چگونه یک سالن همایش مناسب انتخاب کنیم؟

تاریخ: ۲۷ فروردین ۱۳۹۵
سالن همایش

سازماندهی یک  همایش موفق به موارد مهمی بستگی دارد، انتخاب سالن همایش یکی از تصمیم‌گیری‌های مهم در برگزاری رویداد است و تاثیر بزرگی در نتیجه‌ی آن دارد.  مکانی که انتخاب می‌کنید، باید متناسب و سازگار با بسیاری از جنبه‌های برندینگ شما باشد، پس از آن نیز جنبه‌های دیگری مثل ظرفیت‌سالن، تعداد صندلی و سایر عوامل را باید در نظر گرفت. همه‌ی این موارد در شکل‌دهی تجربه‌ی شرکت‌کنندگان بسیار موثر است، بنابراین ما چک‌لیستی از عوامل موثر در برگزاری را معرفی می‌کنیم؛ با رعایت نکات زیر رویداد لذت‌بخشی برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم خواهید کرد. رعایت تمام این مسائل مستلزم مدیریت صحیح می­‌باشد. با این حساب کار را از کجا باید شروع کنیم؟

موقعیت جغرافیایی سالن برگزاری  همایش

اولین کاری که باید انجام دهید، این است که موقعیت جغرافیایی همایش خود را تعیین کنید. به یاد داشته باشید که برگزاری  همایش در یک مکان نزدیک‌ و مشهور همیشه بهترین نیست. شاید دور کردن مخاطبان شما از مکان‌های معمول کار و یا اقامت‌شان تاثیر بهتری در آن‌ها داشته باشد. بنابراین انتخاب یک مکان مناسب کاملا به رویداد شما و هدفی که دارید بستگی دارد.

مکان‌­های دوردست: اگر شما بودجه مناسب دارید و می‌­خواهید توجه مخاطبان‌تان را به‌­طور کامل به مدت چند روز متمرکز خود کنید، مکان‌های دوردست مانند استراحت­گاه­های تفریحی عالی هستند اما برگزاری این رویداد­ها تنها در صورتی قابلیت اجرایی دارد که بودجه مناسبی در اختیار داشته باشید و به­‌طور کلی این طرح به‌­عنوان پاداش برای مشتران وفادار و کارمندان فروش می‌­تواند عالی باشد.

مناطق شهری: اما برگردیم به فضاهای داخل شهر، انواع متنوعی از فضاهای سنتی و غیرسنتی به منظور برگزاری همایش ها برای بررسی وجود دارد. سالن­ و نمایشگاه­های داخل هتل و سایر فضاهای اختصاصی که ارائه خدمت می­کنند، باید همه‌ی مکان‌هایی مناسب را شناسایی کنید و هر کدام که سرویس قابل‌اعتمادتری دارد انتخاب کنید.

زمانی‌که  همایش شما تعدادمخاطبان زیادی دارد و شما تصمیم گرفته‌اید مکانی در مناطق شهری انتخاب کنید؛ دسترسی و نحوه سرویس‌دهی محلی خوب بسیار ضروری می‌­باشد. محلی که انتخاب می­شود باید از نظر مکانی فاصله‌ی معقولی با فرودگاه‌ و سایر ابزارهای حمل­‌و نقل عمومی­ داشته باشد. نزدیکی و دسترسی کامل به آپشن‌­های متنوع مهمان‌­نوازی از جمله کافه ­ها، رستوران‌­ها و هتل­‌ها مزیت فوق‌العاده‌ای محسوب می‌شود. این موراد به شرکت‌کنندگان، اسپانسرها و مهمانان شما کمک خواهد کرد تا از زمان و هزینه‌های خود استفاده‌ی بهینه بکنند.

البته جنبه‌­های منفی نیز در انتخاب مکان‌­های مرکزی نیز وجود دارد. آن‌ها می‌­توانند مخاطبانی را جذب کنند که تنها برای کنجکاوی محض در این رویداد­ها شرکت می‌­کنند و به اندازه­ای که این رویداد می‌­تواند برای مخاطبان جدی باارزش باشد برای این نوع مخاطبان مهم نمی‌­باشد.

فضای داخلی محل برگزاری همایش باید چگونه باشد؟

آیا در انتخاب مکان برگزاری همایش تنها توجه به تعداد میهمانانی که انتظار می‌­رود در رویداد حضور داشته باشند کافی است؟

مکان ۱

اگر می‌­خواهید در محل برگزاری همایش نکته‌ای را فراموش نکرده باشید، به یک ارزیابی واقع­بینانه ­ای نیاز دارید تا بتوانید فضایی را در نظر بگیرید که میهمانان احساس راحتی در آن فضا داشته باشند. در انتخاب فضای مربوطه باید به نکاتی مانند تعداد ­و نوع چیدمان صندلی، دقت شنیداری و شبکه‌سازی‌های ارتباطی توجه کنید. همچنین باید به راحتی فیزیکی محل برگزاری رویداد نیز دقت کرد:

  • آیا محل داخلی برگزاری همایش بسته به زمان برگزاری (نوع فصل) به­ اندازه کافی خنک یا گرم است؟
  • دسترسی به این موقعیت برای همه امکان‌پذیر هست یا نه؟
  • چه احساسی از لحاظ راحتی فیزیکی با بودن در مکان­‌هایی همچون این مکان داشته‌­اید؟
  • آیا ظرفیت پارکینگ متناسب است و دسترسی افراد به درب­‌ها و آسانسورها به طرز مناسب است؟
  • آیا دسترسی برای افراد معلول وجود دارد؟

یک چک‌­لیست برای  همایش خود ایجاد کنید

زمانی که مکانی را انتخاب می‌­کنید باید سعی کنید مکان مورد نظر از لحاظ ظرفیت و شخصیت با مولفه ­هایی که در ذهن دارید یکسان باشد. حال زمان آن است که با نگاه به محل برگزاری رویداد تمامی تجهیزات داخلی که لازم است در این مکان گنجانده شود و کارهایی که لازم است انجام شود به­ طور کلی برآورد شود، این لیست می­تواند فهرستی طولانی از چیزهای کوچک باشد که ممکن است در حال حاضر در مکان مورد نظر نباشد و نیاز به میزان زیادی زمان و تلاش دارد تا به این مکان اضافه شود میزها، صندلی، صفحه‌­نمایش، پروژکتور، نور، صدا، اینترنت پرسرعت، وایت­ بردهای هوشمند، کاغذ، قلم، تزیینات، بشقاب، فنجان و … این لیست تقریبا بی ­پایان است.

چک‌لیستی از تمام چیزهایی که احتمالن مهمانان‌تان در رویداد نیاز خواهند داشت، پیدا کنید و سپس با بررسی محیط موردنظر اطمینان حاصل کنید که آیا تمام نیازها در مکان موردنظر تامین خواهد شد یا نه؟ مخصوصا دسترسی به اینترنت پرسرعت را بررسی کنید، بدون اینترنت شرکت‌کنندگان شما نمی‌توانند هیچ کاری انجام دهند.

سالن همایش شما باید مطابق با پیام و برندینگ  همایش شما باشد

هر مکانی اعم از مرکز کنوانسیون، اتاق جلسه، سمینار و یا انبار متروکه، در ذات خود دارای معانی و شخصیت متفاوتی است و باید در موقعیت مناسب خود مورد استفاده قرار گیرد.

معنا و هدف همایش شما باید از تمام کارها و فعالیت‌های‌تان نمایان شود، انتخاب یک مکان مناسب می‌تواند این جنبه‌ها را گسترش دهد. بنابراین انتخاب درست می‌تواند میزان موفقیت و رسیدن به هدف را افزایش دهد. آیا یک رویداد فوتبالی دارید؟ مکانی به شکل استادیوم انتخاب کنید و همه‌ی دکوراسیون خود را فوتبالی کنید.

مکان ۲

آیا شما می‌خواهید با محصولاتی جدید و جذاب مخاطبان خود را هیجان‌زده کنید؟ بنابراین باید این موضوع را در جایی جدید با دکوراسیون نوآورانه انجام دهید. علاوه بر این لوگوی خود را در هر جایی که ممکن است جاسازی کنید.

سالن همایش 2

امکانات فنی مکان برگزاری همایش

شاید شما تصور کنید با مواردی که در بالا گفته شد می‌توانید مکان موردنظر خود را پیدا کنید، اما باید به این نکته اشاره کنم که مهم‌ترین گزینه در انتخاب یک مکان خوب در نظر گرفتن امکانات فنی است. آیا شما به نورپردازی و صحنه‌های نمایش خاص نیازمندید؟ باید امکان‌پذیری چنین مواردی را کاملا بررسی کنید. در کنار این موارد پیش‌بینی هزینه‌های خود را فراموش نکنید.

اگر وسایل و مولفه­‌های فیزیکی از جمله: سن یا صحنه (stage)، تریبون، صفحه نمایش، پروژکتور و غیره برای شما نیاز است. بررسی کنید چه تعداد از این امکانات را محل انتخاب شده می­تواند برای همایش شما فراهم کند. در صورتی که مکان موردنظر چنین امکاناتی نداشت بررسی کنید و ببینید که آیا می‌توانید لوازم موردنظر را به محل موردنظر جابه‌جا کنید؟

تمامی امکاناتی که برای یک همایش فراهم می‌­کنید اعم از چیزاهایی که به طور سفارشی برای رویداد مورد نظر سفارشی می‎‌­دهید و یا کرایه می‌­کنید باید از لحاظ فیزیکی برای سالن همایش شما مناسب باشد. این بدین معنا نیست که تنها از لحاظ حجم و ابعاد مناسب باشد بلکه باید هنگام جابه­‌جایی تجهیزات  در این مکان و استفاده از در و آسانسور دچار مشکل نشویم. شاید مضحک به نظر بیاید اما بسیاری از افراد در نظر گرفتن چنین مواردی را فراموش می‌کنند و روز برگزاری با مشکلات بزرگی مواجه می‌شوند.

در ویدیوی زیر نحوه‌ی آماده‌سازی مکان رویداد گالا را نشان می‌دهد. این مکان با جاسازی صفحه‌ی نمایش ۳۶۰ درجه‌ی استوانه‌ای تجربه‌ای متفاوت را برای شرکت‌کنندگان خلق کرد.

در نهایت این‌که سعی کنید هزینه‌ی موارد مختلف را در قرارداد ذکر کنید، به عنوان مثال شما باید از صاحب مکان در مورد هزینه‌ی پارکینگ سوال کنید، آیا پارکینگ به صورت رایگان در اختیار شما قرار خواهد گرفت یا نه؟ همان‌طور که در قسمت امکانات فنی توضیح دادیم، آیا تجهیزات صوتی آن مکان مناسب رویداد شما است؟ آیا شما مسئول هزینه‌های مرتبط با مجوز برای رویداد، بیمه و غیره هستید یا نه؟

مطالب مرتبط

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Exam: C_TSCM52_66 | 640-875 , 70-697 , 1Z0-060 , 98-365 , NSE7 , 2V0-621D , EX300 , 70-270 , PK0-003 , MB6-702 , 210-451 , 70-532 , C_TSCM52_66 , EX300 | 350-029 , MB2-707 , 350-060   , 300-085 , 70-466 | EX300 | 70-178 , 300-209 , 300-115 , M70-101 , 1K0-001 , C_HANATEC_10 , 70-414 | 70-177 , 642-999 , 350-060 , EX300 , 9A0-385 , 9A0-385 , ICBB , 640-692 , 000-104 , 70-980 , SY0-401 , 300-320 , 1z0-429 | 300-101 | 70-532 , 300-208 , 1Z0-062 , 200-125   , JN0-633   , 1K0-001 , 1V0-603 , 70-413 , 101 , HP0-S41 , 200-105 , OG0-091 , OG0-091 , 70-413 , 70-417 , MB7-701 | 400-051 , 070-461 , 350-030 , 700-037 , 70-697 , 810-403 , MB6-702 , 70-178 , 070-331   , 210-451 , LX0-103 , 000-017 , MB2-703 | 70-483 , JN0-360 , 200-105 , 9A0-385 , 640-916 , 640-864 | PK0-003   , 642-732 , 70-486 , 300-209 , 000-106 , 1Z0-803 , 500-801 | 70-461 | 70-697 , 400-201 , 350-001 , 1Z0-808 , 070-487 , MB2-704 , CGEIT , 600-460 , 200-101 | JN0-343 , 1Z0-062   , 300-320 , 700-260 , 500-260 , 400-101 , 1z0-808 , C_TFIN52_66 , NS0-157 , 70-346 , 98-349 | 3002 , 300-080 , 700-260 , 1Z0-808 , 70-332 , 250-272 | 1V0-601 , 700-801 | 98-349 | 1Z0-062 , 117-202 , OG0-093 , API-580 , 712-50 , MB2-708 , MB6-703 , 642-874 | 70-413 , 600-199 , 220-801 | 640-692 , 70-332 , 640-911 , CISM , 100-101 | 210-060 , 70-178 , 1Z0-060 , 1Z0-062 , CCD-410 | 300-115 , MB6-703 , 210-065 , 642-999 , 3002 , CBAP , 1Z0-808 , 600-460 , human hair wigs: Lace Front Wigs   , Semi-full Lace Wigs   , Full Lace Wigs   , Human Hair Wigs   , Human Hair Full Lace Wigs   , human hair wigs   , human hair wigs   , human hair wigs   , lace front wigs   , lace wigs   , human hair wigs   , hair wigs   , lace front wigs   , lace front wigs   , lace front wigs   , human hair wigs   , human-hair-wigs    | lacewigsbuy-human-hair-wigs    | divatress-wigs-human-hair    | platinumwigs-human-hair-wigs    | headcovers-wigs-human-hair-wigs    | besthairbuy-wigs    | sistawigs-human-hair-wigs    | bestwigoutlet-wigs-human-hair    | wig-type-human-hair-wigs    | human-hair-wig    | everafterguide-human-hair-wigs    | especiallyyours-wigs    | irresistible-wigs    | epiccosplay-wigs    | divatress-wigs    | lace-front-wigs    | hairsisters-lace-front-wigs    | samsbeauty-lace-front-wigs    | lace-front-wigs-human-hair    | aprillacewigs-lace-front-wigs    | omywigs    | human-hair-wigs    ; omywigs human hair wigs   , lace front wigs   ,