چطور آسیب‌های لغو رویداد را به حداقل برسانیم

به‌عنوان یک برگزارکننده‌ی موفق باید تمام تلاش‌تان را بکنید که رویدادتان کنسل نشود. اما اگر به هر دلیل مجبور به انجام این کار شدید، باید مراقب برخوردتان با افرادی که در رویداد شما ثبت‌نام کرده‌اند باشید. یک رویداد لغوشده می‌تواند به برند و شهرت شما لطمه بزند و روی فروش رویدادهای بعدی‌تان تاثیر مستقیم بگذارد. این یادداشت به شما کمک خواهد کرد تا فرآیند لغو رویداد را به بهترین نحو ممکن طی کنید و آسیب‌های ناشی از آن را به حداقل برسانید.

چیزی که فکرش را هم نمی‌کردید اتفاق افتاده و مجبورید رویدادتان را کنسل کنید. حالا چطور می‌شود جلوی تاثیرات منفی این کنسل شدن بر رویدادهای بعدی را گرفت؟ پاسخ این سوال به خصوصیات افرادی که در رویداد شما ثبت‌نام کرده‌اند و زمانی که تا روز مقرر برای برگزاری مانده بستگی دارد. اما نکاتی هستند که درمورد همه‌ی رویدادها و همه‌ی لغو شدن‌ها صادق‌اند. در ادامه درمورد این نکات صحبت خواهیم کرد.

چرا نحوه‌ی برخورد شما مهم است

مسئله فقط خود این رویداد نیست. اگر شما چندین رویداد برگزار می‌کنید یا اگر رویدادتان ادامه‌دار است، نحوه‌ی برخورد شما تاثیر مستقیمی روی میزان فروش رویدادهای بعدی‌تان خواهد داشت. علاوه بر این، اگر برخورد شما حس بدی به مخاطب‌تان بدهد، برندتان در میان جامعه‌ی هدف آسیب خواهید دید.

گاهی اوقات دلیل لغو شدن رویداد مسئله‌ای است که از کنترل شما خارج است. چنین مواردی تاثیر بسیار کمی روی فروش رویدادهای بعدی شما خواهند داشت. دلایلی مثل شرایط خاص و بد آب‌وهوایی یا بلایای طبیعی در شهر محل برگزاری، از این دسته هستند. درمورد این اتفاقات نمی‌شود کار خاصی انجام داد و مخاطبین شما -حتی اگر از لغو شدن رویداد ناامید شوند- مسئله را درک خواهند کرد و لطمه‌ای به شهرت شما نخواهد رسید.

اما برای سایر موارد و دلایل، برخورد شما باید کاملا حساب‌شده باشد.

یک پیام لغو رویداد درست کنید

بهتر است یک متن درمورد لغو رویداد و دلایل آن داشته باشید تا همه‌ی افراد درگیر در برگزاری از یک ادبیات ثابت و کلمات یکسان در برخورد با مخاطبین استفاده کنند. در نوشتن این پیام از دیگران هم نظر بگیرید تا متن‌تان مناسب وضعیت باشد و کسی را بیش از حالت طبیعی عصبی نکند.

بعد از نهایی شدن متن، بلافاصله تمام ثبت‌نامی‌ها را از لغو شدن رویداد باخبر کنید.

در ادامه یک نمونه‌ی خارجی از پیام لغو رویداد را می‌بینید:

پیام لغو رویداد

همان‌طور که دیدید، برگزارکننده در پیام خود -ضمن عذرخواهی و بیان دلیل لغو رویداد- نحوه‌ی بازگرداندن پول و راه ارتباطی در صورت وجود سوالات بیش‌تر را نیز گنجانده است.

ارتباط با ثبت‌نام‌کنندگان حیاتی و مهم است

افرادی که بلیت رویداد شما را خریده‌اند، باید اولین کسانی باشند که از کنسل شدن آن باخبر می‌شوند. اگر یک تیم برگزاری رویداد دارید یا مسئول برگزاری رویدادهای یک سازمان هستید، خبر لغو شدن رویداد را هم‌زمان به اعضای تیم و ثبت‌نامی‌ها اعلام کنید. در غیر این صورت، ممکن است کسی از همکاران شما خبر را از طریق شبکه‌های اجتماعی‌اش اعلام کند یا آن را به اطلاع افراد دیگری برساند. این‌که مخاطبین شما خبر لغو شدن رویداد را از منبعی به جز خودتان بشنوند، برای شما و رویدادتان گران تمام خواهد شد.

همچنین برای اعلام خبر وقت تلف نکنید. وقتی تصمیم‌تان برای لغو رویداد نهایی شد، خبر را در اولین فرصت اعلام کنید. شرکت‌کنندگان شما ممکن است به منظور شرکت در رویداد قصد مسافرت از شهرهای دیگر را داشته باشند و با لغو رویداد باید رزرو بلیت و هتل و… را کنسل کنند. گذشتن یک روز بیش‌تر می‌تواند کاری کند که آن‌ها نتوانند مبلغ پرداختی‌شان برای این موارد را پس بگیرند.

هنگام ارتباط گرفتن با ثبت‌نامی‌های رویدادتان، به سرعت به اصل مطلب یعنی بازگشت پول آن‌ها اشاره کنید. طبیعتا آن‌ها می‌خواهند درمورد دلیل لغو شدن رویداد بدانند اما بعد از آن، مهم‌ترین سوال درمورد مسائل مالی خواهد بود. درمورد زمان دقیق بازگشت پول و میزان پول بازگشتی به‌طور واضح و روشن توضیح دهید.

اگر کل رویداد لغو شده است، باید کل مبلغ پرداختی را به خریداران بلیت رویداد برگردانید. اگر یک روز یا بخشی از یک رویداد بزرگ و چندروزه لغو شده و کل رویداد پابرجاست، مسئله را کاملا به مخاطب‌تان توضیح دهید. اگر خود رویداد یا رویداد مشابه آن قرار است به زودی و در زمان دیگری برگزار شود، می‌توانید -در صورت تمایل ثبت‎‌نامی‌های فعلی- برای خرید بلیت رویداد بعدی به آن‌ها اعتبار بدهید. بهتر است در صورت امکان تخفیف یا امتیاز خاصی برای این افراد در رویداد بعدی در نظر بگیرید.

مسئله‌ی دیگری که باید در نظر داشته باشید این است که اگر خبر لغو شدن رویداد را با فاصله‌ی کمی از زمان مقرر برای برگزاری آن اعلام کنید، ثبت‌نامی‌های شما از شهرهای دیگر انتظار خواهند داشت که هزینه‌ی پرداخت‌شده برای خرید بلیت یا رزرو هتل نیز از طرف شما جبران شود. از قبل در این مورد فکر کنید و جواب آماده‌ای برای این دسته از افراد داشته باشید. بهتر است حداقل بخشی از این هزینه‌ها را به هر نحو که می‌توانید (نقدی، کد تخفیف، اعتبار) جبران کنید.

فروش بلیت را متوقف کنید

ممکن است این مسئله به نظرتان بدیهی باشد. اما خیلی وقت‌ها برگزارکنندگان فراموش می‌کنند که فرآیند فروش بلیت از طریق سایت‌های مختلف را متوقف کنند. امکان خرید بلیت در سایت خودتان، سایت‌های فروش بلیت مانند ایوند و یا هر وبسایت دیگری باید غیرفعال شود.

اگر جایی درمورد رویداد نوشته‌اید و برای فروش آن تبلیغ کرده‌اید، متن‌تان را اصلاح کنید و تبلیغ را بردارید. وبلاگ و شبکه‌های اجتماعی‌تان را جست‌وجو کنید و لینک به صفحه‌ی خرید بلیت و سایر اشاره‌ها به رویداد را اصلاح کنید.

حواس‌تان به شبکه‌های اجتماعی باشد و پاسخ مخاطبین را بدهید

به هشتگ اختصاصی رویدادتان یا نظرات و اشاره شدن به حساب‌های کاربری‌تان در شبکه‌های اجتماعی توجه ویژه‌ای داشته باشید. (قبل از این مرحله باید خبر کنسل شدن رویداد را به تمام ثبت‌نامی‌ها داده باشید.) اگر کسی نوشته که از فرصت شرکت در رویداد شما هیجان‌زده است، سعی کنید با یک پیام خصوصی از او تشکر کنید و قضیه را برای او شرح دهید. اگر کسی شرکت در رویدادتان را به دیگران توصیه کرده -ضمن تشکر از او- پیامی که از قبل درمورد لغو رویداد آماده کرده‌اید را در بخش کامنت‌ها بنویسید.

بعد از این‌که به تمام ثبت‌نامی‌ها اطلاع دادید، خبر را روی شبکه‌های اجتماعی هم منتشر کنید. حتی اگر کس دیگری زودتر از شما این کار را کرده باشد.

اطلاعات مربوط به رویداد را همه جا به روز کنید

اطلاعات مربوط به لغو رویداد را به وبسایت، شبکه‌های اجتماعی و حتی پیغام‌گیر تلفن و امضای آخر ایمیل‌ها (بسته به نقشی که در برگزاری رویداد دارید و این‌که چند رویداد برگزار می‌کنید) اضافه کنید. حتی می‌توانید با ساختن یک ویدئوی خلاقانه، خبر را به گوش بقیه برسانید.

به یاد داشته باشید که اطلاع‌رسانی بیش از حد، بهتر از آن است که یکی از ثبت‌نامی‌ها چند ساعت مانده به زمان مقرر برای رویداد به شما زنگ بزند و بگوید درمورد لغو شدن رویداد اطلاعی نداشته است.

برای شرکت در رویداد بعدی‌تان انگیزه‌سازی کنید

اگر قرار باشد رویدادتان در آینده تکرار شود، لغو شدن رویداد فعلی می‌تواند در میزان فروش آینده‌ی شما تاثیر مستقیم و منفی داشته باشد. سعی کنید برای ثبت‌نامی‌های رویداد فعلی انگیزه‌سازی کنید و تخفیف و شرایط ویژه‌ای برای خرید بعدی‌شان در نظر بگیرید. چنین تخفیفی احتمالا تاثیر چندانی روی مسائل مالی شما نخواهد داشت اما می‌تواند میزان نارضایتی و عدم اعتماد مخاطب را تا حد زیادی کنترل کند.

مشکل را بررسی کنید

چرا رویداد شما در حال لغو شدن است و چه کارهایی می‌توانید انجام دهید تا دیگر چنین اتفاقی نیفتد. به دنبال راه‌هایی باشید که جلوی وقوع مشکلات مشابه در آینده گرفته شود. اگر مشکل به خاطر سالن رویداد ایجاد شده، امکان در نظر گرفتن و هماهنگی با یک سالن بک‌آپ در رویدادهای بعدی ممکن است؟ اگر رویداد به دلیل تعداد بسیار پایین فروش بلیت‌ها کنسل شده، چه کارهایی برای جلوگیری از وقوع دوباره‌ی مشکل می‌توان انجام داد؟ (مثلا شاید بتوانید از ابزارهای تبلیغاتی خاصی مانند تبلیغات نمایشی یا تلگرامی یا سیستم همکاری در فروش استفاده کنید.)

از مشکلات به‌عنوان فرصت‌های جدید برای یادگیری استفاده کنید.

نتیجه

کنسل کردن یک رویداد هیچ‌وقت کار ساده‌ای نیست اما گاهی اوقات مجبور می‌شوید چنین کاری را انجام دهید. اگر چنین اتفاقی برای شما افتاد، در پیام به مخاطبین هماهنگ و یکسان عمل کنید، سریعا با ثبت‌نامی‌ها ارتباط بگیرید و به تمام سوالات و شبهه‌ها پاسخ دهید.

برخورد شما می‌تواند مخاطب‌تان را عصبانی کند یا جلوی عصبانیت او را بگیرد و شهرت شما را حفظ کند. استقبال از رویدادهای بعدی شما کاملا به نحوه‌ی برخوردتان هنگام لغو شدن یک رویداد بستگی خواهد داشت.