسال کنید و آن‌ها را به رویداد بعدی‌تان دعوت کنید.
با اجرای مراحل بالا می‌توانید فرایند جذب اسپانسر بالقوه برای رویدادتان را به درستی طی کنید و با ایجاد ارتباط اثربخش، این همکاری را ادامه‌دار کنید و در آینده، رویدادهای حرفه‌ای‌تری برگزار کنید.
